Warum moderne Planungssoftware in unsicheren Zeiten unerlässlich ist

Vieles deutet darauf hin, dass sich die Welt von der wirtschaftlichen Instabilität so schnell nicht erholen wird. Wie CFOs und Finanzplanungs- und Analyseteams (FP&A) während der Corona-Pandemie erfahren haben, ist geschäftliche Agilität unerlässlich, um sich in einem instabilen Geschäftsumfeld über Wasser zu halten. Doch für eine schnelle Planung und sofortige Entscheidungen dürfen sich Unternehmen nicht länger auf Spreadsheets, manuelle Prozesse und Alttechnologien verlassen. Stattdessen müssen sie aktiv auf ein neues Planungsmodell hinarbeiten, um nicht den Anschluss zu verlieren.

Moderne Planungssoftware bietet die Möglichkeit, Veränderungen zu antizipieren und je nach Bedarf gezielt und koordiniert darauf zu reagieren. Sie verschafft Unternehmen Wettbewerbsvorteile, auch in einem instabilen Umfeld und in Umbruchphasen. Die herkömmliche Planung kann da wiederum nicht mithalten. Die Entscheidungswege sind zu lang. Silos beeinträchtigen den Blick auf das große Ganze. Die wirklich guten Ideen bleiben ohne Wirkung.

Die Hauptursache dafür ist das Tempo. In den meisten Unternehmen kann die Planungsfunktion mit dem derzeitigen Tempo des Wandels kaum noch Schritt halten. Und sie hält die Finanzführungskräfte davon ab, ihr volles Potenzial als strategische Berater des Unternehmens wahrzunehmen. Eine wirkungsvolle (also moderne) Planung zählt mittlerweile zu den wichtigsten strategischen Erfolgsfaktoren: Das gesamte Unternehmen profitiert von der Fähigkeit, auf die immer schneller eintretenden Veränderungen flexibel reagieren zu können.

Planung in unsicheren Zeiten: So bereiten Sie sich vor

Kurz gesagt: Agilität ist heutzutage ein entscheidender Erfolgsfaktor, der den Unterschied zwischen jenen Unternehmen ausmachen dürfte, die den Wandel überstehen, und jenen, die daran zugrunde gehen. Für Unternehmen, in denen immer noch Altsysteme zum Einsatz kommen, wird es allerhöchste Zeit, in eine moderne Planungslösung zu investieren. Doch angesichts der aktuellen Wirtschaftslage haben sich viele entschieden, damit zu warten, bis sich die Marktbedingungen stabilisieren. Das ist riskant.

Moderne, cloudbasierte Planungssoftware schafft die Grundlage, um fundiertere Erkenntnisse zu gewinnen und schnell strategische Entscheidungen zu treffen. Auch sinkt durch ihre kurze Time-to-Value das Investitionsrisiko. Vor allem aber minimiert sie das Risiko, in unbeständigen Zeiten voreilige Beschlüsse zu fassen. 

Unternehmensplanung in unsicheren Zeiten

Ein weiterer Vorteil einer modernen Planungslösung ist, dass sich das FP&A-Team damit als zuverlässiger Berater des Führungsteams positionieren kann. Während der Corona-Krise nutzte beispielsweise das FP&A-Team eines führenden Anbieters im Gesundheitswesen die Vorteile seiner modernen Planungslösung, indem es mehrere Anwendungsszenarien für den CFO und den Finanzausschuss erstellte, um das Team effektiv dabei zu unterstützen, wettbewerbsfähige Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier Kernfunktionen einer modernen Planungslösung vor.

1. Szenarioplanung

Zu den wichtigsten Funktionen, die jedes FP&A-Team braucht, gehört ein flexibler Planungsprozess. Die Mitglieder müssen in der Lage sein, zeitnah präzise What-If-Szenarien zu modellieren, die Einblicke in wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren wie Liquiditäts- oder Bilanzzahlen geben, wenn sich die zugrunde liegenden Faktoren ändern.  

Die meisten Unternehmen müssen beispielsweise schnell ermitteln, wie sich diverse Geschäftsszenarien wie verschobene Einstellungsdaten, personelle Umstrukturierungen, Änderungen in der Vertriebspipeline, Umverteilung von Finanzmitteln usw. auf die Finanzen auswirken. Mit einer modernen, cloudbasierten Planungslösung lässt sich dies mit einer nahezu unbegrenzten Anzahl von Szenarien bewerkstelligen. Dies gewährleistet Transparenz, Schnelligkeit und Präzision auf kontinuierlicher Basis.

2. Rollierende Prognosen für kontinuierliche Planung

Prognosen, in der Regel auf halbjährlicher oder vierteljährlicher Basis, kommen in den meisten Unternehmen auf die eine oder andere Art zum Einsatz. Bei beständigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ist diese Kadenz in der Regel ausreichend. In unbeständigen Zeiten ist jedoch ein rollierender Prognoseprozess erforderlich, der mehr Kontinuität bietet, um die neuesten Finanz- und Betriebsdaten einzubeziehen.

Dies ist von entscheidender Bedeutung, um das ganze Jahr über wichtige Entscheidungen im Einklang mit den fluktuierenden Marktbedingungen treffen zu können und zu antizipieren, wie es sich auf geschäftliche Faktoren wie Liquidität, Personalkosten oder Ertrag auswirkt, wenn sich die Geschäftstreiber oder Ist-Werte ändern. Es muss möglich sein, Prognosen spontan anzupassen.

Eine moderne, cloudbasierte Planungslösung bietet diese Funktionen frei von den Problemen, an denen die meisten konventionellen Planungstools kranken, wenn es um die Neumodellierung vorhandener Prognosen geht. Eine Studie ergab, dass Unternehmen mit kontinuierlichen Planungsprozessen ihre Neuprognosen mit 1,5-mal höherer Wahrscheinlichkeit auf eine Woche verkürzen und viermal so effektiv auf Marktveränderungen reagieren wie ihre Mitbewerber.

3. Reporting und Analysen

FP&A-Teams gelingt es nur mit Mühe und Not, den Planungsverantwortlichen die Vielzahl benötigter Berichte und detaillierter Analysen im gebotenen Tempo bereitzustellen. In Zeiten wirtschaftlicher Instabilität wird ihnen diese Aufgabe aufgrund der steigenden Nachfrage nach aktuellen Finanzdaten zusätzlich erschwert.

Um wirklich effektiv zu sein, benötigen alle Planungsverantwortlichen interaktive Selfservice-Reportingfunktionen. Ebenso wichtig ist, dass alle Anwender den Detaillierungsgrad der Daten in Berichten oder Dashboards erhöhen können, denn Einzelheiten wie Produktvertriebsdaten, Headcount-Informationen, Bilanzzahlen oder Liquiditätskennzahlen können ihnen wichtige Erkenntnisse zu Best- und Worst-Case-Szenarien liefern. 

Hochgradig dynamische Markt- und Wirtschaftsbedingungen verlangen entschlossene Analyse- und Entscheidungsprozesse. Eine moderne, cloudbasierte Planungslösung schafft die Grundlage dafür und stärkt das Vertrauen in die Plandaten.

4. Anbindung an Backend-Systeme

Und schließlich muss eine moderne Planungslösung systemagnostisch sein und eine nahtlose Anbindung an ERP-Systeme, CRM-Tools und Data Warehouses sowie sonstige externe Quellsysteme ermöglichen, um im Einklang mit den dynamischen Marktbedingungen Zugriff auf aktuelle (finanzielle und nicht finanzielle) Daten zu bieten. 

Ausgesprochen nützlich ist eine moderne Cloud-Planungslösung, die darüber hinaus mit unbegrenzter Dimensionalität und massiven Datenmengen umgehen kann und den Komplexitäts- und Skalierbarkeitsanforderungen des Unternehmens gerecht wird. Die unternehmensweiten Planungs-, Abstimmungs- und Korrekturprozesse, die mit einer solchen Lösung möglich sind, kompensieren die Anschaffungskosten um ein Vielfaches.

Unternehmen mit Altsystemen haben das Nachsehen

Da sich die globalen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen auch in Zukunft in rasantem Tempo weiterentwickeln dürften, müssen sich Unternehmen mit einer volatilen Weltlage abfinden. Mit konventionellen Planungsprozessen und -technologien wird ihnen dies nicht gelingen. Unternehmen sollten die massiven geschäftlichen Risiken bedenken, die mit dem Verzicht auf eine moderne, cloudbasierte Planungslösung einhergehen.

Eine einheitliche, moderne Planungslösung ermöglicht zeitnahe Szenarioanalysen, kontinuierliche rollierende Prognosen, eine zuverlässige Modellierung sowie Reporting und Analysen in Echtzeit. Diese Funktionen bieten detailliertere, fundiertere Erkenntnisse sowie eine unternehmensweite Skalierung und Performance und legen damit den Grundstein für geschäftliche Agilität.