Workday im deutschen Mittelstand: Hand in Hand zu mehr Agilität und Resilienz

Agilität und Anpassungsfähigkeit sind als Antwort auf wirtschaftliche Unsicherheiten und geopolitische Herausforderungen in aller Munde. Das Prinzip dahinter ist nicht neu: Wer sich schnell anpasst, überlebt, das besagt schon die Evolutionstheorie. In Deutschland hat das wahrscheinlich niemand so gut verstanden wie der Mittelstand. Er ist das Herz unserer Wirtschaft – dynamisch und breit gefächert, gleichzeitig nahbar, verlässlich, belastbar und resilient. Genau diese Eigenschaften kann der Mittelstand gerade gut gebrauchen, denn die gegenwärtige Situation stellt ihn vor große Aufgaben. Er muss auf steigende Energiepreise reagieren und soll trotz globaler Unsicherheiten und Engpässen in der Belegschaft produktiv bleiben. Das klingt herausfordernd, aber genau darin liegt auch eine Chance – ganz nach dem Motto „Verschwende nie eine Krise“.

International gilt der German Mittelstand als einzigartig, sein Erfolgsrezept konnte bisher nicht nachgeahmt werden. Auch für Workday hat er einen besonderen Stellenwert. Mit speziell auf die Bedürfnisse der Unternehmen angepassten Programmen und Technologien steht Workday an der Seite der Mittelständler. Wir haben mit Alexandra Hartung, Bereichsleiterin Mittelstand bei Workday, darüber gesprochen, warum der Mittelstand von Workday besonders profitieren kann und wie Workday dazu beitragen will, den Mittelstand in seinen Kernfähigkeiten Agilität und Schnelligkeit noch stärker zu machen – gerade angesichts der digitalen Transformation.

Warum ist der deutsche Mittelstand für Workday so interessant?

Alexandra: Der deutsche Mittelstand generiert einen Großteil des deutschen Bruttoinlandsprodukts. Außerdem schafft er Arbeitsplätze: Über die Hälfte der berufstätigen Menschen in Deutschland sind im Mittelstand beschäftigt. Er ist regional verwurzelt, unglaublich stabil und krisenfest. Das ist bewundernswert und hat größten Respekt verdient. Workday verbindet mit dem Mittelstand genau das: Stabilität bei gleichzeitiger ständiger Neuerfindung. Was mich persönlich in meiner Arbeit mit dem deutschen Mittelstand begeistert, ist, dass er unglaublich vielfältig ist. Das Spektrum reicht von Startups und Scaleups mit Private Equity oder Venture-Capital-Beteiligung hin zu Familienunternehmen mit jahrhundertealter Tradition. Wählt eines dieser Unternehmen ein neues Personal- oder Finanzsystem aus, wird sorgfältig abgewogen und genau hingeschaut. Gründer, Geschäftsführer, Personal- und IT-Chefs sind immer in diese Entscheidung involviert. Die Einblicke, die wir dabei tagtäglich in der Zusammenarbeit mit unseren Interessenten und Kunden gewinnen dürfen, sind sehr spannend. Wir teilen eine große Schnittmenge gemeinsamer Werte, was die Unternehmenskultur angeht. Auch Workday stellt seine Mitarbeitenden an erste Stelle, der menschliche Umgang miteinander ist uns sehr wichtig.

Wie geht Workday den Markt im deutschen Mittelstand an und was ist Deine persönliche Vision?

Alexandra: Die Unternehmen, die wir als Mittelstand definieren, haben ihren Hauptsitz in Deutschland und zählen ca. 250 bis 4000 Mitarbeitende international. Wir bieten für diese Unternehmen eine Gesamtplattform für Personal und Finanzen an, mit der sie weiter wachsen können und Innovationen vorantreiben - ohne an technische oder funktionale Limits denken zu müssen. In den letzten Jahren hat Workday enorm in den Mittelstand investiert und tut dies auch weiterhin. Jetzt gibt es zum einen mich als Bereichsleiterin von drei Vertriebsteams sowie dedizierte Workmates, wie wir unsere Kollegen und Kolleginnen nennen, die uns im Bereich Marketing, Produktdemos sowie Implementierung unterstützen. Hinzu kommen unsere Partner. Um die Vielfalt im Mittelstand abdecken zu können, adressieren wir alle Industrien mit Fokus auf IT und Software, Medien, Handel, Dienstleistungen, Banken und Versicherungen, Produktion, Energie, Transport und Logistik. 

In den letzten Jahren stand bei vielen Unternehmen die Digitalisierung im Front Office, also zu den Endkunden gerichtet, im Vordergrund. Wir sehen, dass sich das jetzt ändert. Die internen Kunden, die Mitarbeitenden, stehen jetzt und in den kommenden Jahren im Fokus. Talente zu gewinnen, zu halten und weiterzuentwickeln, neue Fähigkeiten zu lernen, die Vielfalt der heute verfügbaren Daten zu nutzen und administrative Tätigkeiten in der Breite zu reduzieren, um sich auf sinnstiftende Themen konzentrieren zu können - das ist meine Vision für den Mittelstand bei deren Umsetzung wir als starker Partner unterstützen können.

Werden alle diese Unternehmen gleichermaßen adressiert?

Alexandra: Nein. Wir setzen unterschiedliche Schwerpunkte mit unseren Lösungen und positionieren z.B. unsere Finanzplattform maßgeblich in den Services-orientierten Industrien während unsere Personalmanagementlösung in allen genannten Industrien zum Einsatz kommt. Wir legen großen Wert darauf, die individuellen Herausforderungen und Einzigartigkeiten jeder Branche wirklich zu verstehen und Lösungen zu schaffen, die genau dort ansetzen. Das Stichwort organisationaler Reifegrad spielt dabei eine große Rolle, insbesondere wenn es um die Umsetzung von unternehmensweiten Standards geht. Da gleicht kein Unternehmen dem anderen und das produzierende, inhabergeführte Unternehmen hat andere Anforderungen als das Software Startup mit Investorenbeteiligung. Dies zu verstehen und unsere Interessenten sowohl bei der Evaluierung als auch dem folgenden Projekt an die Hand zu nehmen, ist uns sehr wichtig. Das kann auch dazu führen, dass wir in bestimmten Situationen nicht anbieten oder eben nur einen bestimmten Teil unseres Portfolios. Das klingt erst einmal nach Arroganz, zielt aber eigentlich genau auf das Gegenteil ab: Wir wollen aufrichtig sein, wo wir mit unseren Lösungen wirklich Mehrwerte erzielen können und wo gegebenenfalls auch nicht. So gibt es z.B. für kleinere Unternehmen moderne Cloudlösungen wie u.a. Personio, die aus Kosten-Nutzen-Perspektive unter Umständen besser passen.

Heißt das, Workday ist für kleinere Unternehmen eher nicht geeignet? 

Alexandra: Das ist tatsächlich nicht pauschal mit Ja oder Nein zu beantworten. Insgesamt kann man sagen: Für Workday entscheiden sich Unternehmen, die wachsen – organisch, aber insbesondere auch anorganisch – und die weiter international expandieren. Dadurch entstehen gewisse übergreifende Komplexitäten, die nicht mehr nur mit einfachen modularen oder lokalen Lösungen adressiert werden können. Und das kann dann auch schon einmal mit weniger Mitarbeitenden der Fall sein. Auch hier ist dann ein System wichtig, das unbeschränkt und flexibel mitwächst und bei dem eben nicht nach 2 bis 3 Jahren die nächste Systemevaluierung und -implementierung ansteht. Da ist dann eine Kosten-Nutzen-Analyse sehr hilfreich, bei der wir mit einem dedizierten Team gerne kostenfrei unterstützen, die richtigen Datenpunkte zu ermitteln. Reduzierte Onboarding-Zeiten, frühzeitige Ermittlung von Fluktuationsrisiken, höhere Produktivität im HR-Bereich oder eine bessere Auslastung von Mitarbeitenden in Projekten sind zum Beispiel quantifizierbare Mehrwerttreiber, die unsere Kunden in den Projekten konkret erzielen.

Welches Vorurteil gegenüber Workday begegnet Dir am meisten?

Alexandra: Tatsächlich höre ich immer wieder die Aussage „Workday ist nur was für Großkunden“. Große Kunden wie die Deutsche Bank, Siemens oder Mercedes ziehen natürlich Aufmerksamkeit auf sich, jedoch ist ein Großteil unserer Kunden weltweit und auch im DACH-Markt tatsächlich im Mittelstand angesiedelt. Wir haben dedizierte Methodologien und Implementierungen für den Mittelstand entwickelt, die wir „Launch“ und „Launch Express“ nennen. Mit Launch können Unternehmen unsere Lösung innerhalb von 18 Wochen einführen, während Launch Express, unsere neueste Methode, die Einführung in nur 12 Wochen ermöglicht. Dabei liegt der Fokus auf Standardisierung und dem Wesentlichen, um von dort aus dann iterativ weiter aufzubauen. Eine Einführung speziell für den Mittelstand ist prinzipiell nichts Neues. Das Besondere für mich liegt aber darin, dass bei uns die Vorteile der durchgängigen Lösungsarchitektur – wir bieten z. B. über 500 vordefinierte Prozesse über diverse Funktionalitäten hinweg – mit den Best Practices zur bestmöglichen Einführung im Projekt zusammenkommen. Skalierbar und flexibel und ohne große Einbindung der IT im laufenden Betrieb anpassbar. Und da insbesondere im Mittelstand das Thema Verlässlichkeit und Planbarkeit eine große Rolle spielen, bieten wir zum Festpreis an. Und noch etwas ganz Besonderes ist vielen gar nicht bewusst: ein großer Teil der Innovationen kommen dabei direkt von unseren Kunden. Dabei kann jeder Mittelstandskunde seine Stimme bei der Weiterentwicklung des Produktes einbringen, genauso wie Großkunden auch.

Kannst Du uns ein Beispiel nennen?

Alexandra: Klar. Ich finde die Geschichte von CHT immer inspirierend. CHT, ein weltweiter Spezialchemikalienhersteller, hat seine HR-Prozesse durch Workday digitalisiert. Dies vereinheitlichte den Bewerbungsprozess und verbesserte das Talentmanagement. Mitarbeitende können jetzt ihre Fähigkeiten und Karrieren aktiv gestalten, während die HR-Abteilung einen besseren Einblick in globale HR-Daten erhält.

Ein Beispiel zur Nutzung der HR- und Finanzplattform in der Finanzbranche ist N26. Als sie auf die Herausforderungen ihrer bisherigen Technologieplattform stießen, war klar, dass sie eine Lösung benötigen, die mit dem Wachstum und der zunehmenden Komplexität der Bank mithalten konnte. Die Mitarbeitenden mussten sich zum Beispiel täglich mit verschiedenen Kennwörtern auf mehreren Plattformen anmelden und es fehlte eine Möglichkeit, Daten zu übertragen oder Berichte in Echtzeit abzurufen.

Mit der Implementierung von Workday hat sich das alles geändert. Wie Arno Schleussner, Director Finance, Reporting & Capital Planning, betonte, dass Workday N26 die Möglichkeit gegeben hat, mehrere Systeme in eine einzige, benutzerfreundliche Lösung für Finanzen, HR und Planung zu integrieren. Diese Art von einheitlicher Lösung ist entscheidend, um das Maß an Agilität und Innovationsfähigkeit zu erreichen, das sie anstrebten. Bereits jetzt sehen sie enorme Verbesserungen in Bezug auf den Zugang zu Echtzeit-Finanzdaten, die Produktivität der Mitarbeitenden und die Benutzerzufriedenheit.

Welche Partner arbeiten mit Workday zusammen, um den deutschen Mittelstand zu unterstützen?

Alexandra: Unser Ökosystem ist überschaubar. Wir sind selbst in jedes Projekt involviert, um Qualität und termingerechte Fertigstellung zu gewährleisten, insbesondere im Mittelstand, wo Ressourcen oft begrenzt sind. Zu unseren wichtigsten Partnern im Mittelstand gehören größere Unternehmen wie PwC oder Deloitte, aber auch spezialisierte kleinere Partner wie Kainos, Mercer, MHP oder Alight - alle mit spezieller Mittelstandspraxis. Letztere haben kürzlich ein integriertes Payroll-Angebot zusammen mit uns angekündigt. Auch hier haben wir insbesondere das Feedback vieler unserer mittelständischen Kunden aufgenommen, bei denen das Stammdatenmanagement eng verzahnt mit der Abrechnung, der Zeiterfassung, der Schichtplanung etc. erfolgen muss, um operative Exzellenz zu gewährleisten.

Workday hat einen gewissen Ruf, als amerikanisches Unternehmen auf den deutschen Markt zu kommen und dabei die lokalen Eigenheiten gar nicht zu verstehen. Was würdest du dem entgegensetzen?

Alexandra: Ich glaube, dass Leute, die das sagen, vermutlich schon lange nicht mehr oder noch gar nicht im Detail mit uns zu tun hatten. Wir haben seit 2009 einen globalen Entwicklungsstandort in München und sind seit 2014 vertrieblich auf dem deutschen Markt unterwegs. Seither durften wir viel von und mit unseren Kunden gemeinsam lernen und das Team ist stetig gewachsen.

Am 15. Juni findet unser größtes Event in der Region, die Workday Elevate, in der Jochen Schweizer Arena in München statt, bei dem wir einen dedizierten Mittelstandshub und ein Diskussionsformat mit drei unserer Mittelstandskunden - Aareon, EOS und Evoila - anbieten werden. Da kann man uns live erleben, sich mit unseren Kunden und Partnern austauschen und sich aus erster Hand über unsere Lösungen und Angebote informieren. Klar, Workday ist ein amerikanisches Unternehmen, aber der deutsche Markt wird von uns gestemmt, von Leuten wie meinem Team und mir, die ihr Herz dem deutschen Mittelstand verschrieben haben. Und das bestätigen uns unsere Bestandskunden immer wieder: das Team macht den Unterschied!

Wenn das hier jetzt interessierte Mittelständler lesen, wie können sie am besten mehr erfahren? Können sie sich direkt an dich wenden?

Alexandra: Ich freue mich total, wenn mich Interessierte direkt auf LinkedIn ansprechen, dann können wir gerne auch einen Termin ausmachen. Für einen generellen Überblick, ist unsere Homepage ein ganz guter Anlaufpunkt, hier könnt ihr nach Industrien, Lösungen oder speziellen Themen im Mittelstand filtern.