Warum CFOs von Ihrem Cloud-Anbieter mehr als nur Geschwindigkeit erwarten sollten

Die Stakeholder-Kapitalismus-Bewegung hat im Jahr 2021 Fahrt aufgenommen. Investoren, Mitarbeiter und Communitys verlangen von Unternehmen Transparenz darüber, wie sie ihre Geschäfte führen. Sie verlangen eine Antwort auf die Frage, warum Unternehmen ihr Geschäft betreiben und was ihr Zweck ist. Dazu gehört auch die Frage nach dem Engagement des Unternehmens für die Umwelt, Gesellschaft und gute Corporate Governance und wie sich dieses Engagement auf die geschäftlichen Abläufe und Werte auswirkt. 

Weil Transparenz eine so wichtige Forderung ist, sind die CFOs und ihre Teams darauf bedacht, ihre Abschlüsse und Berichte möglichst schnell zu erstellen und die Finanzdaten den Investoren und anderen Stakeholdern rechtzeitig vorzulegen. 

Doch Geschwindigkeit ist nicht alles. Ebenso wichtig ist die Qualität der Informationen, die Investoren und anderen Stakeholdern gemeldet werden. Diese wünschen sich immerhin eine Auskunft über das Wachstumspotenzial, Kundenstimmung und -dynamik, den Corporate Purpose und die Unternehmenswerte sowie die Resilienz in einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld. 

Zwei Fragen sollten sich Finanzführungskräfte unserer Ansicht nach stellen: „Welche zusätzlichen Erwartungen sollte eine Finanzabteilung an einen Cloud-Anbieter stellen?“ und „Was genau macht höchste Qualität aus?“

In diesem Gespräch erklärt Terrance Wampler, General Manager, Workday Financial Management, was CFOs von ihrem Cloud-Anbieter erwarten sollten und warum Geschwindigkeit beim Abschluss allein nicht alles ist.

Worauf sollte sich der Finanzbereich bei Aufgaben wie Geschäftsabschluss und Berichtslegung konzentrieren?

Lassen wir die Geschwindigkeit für den Moment beiseite und wenden wir uns stattdessen der Informationstiefe zu. Mehrere Faktoren bestimmen, wann ein Unternehmen seine Ergebnisse vorlegt und bekannt gibt. Geschwindigkeit ist einer davon, aber der Inhalt des Berichts und die erzielten Ergebnisse sind ein besserer Gradmesser für die Qualität des Abschlusses und die allgemeine strategische Ausrichtung.

In den jüngsten Konferenzen zu den Geschäftszahlen von Workday werden Sie sehen, dass das Workday-Führungsteam sich darum bemüht, das starke Wachstum der Pipeline und der Buchungen, die Dynamik der Branche und des Marktes, neu akquirierte Kunden, wichtige Produktinvestitionen wie Workday Adaptive Planning und unsere Angebote für Analysen, Ausgabenmanagement und Mitarbeiterengagement hervorzuheben und unsere Fähigkeit aufzuzeigen, Kunden zu gewinnen und zufriedenzustellen. Die Erörterung der finanziellen Performance, Informationen und Analysen erfolgt in der Regel erst am Ende der Konferenz, nicht im Hauptteil.

Damit weichen wir ab von der traditionellen Vorgehensweise mancher Unternehmen, die im Wesentlichen die finanzielle Performance zusammenfassen und speziell auf die Kunden hinweisen, die sie von der Konkurrenz abgeworben haben. Das ist rückwärtsgewandt und sagt nichts aus über die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Unser Ansatz hingegen blickt nach vorn und betont die Bereitstellung innovativer und transformativer kundenorientierter Lösungen. Die Finanzabteilung sollte die übrige Zeit vor der Berichtslegung darauf verwenden, ihre Anmerkungen vorzubereiten und ihre strategische Vision und die Kundendynamik überzeugend zu beschreiben. Dazu braucht man Daten aus einem Finanzmanagementsystem, mit dem man in die Zukunft schauen kann.

Im Zusammenhang mit Technologie haben Sie einmal erwähnt, dass Abschlüsse in weniger als einem Tag fertiggestellt werden können. Ist das ein erstrebenswertes Ziel für CFOs?

Eines der Ziele eines Abschlusses in weniger als einem Tag ist die schnelle Fertigstellung und Zugriff auf aktuelle Daten, gleichzeitig aber auch die Möglichkeit, weiterhin Buchungen für den gesamten Zeitraum vorzunehmen. Tatsächlich arbeitet unser Team zusammen mit unseren Kunden auf einen solchen Abschluss, auch Zero-Day Close genannt, hin. Sie alle haben während der Pandemie gesehen, wie wertvoll es ist, die Abschlüsse virtuell fertigzustellen und Informationen jederzeit und überall verfügbar zu haben. 

„Zero-Day Close“ klingt danach, als sei Geschwindigkeit das Wichtigste. Doch in Wirklichkeit sprechen wir hier wiederum von der Informationstiefe. Die Art und Weise, wie Workday seinen Abschluss durchführt, beruht auf kontinuierlicher Buchhaltung. Das bedeutet, dass man während des gesamten Monats und nicht nur am Ende eines Zeitraums in Echtzeit auf die Finanzberichte zugreifen kann. Möglich ist dies nur, weil Workday mit einer In-Memory-Objekt-Architektur arbeitet, die nicht auf Batchverarbeitung angewiesen ist. Bei der Transaktionsverarbeitung ist die zugehörige Buchhaltung sofort in Dashboards und konsolidierten Abschlüssen verfügbar, sodass sich die Integration der Daten in eine andere Cloud-Lösung erübrigt. Außerdem werden die täglichen Routineabläufe während des Abschlusses nicht unterbrochen – ein Vorteil, den wohl jeder Finanzexperte zu schätzen weiß, der schon ein System benutzt hat, das auf einer traditionellen Architektur aufsetzt. Das ist etwas, das jetzt viele unserer Kunden bereits tun oder anstreben.

Warum ist „Architektur“ aus finanzieller Perspektive eine so entscheidende Komponente?

Nehmen wir hierzu ein Beispiel: Die Diskussion um ein dickes oder ein dünnes Hauptbuch erübrigt sich heute, da moderne Unternehmensmanagementlösungen in der Cloud wie Workday genau dafür entwickelt wurden, um die Beschränkungen der älteren Finanzanwendungen zu umgehen. 

Ein In-Memory-Datenmodell unterstützt per se die Segmente, die für die Finanzaufstellungen erforderlich sind. Ein Objektmodell gibt Ihnen die Flexibilität, andere nützliche Attribute mit Ihren Finanztransaktionen zu verknüpfen, z. B. Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, regionale oder Kampagneninformationen, sodass Sie sofortigen Zugriff auf Daten haben, die auch das operative und Management-Reporting unterstützen – und das alles, ohne Ihr zentrales Stammdatensystem verlassen zu müssen. 

Ein anderer einzigartiger Vorteil des Objekt-Datenmodells: Es ist auf Veränderungen ausgerichtet. Wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen weiterentwickeln, können Sie problemlos neue Attribute hinzufügen, etwa das Onboarding einer Akquisition oder das Hinzufügen eines neuen digitalen Kanals oder geografischen Standorts. Manche Cloud-Anbieter mögen Ihnen „unbeschränkte“ Hauptbücher anbieten, dennoch muss jedes bei der Implementierung eigens konfiguriert werden. Danach ist es fix und kann nicht mehr an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.

Deshalb brauchen Finanzteams eine flexible und anpassungsfähige Architektur, die es dem individuellen Benutzer ermöglicht, schnell und mühelos eine neue Geschäftsentität oder -dimension einzurichten, statt auf die Hilfe des IT-Teams angewiesen zu sein. CFOs sollten sich Gedanken darüber machen, wie schnell sie ein neues Geschäftsmodell in ihrem Finanzsystem einführen können, oder das Onboarding einer Akquisition in Tagen oder Wochen statt in Monaten abschließen.

Welche Funktionen benötigt das Finanzteam in seinem System, um dem Rest des Unternehmens die relevanten Daten und Erkenntnisse bereitzustellen?

Grundsätzlich sollte das Finanzteam über eine einzige vertrauenswürdige Datenquelle verfügen, anhand der es Transaktionen, Analysen, Berichte und Planungen generieren kann. Das ist entscheidend! Danach kann man für jede Abteilung des Unternehmens Ansichten generieren, die genau auf ihre Bedürfnisse maßgeschneidert sind. So können Geschäftsbereiche beispielsweise aussagekräftige Erkenntnisse erhalten durch den Zugriff auf Transaktionsdaten wie Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten.

Die Finanzabteilung muss die Möglichkeit haben, Daten mit Daten aus anderen betrieblichen oder branchenspezifischen Systemen zu kombinieren, um sich ein vollständiges Bild der Vorgänge im gesamten Unternehmen zu verschaffen.

Diese Art von detaillierten Erkenntnissen ist es auch, die es dem Managementteam ermöglicht, den Stakeholdern nicht nur Einblick in die finanzielle Performance, sondern auch in ökologische, gesellschaftliche und governancebezogene Fragen zu geben.   

Wenn Sie ein Bild davon zeichnen könnten, worauf CFOs achten und was sie von ihren Anbietern verlangen sollten, wie sähe das aus?

Zunächst einmal sollte man nicht auf einen Batch-Prozess warten müssen. Der CFO sollte sofortigen und kontinuierlichen Zugriff auf konsolidierte Finanzabschlüsse haben, auf Planungen und Transaktionsdetails. Eine solche Mehrdimensionalität unterstützt die Hauptbuchhaltung und liefert auf Anfrage den sofortigen Kontext für Geschäftsaktivitäten und damit verbundene Buchungen. Das ist die einzige Möglichkeit, dem Finanzbereich komplette Sichtbarkeit zu bieten.

CFOs und ihre Teams sollten sich bei ihren Prognosen und handlungsorientierten Erkenntnissen für eine Vielfalt von Analysen und Berichten auf eine einzige Datenquelle verlassen können. Dieser Ansatz reduziert Datensilos in einzelnen Abteilungen auf ein Minimum und fördert eine Kultur, in der alle sich auf eine einzige vertrauenswürdige Echtzeit-Datenquelle verlassen können.

Ein gutes Beispiel handlungsorientierter Daten kommt von Workday President und CFO, Robynne Sisco. Sie ist ein Fan der Workday-Dashboards und verwendet gleich mehrere davon. Da ist zunächst das Management-Dashboard, das ihr einen unternehmensweiten Überblick über die effektiven Echtzeit-Daten im Vergleich zu den geplanten gibt. Dann ist da das Periodenabschluss-Dashboard mit sofortigen Updates zum Status des Abschlussprozesses. Und schließlich ist da noch das Cash-Dashboard, mit dem sie überschüssige Mittel dynamisch für Lieferantenzahlungen zuweisen, Investitionen zu prioritären Projekten verschieben oder Ausgaben für wichtige Initiativen zeitlich vorziehen kann. 

Auch wenn es also gut ist, die Abschlüsse schnell fertigzustellen, ist es für CFOs und ihre Unternehmen noch wichtiger, jeden Tag handlungsorientierte Daten zu bekommen, die sie für ihre Entscheidungen brauchen. Ferner sollten CFOs dafür sorgen, dass der gewählte Anbieter gut zu den eigenen Unternehmenswerten, einschließlich ESG, passt. Durch die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der auch eine breitere Gruppe von Stakeholdern berücksichtigen kann, wird sichergestellt, dass ihre Ziele voll abgestimmt sind.