Pour être véritablement agiles, les entreprises ne peuvent plus se reposer sur les feuilles de calcul, les processus manuels et les technologies traditionnelles de planification et d'analyse financières (FP&A).
Les symptômes d'une nouvelle phase d'incertitude économique mondiale se font ressentir. S'il y a une leçon que les DAF et les équipes de planification et d'analyse financières (FP&A) ont retenue de la pandémie de COVID-19, c'est qu'il faut être agile pour survivre dans un environnement en constante évolution. Mais pour réfléchir et avancer rapidement, les entreprises doivent se défaire des feuilles de calcul, des processus manuels et des technologies traditionnelles. Elles doivent adopter un nouveau modèle de planification pour ne pas se laisser dépasser.
Avec un logiciel de planification moderne, il devient possible d'anticiper continuellement le changement et de mettre en œuvre rapidement une réponse coordonnée à l'échelle de l'entreprise. Ce logiciel aide les organisations à garder une longueur d'avance sur la concurrence, malgré l'instabilité et la disruption extrêmes. Or, avec la planification traditionnelle pratiquée dans la plupart des entreprises, ce n'est jamais possible. Les décisions prennent trop de temps. L'organisation en silos nuit à la visibilité. Les bonnes idées ne se transforment pas souvent en action.
La cause première est le rythme. Dans la plupart des entreprises, la fonction de planification ne peut tout simplement pas suivre le rythme des changements actuels. Les directeurs financiers ne peuvent alors pas réaliser leur plein potentiel en tant que conseillers stratégiques de l'entreprise. En revanche, la planification performante, la planification moderne, a évolué pour devenir un levier de réussite stratégique, donnant à l'ensemble de l'entreprise les moyens d'anticiper et de réagir à un rythme de changement plus rapide et plus dynamique.
Pour résumer, l'agilité est désormais un facteur déterminant de la réussite. Elle marque la différence entre les entreprises qui survivent et celles qui mettent la clé sous la porte. Les entreprises qui continuent d'utiliser leurs outils traditionnels doivent sérieusement envisager d'investir dans une solution de planification moderne, et ce, dès que possible. L'environnement économique actuel, cependant, a convaincu de nombreuses entreprises de reporter leurs investissements jusqu'à ce que la situation économique et commerciale se stabilise. C'est un pari risqué.
Un logiciel de planification Cloud moderne offre les fonctionnalités requises pour augmenter et générer des insights, faciliter une prise de décision stratégique rapide, et optimiser le délai de rentabilité afin de minimiser le risque lié à l'investissement. Surtout, il réduit le risque de prendre des décisions à la va-vite en ces temps d'instabilité.
Une solution de planification Cloud moderne présente en outre l'avantage de doter la fonction FP&A d'un rôle de conseiller de confiance auprès de l'équipe dirigeante. Par exemple, pendant la crise du COVID-19, l'équipe FP&A d'un système de santé de pointe s'est appuyée sur sa solution de planification moderne pour générer plusieurs scénarios de cas d'usage pour le DAF et le comité Finance afin d'aider l'équipe à prendre des décisions et rester compétitive.
Voici les quatre fonctionnalités essentielles d'un système de planification moderne.
1. Planification de scénarios
Toute équipe FP&A nécessite impérativement un processus de planification agile. Il s'agit d'être en mesure de générer rapidement des scénarios de simulation qui offrent une visibilité sur des métriques essentielles et autres indicateurs de performance clés tels que les ratios de trésorerie ou de bilan après l'ajustement de différents leviers métier.
Par exemple, la plupart des entreprises doivent savoir rapidement quel sera l'impact financier de différents scénarios, notamment des retards de recrutement, des remaniements d'effectifs, des modifications du pipeline des ventes, des variations de financement, et bien plus encore. Avec une solution de planification Cloud moderne, c'est possible grâce à des versions de scénarios quasi illimitées pour des insights plus approfondis, ainsi qu'une vitesse et une précision accrues en continu.
Pendant la pandémie, les clients de Workday Adaptive Planning ont pu traiter jusqu'à 30 fois plus de prévisions et de scénarios, et 15 fois plus de modélisations et de réajustements qu'avant le COVID-19.
2. Le rolling forecast pour la planification continue
La plupart des entreprises effectuent des prévisions au cours de l'année, généralement tous les semestres ou trimestres. Il s'agit d'une fréquence généralement adaptée dans un contexte économique stable. Or, en période d'instabilité, un processus de rolling forecast en continu est nécessaire pour intégrer les dernières données financières et opérationnelles.
Ce processus est essentiel pour guider la prise de décision clé tout au long de l'année, au fil des fluctuations des conditions du marché, ainsi que pour visualiser l'impact de facteurs tels l'état de la trésorerie, les coûts RH ou les revenus après l'ajustement de leviers métier ou la mise à jour des données. La génération à la demande de nouvelles versions des prévisions est un impératif.
Une solution de planification Cloud moderne peut offrir ces fonctionnalités sans avoir à modéliser de nouvelles versions des prévisions, comme c'est le cas de la plupart des outils de planification précédents. D'après une étude, les entreprises ayant mis en place des processus de planification continue sont 1,5 fois plus susceptibles de reformuler leurs prévisions en une semaine et quatre fois plus susceptibles de mieux s'adapter aux changements du marché.
3. Reporting et Analyses
Il peut être très compliqué pour les équipes FP&A de fournir le nombre de rapports et les analyses détaillées attendus par les équipes de planification. L'instabilité économique ajoute une couche de complexité en renforçant le besoin d'informations financières à jour.
Pour être véritablement efficaces, tous les acteurs impliqués dans la planification ont besoin de fonctionnalités de reporting interactives et en self-service. Par ailleurs, tous les utilisateurs doivent pouvoir consulter les données détaillées d'un rapport ou d'un tableau de bord, par exemple les ventes de produits, les données d'effectifs, les ratios de bilan ou les indicateurs de trésorerie, source potentielle d'informations vitales dans le cadre des scénarios du meilleur ou du pire des cas.
Un contexte économique et un marché changeants exigent des analyses et une prise de décision déterminantes. Une solution de planification Cloud moderne offre toutes ces fonctionnalités, pour une plus grande confiance dans les données du plan.
4. Intégration avec les systèmes back-end
Enfin, une plateforme de planification moderne doit être universelle et s'intégrer parfaitement à tout système de planification des ressources d'entreprise (ERP), de gestion de la relation client (CRM), de data warehouse ou autre système source tiers. Il devient alors possible d'accéder aux données les plus récentes (financières ou autres), dans un contexte commercial en constante évolution.
De plus, une solution de planification Cloud moderne, capable de gérer une dimensionnalité illimitée et de très grands volumes de données, ainsi que de satisfaire aux exigences de complexité et d'évolutivité de l'entreprise, sera un atout inestimable et offrira d'énormes avantages aux équipes pour planifier, aligner et changer de cap à l'échelle de l'entreprise et en toute confiance.
Le contexte économique mondial évolue rapidement et les entreprises doivent apprendre à s'adapter dans un monde qui change. Les processus et technologies de planifications dépassés ne pourront donc pas vous permettre de maintenir le cap. Les entreprises doivent analyser le risque de ne pas investir dans une solution de planification Cloud moderne.
Une solution de planification unifiée et moderne offre l'analyse rapide de scénarios, le rolling forecast en continu, une modélisation fiable, le reporting en temps réel et l'analytics. Ces fonctionnalités permettent d'obtenir des insights plus détaillés et de meilleure qualité, ainsi que d'évoluer et d'opérer à l'échelle de l'entreprise, bases de l'agilité.
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