Die Grundlagen verstehen: Was ist eine Finanzmanagement-lösung?

Dieser Blog-Beitrag ist Teil einer Reihe, in der die Technologien erläutert werden, mit deren Hilfe Unternehmen ihr Personal und ihr Kapital managen können.

Unsere Welt im Wandel erfordert neue – d. h. intelligentere, schnellere und agilere – Arbeitsmethoden. Das gilt vor allem für das Finanzwesen. Derzeit durchlaufen Finanzorganisationen eine Transformation und schaffen eine Basis für fundiertere geschäftliche Entscheidungen. Katalysatoren für diese Entwicklung sind umfassende Datasets und große Leistungsfortschritte in den Bereichen künstliche Intelligenz, Machine Learning und Analytics. 

Dieser Blog-Beitrag bietet einen kurzen Überblick über die sich verändernden Anforderungen an die Finanzfunktion. Hier erfahren Sie, was Sie über Finanzmanagementlösungen wissen sollten und wie sich Unternehmen mithilfe der richtigen Lösung an eine Welt im Wandel anpassen und neue Geschäftschancen ermitteln können.

Warum ist eine moderne Finanzmanagement-lösung wichtig für eine Organisation?

Das Finanzwesen bildet die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens. Immer öfter sollen Finanzteams die Führung übernehmen, wenn es darum geht, bessere geschäftliche Entscheidungen mittels Datenanalysen zu treffen. Diese Analysen liefern allen Stakeholdern im Unternehmen (vom Marketing bis zu den Vertriebs- und Operations-Abteilungen) Erkenntnisse, die strategische und kontextbezogene Informationen enthalten, mit denen die finanziellen Folgen einer Entscheidung besser abgeschätzt werden können.

Damit das gelingt, müssen Workday zufolge zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Aktuelle Finanz- und Mitarbeiterdaten müssen problemlos abrufbar sein und verschiedene Datenquellen müssen zentral zusammenlaufen, um Berichte und Analysen in zahlreichen Dimensionen zu ermöglichen. Nichtfinanzielle Daten – insbesondere Informationen aus den operativen Systemen des Unternehmens – binden die Zahlen in einen weitergefassten Kontext ein und liefern umfassendere Einblicke in die zugrunde liegenden Leistungstreiber. Mit diesen Funktionen kann ein Unternehmen effektiver planen und Entscheidungen treffen.

Welche Auswirkungen hat Technologie auf die Finanzsysteme oder -prozesse?

Was macht eine gute Finanzlösung aus? Es beginnt mit einem Aspekt, der unsichtbar ist – mit der Technologie, auf der alle Transaktionen, Berichte und Analysen basieren. Alle diese Funktionen sollten zentral auf einer Plattform zusammenlaufen, damit Ihr Finanzteam datengestützte Planungen, Transaktionen, Analysen und Berichte durchführen kann, ohne das System verlassen zu müssen. Eine cloudbasierte Finanzmanagementlösung erfüllt alle diese Kriterien. 

Bedenken Sie Folgendes: Mit automatisierten, integrierten Geschäftsprozessen können Sie in kürzester Zeit neue Abläufe entwickeln oder vorhandene modifizieren, um sich rasch an neue Branchenanforderungen oder Vorschriften anzupassen. Daten, Transaktionen, Verarbeitungsschritte und Anwendungen müssen durch effektive Schutzmaßnahmen abgesichert sein. So können Zugriffe und Änderungen einfach überwacht werden. 

Da sich alle Transaktionen und Analysen in einer In-Memory-Lösung befinden, können Transaktionsverarbeitung, Konsolidierung und Finanzberichte in Echtzeit und in einem System stattfinden. Transaktionen mit Auswirkungen auf die Buchhaltung stehen unmittelbar für Berichte und Analysen im selben System zur Verfügung. Die Finanzabteilung kann bei Bedarf täglich konsolidierte Berichte für verschiedene Rechtsformen und Währungen erstellen. So können Finanzabschlüsse in wesentlich kürzerer Zeit fertiggestellt werden.  City Year gelang es mithilfe einer einheitlichen Lösung beispielsweise, den Zeitaufwand zur Erstellung von Monats- und Quartalsabschlüssen um 40 Prozent zu verringern. AAA Northern California, Nevada & Utah verkürzte den Prozess zur Erstellung von Quartalsabschlüssen von zehn auf fünf Tage.

Kurz gesagt: Eine Finanzmanagementlösung, die der sich stets wandelnden Welt von heute gerecht werden will, sollte Folgendes leisten:

• Sie sollte umfassende und präzise Echtzeit-Einblicke in Ihr Unternehmen bereitstellen.

• Sie sollte den Führungskräften Ihres Unternehmens relevante, kontextgebundene Erkenntnisse liefern.

• Sie sollte Sie in die Lage versetzen, Änderungen für Organisationen, Prozesse und Reporting ohne Unterbrechung der Geschäftsabläufe umzusetzen.

Mit welchen konkreten Herausforderungen sind Finanzteams heutzutage konfrontiert?

Das Finanzwesen sollte Einblicke bieten, die über die Zahlen aus dem Hauptbuch hinausgehen, auf deren Bereitstellung die Altsysteme ausgelegt waren. Angesichts eines größeren Kreises von Stakeholdern und eines dynamischen Geschäftsumfelds wird heute von der Finanzabteilung erwartet, dass sie den Verantwortlichen im Unternehmen entscheidungsrelevante Erkenntnisse vorlegen kann.

Viele Finanzteams sind dieser Aufgabe nicht gewachsen. Der Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt noch immer auf der Transaktionsverarbeitung. Da sie den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, Daten zusammenzutragen, bleibt kaum Zeit für die Analyse, die nötig wäre, um sich als der strategische Partner zu positionieren, den das Unternehmen eigentlich bräuchte. Mit fragmentierten und veralteten Finanzsystemen ist es schwer, wenn nicht unmöglich, zum richtigen Zeitpunkt die benötigten Daten abzurufen. Oft lagern wertvolle Informationen oder sogar Tabellen unerreichbar in Altsystemen und unterschiedlichen Datensilos der Organisation. Diese Daten sind nicht nur unzugänglich, sondern können auch nicht mit externen Datenquellen kombiniert werden, um die Datenmodelle und Prognosen zu entwickeln, die zur Bestimmung der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens nötig wären.

Vor dem Hintergrund einer rasant fortschreitenden technologischen Entwicklung, den Auswirkungen digitaler disruptiver Prozesse, zunehmender Beobachtung durch die Regulierungsbehörden, Datenschutz- und Cybersicherheitsbedenken, ungewisser wirtschaftlicher Rahmenbedingungen und eines volatilen Finanzmarkts steigt das Risiko für Finanzführungskräfte weltweit. Finanzteams müssen in der Lage sein, mittels Echtzeit-Daten aus der gesamten Organisation schneller zu handeln, um die Risiken in einer Welt im Wandel besser zu managen.

Wie funktionieren traditionelle Finanzmanagement-systeme?

Die Altsysteme waren darauf ausgelegt, die Buchhaltung zu automatisieren, zu vereinfachen und die Erstellung von Finanzberichten zu unterstützen. Dieser Prozess ist traditionell starr und linear. Das fängt mit der Erfassung von Nebenbuchtransaktionen an und endet mit der Verbuchung im Hauptbuch. Im Zuge einer langwierigen Transaktionsverbuchung fallen Nebenbuch-Details unter den Tisch. Das Resultat sind zusammenfassende Journaleingaben zur Aktualisierung der Hauptbuch-Salden. In einem solchen System können Finanzberichte nur für die Buchhaltungssegmente erstellt werden, die schon bei der Erstimplementierung konfiguriert wurden.

Um einschlägigere Einblicke und Berichte für das Management bereitzustellen, werden zusätzlich zu diesen Systemen Data-Marts oder -Warehouses, Business-Intelligence-Lösungen und Reportingtools benötigt. Dieser Ansatz, bei dem ergänzende Software nachträglich aufgesetzt wird, erfordert die Entwicklung und Wartung kostspieliger Integrationen. Häufig müssen Daten erst aufwendig abgeglichen werden, was das Unternehmen einem vermeidbaren Fehlerrisiko aussetzt. Auch entstehen durch diesen Ansatz starre Silos mit fragmentierten Daten. 

Separate Systeme für Buchhaltung, Konsolidierung, Datenabgleich, Beschaffung, Umsatz, Compliance und andere Funktionen machen das Finanzmanagement noch komplexer. Insellösungen erschweren es, Erkenntnisse für das Unternehmen in Echtzeit bereitzustellen und mit Wachstum und Veränderungen Schritt zu halten. Diese Systeme müssen angepasst oder modifiziert werden, um die Anforderungen eines wachsenden, dynamischen Unternehmens zu erfüllen, was langsam, kostspielig und in einigen Fällen schlicht nicht realisierbar ist.

Was machen
cloudbasierte Finanzmanagement-lösungen anders?

Workday Financial Management ist eine cloudbasierte Lösung, die dafür konzipiert wurde, umfassende geschäftliche Einblicke in Ihr Unternehmen zu liefern. Starre Prozesse, bei denen wichtige Transaktionsdetails im Zuge der Erstellung von Finanzberichten unter den Tisch fallen, gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen bleiben alle detaillierten Geschäftsinformationen einer Transaktion von Anfang an erhalten und werden sofort in allen Finanz-, Management- und operativen Berichten wiedergegeben. Mit einer einheitlichen cloudbasierten Lösung, in der alle Transaktionen erfasst werden und grundlegende Kernprozesse unterstützt werden, erhält Ihr Finanzteam in Echtzeit Zugriff auf alle genehmigten Unternehmensdaten. Das Prinzip „Power of One“ – eine Datenquelle, ein Sicherheitsmodell und eine Benutzeroberfläche – bietet den Unternehmen die Möglichkeit, Planung, Umsetzung und Analyse in einer Lösung zu vereinen.

Auf diese Weise integrierte z. B. Life Time Fitness, ein Fitnesscenter in Minnesota, sein Finanzwesen mit einer HR-Software, sodass Transaktionen und Genehmigungen im Bereich Finanzen und Entgelt systematisch gehandhabt werden konnten. Mit einer cloudbasierten Lösung gelang es dem Unternehmen, kontinuierlich alle regulatorischen Vorschriften zu erfüllen und Abschlusszyklen zu verkürzen, sodass nun mehr Zeit für die Analyse von Daten und Geschäftsergebnissen bleibt.

Bill Gosling Outsourcing, ein kanadisches Unternehmen, führte ebenfalls eine cloudbasierte Finanzlösung ein. Dadurch konnten die Dauer bis zur Erstellung von Finanzabschlüssen um 30 Prozent verkürzt und der Aufwand zur Vorbereitung maßgeblich verringert werden. Im alten ERP-System des Unternehmens mussten die Finanzabschlüsse bis zur finalen Fassung drei oder vier Iterationen durchlaufen. Mit der cloudbasierten Lösung sind nur noch zwei Iterationen erforderlich.

Warum sind Echtzeit-Daten beim Finanzmanagement so wichtig?

Täglich gehen riesige Datenmengen im Unternehmen ein und aus. Wenn es gelingt, diese Daten zu nutzen und effektiv zu analysieren, können interne Entscheidungszyklen vereinfacht und verkürzt werden. Anhand von Analysen lässt sich beispielsweise in Echtzeit ermitteln, welche Kunden den größten Gewinn einbringen – eine Erkenntnis, für die normalerweise eine separate Analyselösung außerhalb des Finanzmanagementsystems nötig wäre. In kundenorientierten Bereichen wie dem Marketing werden Daten eingesetzt, um das Kundenerlebnis digital zu transformieren und Services bereitzustellen, die stärker auf den Einzelnen zugeschnitten sind. Führende Unternehmen erschließen neue Umsatzquellen, indem sie zusätzlich zu Produkten datengestützte Dienstleistungen anbieten. Ausgereifte Datenanalysen ermöglichen komplexere und präzisere Umsatzprognosen. Die Kombination von Finanzdaten mit Informationen aus anderen Bereichen (z. B. Verbraucherdaten und Daten aus anderen operativen Systemen) führt zu neuen Erkenntnissen. 

Da detaillierte Daten einer beliebigen Geschäftsdimension in Echtzeit abrufbar sind, werden Leistungstreiber unmittelbar sichtbar. Kennzahlen wie Ausgaben nach Lieferant, Kampagne oder Mitarbeiter sowie Gewinn und Verlust nach Kunde und Produkt können ermittelt werden, ohne dass dazu separate Data Warehouses oder zusätzliche Reporting-Tools nötig sind. Auch können diese einschlägigen geschäftlichen Finanzkennzahlen auf Scorecards und Dashboards bereitgestellt werden, die auch per Mobilgerät abrufbar sind. Führungskräfte erhalten einen Snapshot der Geschäftsentwicklung in Echtzeit, sodass sie die wichtigsten Kennzahlen stets im Blick haben. Stellen Sie sich Dashboards mit aktuellen Leistungsindikatoren vor, die zeigen, wo Unstimmigkeiten bei den Zahlen vorliegen, wo Geldmittel umverteilt werden müssen oder wo Wachstumschancen liegen. Echtzeit-Daten beugen bösen Überraschungen am Periodenende vor und erleichtern den Umgang mit wechselnden Marktbedingungen. 

Dank einer cloudbasierten Finanzmanagementlösung gelang es Redstone Credit Union, 133 Prozent mehr Zeit mit Analysen statt mit Datenerhebungen zu verbringen. Dadurch konnte das Kreditinstitut folgende Ziele realisieren:

• Es verlagerte den Schwerpunkt von manuellen und administrativen Aufgaben zu strategischen Buchhaltungsaktivitäten.
• Wirtschaftsprüfungen wurden vereinfacht.
• Das Finanzwesen kann jetzt das Business besser unterstützen.

Inwiefern wird die Finanzfunktion im Unternehmen derzeit neu definiert?

In der vernetzten Welt von heute werden hohe Ansprüche an die Führungskräfte im Finanzbereich gestellt. Neuigkeiten und Marktgerüchte gehen in kürzester Zeit um die Welt. CEOs verlangen detaillierte, zukunftsorientierte Erkenntnisse von ihren Finanzmanagern, damit sie neue Chancen erkennen, Risiken managen und wirtschaftlichen Schwankungen die Stirn bieten können. Aktueller und zukünftiger Firmenwert sind untrennbar miteinander verknüpft und beide hängen von der Qualität dieser Erkenntnisse ab. 

Leider können viele Finanzfunktionen oftmals noch immer nicht die nötigen Erkenntnisse liefern. Bisherige Versuche, die Finanzfunktion zu transformieren, gingen nicht weit genug. Die Einführung der Technologie bleibt hinter anderen Geschäftsfunktionen zurück. Der Finanzbereich muss hier aufholen und Technologie als Chance begreifen, um eine strategischere Rolle im Unternehmen einzunehmen. 

Was sollte man bei der Bewertung cloudbasierter Finanzmanagement-lösungen beachten?

Eine gute Finanzmanagementlösung sollte sich nicht auf die reine Verwaltung von Finanzkontrollen und -transaktionen beschränken, sondern Ihnen echte Erkenntnisse liefern, die Ihr Unternehmen transformieren können. Workday hat das Finanzmanagement revolutioniert und eine cloudbasierte Lösung für alle Finanzprozesse bereitgestellt. Diese Lösung bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Erkenntnisgestützte Unternehmensführung: Die cloudnative Lösung mit In-Memory-Objektdatenmodell erfasst Transaktionen in Echtzeit, unterstützt grundlegende Kernprozesse und ermöglicht den Finanzabteilungen schnellere Entscheidungen.
• Sichere Konsolidierung und Abschlüsse: Die cloudbasierte Architektur von Workday eliminiert komplexe und aufwendige lineare Prozesse und sorgt stattdessen für eine schnellere, agilere und präzisere Vorgehensweise. Konsolidierte Einblicke ins Unternehmen sind nicht erst am Monats-, Quartals- oder Jahresende, sondern zu jedem beliebigen Zeitpunkt abrufbar.
• Zukunftsorientierte Planung und Vorbereitung: Workday kombiniert Finanz- und Personaltransaktionen mit Reporting- und Planungsfunktionen, sodass Daten nicht mehr hin- und hergeschoben und abgestimmt werden müssen. So wird ein effizienter und leicht reproduzierbarer Prozess auf der Basis von Ist-Daten geschaffen.
• Proaktives und effektives Risikomanagement: Workday bietet mehr als einfaches Transaktionsmonitoring. Denn sämtliche Änderungen werden lückenlos dokumentiert. Die Unternehmen können Genehmigungslimits verwalten, beaufsichtigen und konfigurieren, Grenzwerte festlegen und Aufgabenbereiche trennen. Auf diese Weise hilft Workday seinen Kunden, Betrugsversuche und Risiken zu reduzieren.
• Skalierbare Lösung: Der Wandel ist ein ständiger Prozess. Daher sind Änderungen und Neukonfigurationen in Workday jederzeit möglich. Außerdem werden einmal konfigurierte Änderungen umgehend auf alle beteiligten Organisationen, Transaktionen und Berichte in den Bereichen Finanzen, Personal und Planung angewandt.

Wie sehen die Perspektiven für das cloudbasierte Finanzmanagement aus?

Das Marktforschungsunternehmen Gartner¹ liefert folgenden Ausblick: „Bis zum Jahr 2024 werden im Bereich Finanzanwendungen 60 Prozent aller neuen Projekte beim Mittelstand und 30 Prozent in großen und globalen Unternehmen für die Public Cloud entwickelt werden.“ 

Weiter heißt es in der Gartner-Studie: „Bis 2024 werden durch digitale Technologien neue Funktionen und Effizienzvorteile entstehen und erstklassige Planungs-, Analyse- und Abschlussfunktionen in den standardmäßigen Leistungsumfang der Finanzmanagementsuite integriert werden.“ Folgende Aspekte werden dort als wesentliche Vorteile einer cloudbasierten Finanzmanagementlösung genannt:

• „Zeitnahe Bereitstellung neuer Releases (Kunden müssen in der Regel eine Version nutzen, die höchstens um zwei Releases von der aktuellen abweicht.)
• Eine Oberfläche, die sich stärker an den Anwendergewohnheiten orientiert, mit einfachen Weiterbildungs- und Onboarding-Funktionen.
• Digitale Funktionen, einschließlich künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML) und robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), wobei die meisten dieser Funktionen nicht nachträglich in lokalen Altsystemen implementiert werden können.
• Agilere Abläufe dank einer schnelleren Einführung neuer Funktionen wie Fakturierung auf Abonnementbasis, Ertragsrealisierung und Finanzbuchhaltung.
• Anwendungen werden vorrangig vom Endbenutzer (in der Finanzabteilung) verwaltet; die Abhängigkeit von IT-Mitarbeitern wird reduziert.“

Erfolg durch Transformation

Um Risiken in Chancen zu verwandeln, müssen Unternehmen agil sein und Zugriff auf aktionsfähige Daten und Einblicke haben, die ihnen schnelle, präzise Entscheidungen ermöglichen. Sie müssen Audit- und Compliance-Prozesse vereinfachen, Konsolidierungen und Abschlüsse schneller abwickeln und sich mithilfe von Modellen auf die Zukunft vorbereiten. Eine Finanzmanagementlösung mit der richtigen technologischen Basis bietet alle diese Funktionen und noch mehr. Eine erstklassige Finanzmanagementlösung erleichtert den Umgang mit Änderungen, bietet Resilienz in ungewissen Zeiten und ermöglicht ein proaktives, strategisches Reagieren auf neue Anforderungen.

1 Gartner, „Gartner Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises“, John Van Decker, Robert Anderson, Greg Leiter; 13. Mai 2019.

Gartner unterstützt weder die in seinen Marktforschungspublikationen dargestellten Anbieter, Produkte oder Dienstleistungen, noch empfiehlt es Technologieanwendern, ausschließlich Anbieter mit den höchsten Bewertungen oder anderweitigen Einstufungen zu wählen. Die Marktforschungspublikationen geben die Meinungen des Marktforschungsunternehmens Gartner wieder und sollten nicht als Darstellung von Tatsachen verstanden werden. Gartner übernimmt keinerlei ausdrückliche oder stillschweigende Haftung in Bezug auf diese Marktforschungsergebnisse, einschließlich Marktgängigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck.