Im Zeitalter der Agilität werden veraltete ERP-Systeme aussortiert

Ende 2019 befragte Mercer Unternehmensleiter zu ihren Erwartungen für die kommenden drei Jahre. Fast drei Viertel (73 %) erwarteten in diesem Zusammenhang „erhebliche Disruptionen”.

Da lässt sich leicht vorstellen, wie sich die anderen 27 % im Jahr 2020 fühlten.

Die harte Realität im aktuellen Geschäftsumfeld – das sich schneller als je wandelt, aber nie wieder so langsam sein wird – verlangt von den Unternehmen Flexibilität und hohe Anpassungsfähigkeit sowie eine Zuversicht im Hinblick auf anstehende Herausforderungen. Angesichts der historischen Disruptionen, die zum Teil durch die globale Pandemie ausgelöst wurden, ist geschäftliche Agilität nicht mehr nur ein Merkmal der erfolgreichsten Unternehmen, auch wenn unumstritten ist, dass die Top-Performer agil sind. Geschäftliche Agilität ist inzwischen überlebensnotwendig. 

Die Herausforderung für viele CFOs und ihre Buchhaltungs- und FP&A-Teams besteht darin, dass die Technologien und Prozesse, die sie derzeit für die Planung einsetzen, ihre Bemühungen um mehr Agilität behindern können. Der Grund, weshalb ihre Daten nicht jederzeit verfügbar sind, liegt darin, dass sie sich in isolierten Systemen befinden, die nicht richtig miteinander vernetzt sind. Diese Situation lässt sich vor allem in Unternehmen beobachten, deren FP&A-Teams moderne Planungssysteme einsetzen, aber deren Buchhaltungsteams mit alten – und zuweilen auch mehreren – ERP-Systemen zu kämpfen haben, die den heutigen Anforderungen nicht mehr gewachsen sind.

Wenn der Prozess von der Datenerfassung bis zum Reporting nicht mehr funktioniert

Im Idealfall sollte der Prozess von der Datenerfassung bis zum Reporting der Grund sein, um schnellere und umfassendere Einblicke zu ermöglichen. Allzu oft sind diese Informationen jedoch auf isolierte und komplexe Umgebungen verteilt, die sich als so ineffizient erweisen, dass Entscheidungen entweder verzögert werden oder auf unvollständigen oder veralteten Informationen basieren.

Ein kürzlich durchgeführtes Webinar mit dem Titel „Workday Financial Management: Wenn alte ERPs nicht mehr ausreichen“ beleuchtete einige aufschlussreiche Statistiken darüber, wie Verantwortliche für das Finanzwesen in der Lage sind (oder eben nicht), Daten zu nutzen. Drei von vier (75 %) Finanzführungskräften nennen Datensilos im Unternehmen als größtes Hindernis für schnellere Arbeit, was wahrscheinlich auch die 80 % beeinflusst, die sich beschweren, dass die Entscheidungsfindung zu lange dauert. Und 72 % berichten über Schwierigkeiten, die Nachfrage nach vorausschauenden Daten zu befriedigen.

In vielen Fällen ist das Problem auf Ineffizienzen beim Prozess von der Datenerfassung zum Reporting zurückzuführen. Diese Ineffizienzen sind Überbleibsel der alten ERP-Systeme.  

Dazu gehören vor allem Prozesse, die auf einem festen Buchungsschlüssel für die Zusammenfassung von Daten basieren. Für Bilanzauszüge erweist sich dies zwar als praktisch, aber der eigentliche Prozess setzt voraus, dass Daten entfernt werden – eine kontraproduktive Praxis in der inzwischen daten- und erkenntnisgestützten Finanzwelt. 

Alte ERP-Systeme sind oft in mehrere Instanzen aufgeteilt. Zur Extraktion der benötigten Daten sind sie oft mit drei bis vier anderen Backend-Systemen verbunden. Die Gewinnung von Daten aus diesen Systemen für eine vorausschauende Analyse oder sogar für einen rechtzeitigen Abschluss ist in der Regel linear und reduktiv. Bei der Datenerfassung im Finanzwesen bewegen sich diese Daten daher abwechselnd in verschiedenen Systemen, was wiederum die Qualität der Daten beeinträchtigt. Auch nach dem Abschluss muss das Finanzwesen die Daten noch einmal neu strukturieren, um sie für das Management und das Board-Reporting aufzubereiten.

Die nachgelagerten Auswirkungen auf die Planung

Sogar Unternehmen, die eine moderne, cloudbasierte Planungslösung für Prognosen, Budgets und die Modellierung von What-If-Szenarien einsetzen, können das volle Potenzial und den ROI ihrer Planungsinvestitionen durch diese weitgehend manuellen und unflexiblen Altsysteme beeinträchtigt sehen. Das Fehlen von mehrdimensionalen Einblicken, d. h. in Kontext und Granularität der Daten, führt zu einem Mangel an Erkenntnissen.

Verzögerter Zugang zu Daten kann die Bemühungen zur Schaffung eines kontinuierlichen Planungsumfelds einschränken. Einige Umgebungen werden durch separate Konsolidierungen und Kontenabstimmungen behindert. Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen auch noch ein altes BI-Tool – noch mehr Silos, die Sie überwinden müssen, wenn Sie datengestützte Erkenntnisse nutzen möchten. 

Wie äußern sich diese Herausforderungen? Zum einen schränken aggregierte Daten die Dimensionalität von Istzahlen ein, was wiederum verhindert, dass Sie die zugrunde liegenden Transaktionen aufschlüsseln, die das „Warum“ hinter den Zahlen erklären könnten. 

Dies schränkt nicht nur die Erkenntnisse ein, sondern kann auch zu unterschiedlichem Verständnis und sogar zu unterschiedlichen Auslegungen der Wahrheit führen. In einer Zeit, in der es vor allem auf Agilität ankommt, können widersprüchliche Auffassungen darüber, was im Unternehmen passiert, die Gewinnung von Erkenntnissen verzögern.

Patrick Hoynes, Director of Accounting and Reporting bei Workday, erinnert sich an seine eigenen Herausforderungen im Finanzbereich bei einem früheren Arbeitgeber, der sich auf eine veraltete und unflexible ERP-Umgebung stützte. „Es war ein großartiges Unternehmen mit großartigen Mitarbeitern, aber wir hatten Schwierigkeiten, das ,Warum‘ wirklich schnell zu verstehen“, erinnert sich Hoynes. „Unsere Mitarbeiter berichteten aus 40 Ländern auf der ganzen Welt. Wenn man also herausfinden wollte, was in einem bestimmten Bereich vor sich ging, musste man manchmal jemanden anrufen, auch nachtsüber. Es war wirklich schwierig für uns, an schnelle Antworten zu kommen.“

Wenn sein Unternehmen, so Hoynes, damals über ein modernes, cloudbasiertes Finanzmanagementsystem verfügt hätte, hätte die Buchhaltungsgruppe sofort herausfinden können, was die Zahlen beeinflusst hatte. „Wir hätten diese Erkenntnisse auf wesentlich effizientere Weise erhalten können“, so Hoynes.  

Ein einziges, gemeinsames Datenmodell für alle

„Das Problem besteht darin, zur richtigen Zeit auf die richtigen Daten zuzugreifen“, sagt Hoynes und wiederholt damit eine beliebte, aber weitverbreitete Klage von Buchhaltungs- und FP&A-Teams. „Getrennte, nicht vernetzte Systeme werden dieser Aufgabe nicht gerecht.“ 

Was dann? Ein einziges, gemeinsames Datenmodell wäre schon ein Anfang. Nach Einschätzung von Accenture bemühen sich 99 % der CFOs um die Nutzung von Echtzeit-Daten, um Risiken zu reduzieren. Nur 16 % fühlen sich imstande, diese Daten in dem erforderlichen Umfang zu nutzen. Und 68 % glauben, dass ein Echtzeit-Modell für das Finanzwesen – eines, das KI, Machine Learning und verschiedene Echtzeit-Datensätze nutzt – notwendig ist, um bessere Geschäftsentscheidungen auf Basis von vorausschauender Planung und Prognosen zu treffen.

Der Weg dorthin ist nicht so schwierig, wie es vielleicht den Anschein hat. Moderne, cloudbasierte Finanzmanagement-Anwendungen wie Workday Financial Management bieten diese Single Source of Truth für alle Systeme, die ein Unternehmen nutzt. Diese einheitliche Basis ist so konzipiert, dass sie alles – Finanz- und Personaltransaktionen, Anwendungsdaten aus Dritt- und Altsystemen, Budgets und Pläne, Branchen-Benchmarks und vieles mehr – in einem einzigen System zusammenführt, das Zugriff auf Anwendungen in praktisch jeder Granularität bietet. 

Dies ist eine gute Nachricht für Buchhaltungsorganisationen, die ihre Abschlussprozesse rationalisieren möchten, für Finanzteams, die es auf genauere Abweichungsanalysen abgesehen haben, oder für FP&A-Teams, die Echtzeit-Einblicke in die Istzahlen wünschen, um wichtige Geschäftsfaktoren zu verstehen und präzisere Pläne zu erstellen. Wenn all diese Teams auf ein cloudnatives, jederzeit verfügbares System zugreifen, das durch eine einheitliche Datenbasis unterstützt wird, sind die dringend benötigten Erkenntnisse nur einen Klick entfernt.

Kein Unternehmen kann sich die Verzögerungen leisten, die durch die Arbeit mit Alt-ERP-Systemen und Datensilos entstehen. Sie können es sich nicht leisten, die Erkenntnisse zu verzögern, die sie für zeitnahe, sichere Geschäftsentscheidungen und genaue, vorausschauende Prognosen benötigen. Ebenso wenig können sie es sich leisten, ihr Unternehmen agil auszurichten, wenn sie gleichzeitig auf Systeme und Arbeitsabläufe angewiesen sind, die sie daran hindern.

Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar zum Thema „Workday Financial Management: Wenn alte ERPs nicht mehr ausreichen“ an, um mehr zu erfahren.