Workday KI: Wie Künstliche Intelligenz Arbeit besser macht

Die Einführung von Künstlicher Intelligenz ist längst nicht mehr nur ein technologisches Projekt – sie ist zu einem strategischen Hebel geworden. Für jedes Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleiben will, führt kaum noch ein Weg daran vorbei. Laut einer aktuellen Studie stimmen 79 % der Entscheidende darin überein, dass KI entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit ist. Gleichzeitig spüren 73 % von ihnen wachsenden Druck, die Einführung zu beschleunigen.

Diese Entwicklung ist nicht hypothetisch – sie ist bereits in vollem Gange. 98 % der Unternehmen erkunden aktiv den Einsatz von KI oder setzen sie bereits konkret ein. Es geht dabei um mehr als Effizienz. KI ist ein Mittel, um Entscheidungsprozesse zu verbessern, monotone Aufgaben zu automatisieren und die Arbeitserfahrung der Menschen im Unternehmen spürbar zu verändern.

Aber der Erfolg hängt nicht davon ab, ob man KI einsetzt. Sondern wie.

Vier Bedingungen entscheiden darüber, ob KI mehr ist als ein technisches Upgrade:

• Return on Investment: Produktivitätsgewinne sind nicht genug. Es braucht konkrete Anwendungsfälle mit erkennbarem Geschäftswert.

• Nutzerakzeptanz: KI muss sich organisch in bestehende Tools und Arbeitsweisen einfügen – nur dann wird sie auch genutzt.

• Technologie- und Partnerwahl: Wer mit einem offenen, innovationsfähigen Ökosystem arbeitet – gemeinsam mit Nutzer:innen – bleibt anschlussfähig an den technologischen Wandel.

• Vertrauen: Transparenz, Kontrolle und ethisches Handeln müssen bei der Entwicklung und im Einsatz von KI mitgedacht werden – von Anfang an.

Die zentrale Frage lautet also: Wie lässt sich KI effektiv und verantwortungsvoll integrieren – und was bringt das in der Praxis?

Workday Illuminate: Eine Vision von kollaborativer und verantwortungsvoller KI

1. Kontinuierliche, gemeinsame Innovation

Workday verfolgt bei der Entwicklung von KI einen kollaborativen Ansatz. Kunden, Kundinnen und Partner sind aktiv in die Weiterentwicklung eingebunden – nicht als Abnehmer fertiger Produkte, sondern als Mitgestaltende. Ziel ist es, KI-Lösungen zu entwickeln, die nicht abstrakt beeindrucken, sondern in konkreten Anwendungsfällen echten Mehrwert schaffen. Dabei steht der Return on Investment im Fokus – also der direkte geschäftliche Nutzen.

Workday bringt dafür einen entscheidenden Vorteil mit: Die Plattform verfügt über den umfangreichsten, qualitativ hochwertigsten Datensatz in den Bereichen HR und Finanzen. Diese Daten stammen direkt von den Mitarbeitenden der Kundenunternehmen und fließen kontinuierlich ins System ein – das beschleunigt die Entwicklung relevanter KI-Modelle und erhöht deren Praxistauglichkeit.

Im Unterschied zu modularen Systemen, die unter fragmentierten Datenlandschaften und träger Innovation leiden, setzt Workday auf eine einheitliche, integrierte Architektur. Die KI ist dabei kein aufgesetztes Zusatzmodul, sondern nativ in die Plattform eingebettet – was sich nicht nur auf die Leistungsfähigkeit auswirkt, sondern auch auf das Nutzererlebnis.

2. Innovation mit Haltung

Für Workday ist Innovation nicht nur eine Frage des technischen Fortschritts. Sie ist ein Prozess mit Verantwortung – getragen von vier zentralen Prinzipien:

• Wertschöpfung im Zentrum: Jede Innovation muss ein reales Problem lösen. Die Praxis zählt, nicht die Theorie.

• Erfahrungen verbessern, nicht verkomplizieren: KI soll die Arbeit einfacher und produktiver machen, nicht zusätzlich erklären müssen, wie sie funktioniert.

• Skalierbarkeit durch Offenheit: KI-Funktionen werden über vorgefertigte APIs zugänglich gemacht – so können Partner:innen Innovationen weiterdenken und für ihre eigenen Zwecke nutzbar machen.

• Verantwortungsvolle KI als Standard: Transparenz, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und die vollständige Kontrolle über die eigenen Daten sind nicht optional – sie sind Grundlage jeder Lösung.

Diese Haltung zeigt sich nicht nur im Konzept, sondern in konkreten Zusagen:

• Technologie soll Menschen stärken, nicht ersetzen. KI soll Rollen erweitern, nicht verdrängen.

• Datenschutz ist nicht verhandelbar. Die Sicherheitsstandards sind hoch – und werden laufend überprüft.

• Die gesellschaftliche Wirkung zählt. KI muss inklusiv gedacht werden, mit positiven Effekten für die Arbeitswelt.

• Transparenz ist Pflicht. Verzerrungen sollen minimiert, Entscheidungen nachvollziehbar gemacht werden – für Fairness und Vertrauen.

Während KI zunehmend mitgestaltet, wie Unternehmen funktionieren und wie Berufe sich verändern, ist eines entscheidend: Es braucht ein Vorgehen mit Maß – und mit Prinzipien. Nicht alles, was möglich ist, ist sinnvoll. Und nicht alles, was schnell geht, ist gut.

Deshalb setzt Workday auf einen bewusst langsamen, strukturierten Weg – einen, der es erlaubt, Fehlerquellen früh zu erkennen, Verzerrungen zu korrigieren und KI so einzusetzen, dass sie nicht Fähigkeiten ersetzt, sondern ihre Weiterentwicklung unterstützt.

Workday erfüllt dabei nicht nur gesetzliche Anforderungen – etwa den EU AI Act oder die KI-Vorgaben der US-Regierung. Das Unternehmen bringt sich aktiv in die Gestaltung eines Rahmens ein, der KI sicher, nachvollziehbar und im Dienst der Gesellschaft einsetzbar macht.

Wie KI Organisationen heute und morgen stärkt

Künstliche Intelligenz ist nicht einfach ein weiteres Tool zur Automatisierung. Sie verändert, wie Unternehmen denken, wie sie entscheiden, wie sie sich auf Veränderung einstellen – tiefgreifend und dauerhaft. Sie wirkt über Abteilungen hinaus, über Prozesse hinweg, hinein in Rollen, in Strukturen, in den Rhythmus der täglichen Arbeit.

KI wird damit zu einem Katalysator: für besseres Talentmanagement, für flüssigere Abläufe, für fundiertere Entscheidungen. Und letztlich: für mehr Anpassungsfähigkeit in einer Welt, in der sich wenig stabil anfühlt – außer der Veränderung selbst.

1. KI für strategische Herausforderungen im Unternehmen

Unternehmen stehen heute vor einer Vielzahl komplexer Aufgaben. Der Wettbewerb um Talente ist intensiver denn je. Entscheidungen dauern zu lange, weil sie auf fragmentierten oder schwer zugänglichen Daten basieren. Und an vielen Stellen fehlt der Überblick: Was braucht das Unternehmen? Was kann es leisten? Was steht bevor?

Genau hier setzt Workday AI an.

Indem repetitive Aufgaben automatisiert werden, entstehen neue Spielräume. Indem relevante Daten in Echtzeit verfügbar sind, können Führungskräfte schneller reagieren. Und indem Teams und Fähigkeiten gezielter gesteuert werden, wird Organisation planbarer – ohne starr zu werden.

Die Auswirkungen zeigen sich in ganz konkreten Bereichen:

• Workforce Planning: Oft fehlt die Sicht auf verfügbare Kompetenzen und künftige Anforderungen. KI hilft, personelle Veränderungen früh zu erkennen, Skill-Gaps aufzudecken und strategisch zu reagieren.

• Weiterbildung: Rollen entwickeln sich schnell – oft schneller, als Trainingspläne mithalten. KI analysiert vorhandene Kompetenzen, erkennt Lücken und empfiehlt individuell zugeschnittene Weiterbildungen, abgestimmt auf Marktentwicklungen und persönliche Ziele. Das beschleunigt nicht nur die Qualifizierung, sondern bringt interne Talente und Unternehmensbedarfe besser in Einklang.

• Employee Listening: Die klassische Umfrage verliert an Aussagekraft, wenn sie nur alle paar Monate stattfindet. Workday AI ermöglicht ein kontinuierliches Stimmungsbild – durch die Analyse von Feedback in Echtzeit. So werden Trends erkennbar, bevor sie kippen. Unternehmen können Führung anpassen, Engagement stärken, Fluktuation verringern – und langfristig eine gesunde, tragfähige Unternehmenskultur fördern.

• Zeit und Anwesenheit: Exakte Erfassung von Arbeitszeiten ist nicht nur eine HR-Frage, sondern Basis effizienter Ressourcenplanung. Workday AI erkennt Unregelmäßigkeiten – etwa ungewöhnliche Abwesenheiten oder Zeitdifferenzen – automatisch und informiert Führungskräfte sofort. Das macht Personalplanung verlässlicher und optimiert den Ressourceneinsatz.

2. Fokus auf Recruiting

Beschleunigen und entlasten

Kaum ein Bereich hat in den letzten Jahren so deutlich gezeigt, wie groß der Bedarf an intelligenter Unterstützung ist wie das Recruiting. Prozesse sind oft langwierig, Ressourcen knapp, und die Zahl der Bewerbungen kann überwältigend sein – besonders dann, wenn man eigentlich keine Zeit hat, sich durch jede einzelne durchzuarbeiten.

Workday bringt hier nicht nur eigene Erfahrung mit, sondern hat sein Know-how durch die Übernahme von HiredScore gezielt erweitert. Das Unternehmen entwickelt seit über zehn Jahren KI für den Recruiting-Bereich – und die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit sind messbar:

• +35 % mehr Kapazität, um offene Stellen zu betreuen und Onboarding-Prozesse effizienter zu gestalten

• +10 % mehr interne Mobilität, durch bessere Übereinstimmungen zwischen Profilen und Rollen

• 50 % kürzere Zeit fürs Sourcing

• 70 % weniger Aufwand beim Screening von Lebensläufen

• Jobbeschreibungen in unter einer Minute

• 34 % weniger operative Aufgaben

• 162 Minuten täglich eingespart – Zeit, die in strategische Arbeit fließt: Beziehungspflege, Candidate Experience, Onboarding

Recruiting muss heute schnell und gleichzeitig hochwertig funktionieren. Workday AI unterstützt, ohne zu übersteuern. Sie identifiziert passende Profile auf Basis von Kompetenzen, Erfahrung und Potenzial – automatisiert, aber transparent. Gleichzeitig bleibt die Candidate Experience konsistent: keine Blackbox, kein Algorithmus, der auf Bauchgefühl basiert, sondern nachvollziehbare Empfehlungen.

Ein oft übersehener Vorteil: KI kann Talente wiederentdecken, die längst im System schlummern – frühere Bewerber:innen, ehemalige Mitarbeitende oder interne Talente. Das macht Recruiting nicht nur schneller, sondern auch nachhaltiger.

Profile werden dabei nicht einfach bewertet, sondern in Beziehung gesetzt – zur Position, zum Team, zur Organisation. Führungskräfte erhalten strukturierte Empfehlungen, Mitarbeitende entdecken neue Entwicklungspfade. Die Folge: besseres Matching, strukturierte Kompetenzlandkarten, spürbare Effizienz.

Der nächste Schritt: KI-Agenten, die mitdenken

Workday geht über klassische Automatisierung hinaus. Die neuen KI-Agenten sind nicht auf einzelne Aufgaben beschränkt – sie arbeiten rollenbasiert. Das heißt: Sie übernehmen ganze Prozesse, erkennen Kontexte, analysieren Daten in Echtzeit, treffen Entscheidungen und setzen diese um.

Und das Beste: Es braucht keine zusätzlichen Integrationen. Die Agenten greifen auf native Workday-Funktionen zu und arbeiten direkt aus dem System heraus.

Im Recruiting bedeutet das:

• Automatisierte, aber kontextuell gesteuerte Abläufe

• Personalisiertes Nutzererlebnis, abgestimmt auf Rolle und Aufgabe

• Koordination über mehrere Schritte hinweg – ohne, dass man jeden Schritt manuell anstoßen muss

Das ist nicht einfach „intelligente Unterstützung“ – das ist ein System, das sich anpasst, mitdenkt und aktiv entlastet.

Business Impact: Warum das mehr ist als Effizienz

Die Einführung von KI im Recruiting zahlt sich aus – nicht nur operativ, sondern strategisch.

• Attraktivität als Arbeitgeber steigern: Ein reibungsloser, persönlicher Bewerbungsprozess hinterlässt Eindruck – und zeigt, dass ein Unternehmen sich nicht nur für Technologie interessiert, sondern für Menschen. Gleichzeitig fördert KI Diversität und Inklusion, indem sie unbewusste Vorurteile reduziert und Entscheidungen objektiviert.

• Wettbewerbsfähigkeit erhöhen: Wer schneller einstellt, ist im Vorteil. Besonders in einem angespannten Arbeitsmarkt kann es entscheidend sein, die besten Talente rechtzeitig zu erreichen. KI hilft, Zeit zu sparen – und gleichzeitig genauer zu treffen: Die passenden Rollen, die richtigen Verträge (unbefristet, befristet, projektbasiert), der optimale Zeitpunkt.

• Direkter Beitrag zum Wachstum: Jede gute Besetzung wirkt sich aus – auf Produktivität, auf Kultur, auf Innovationsfähigkeit. Schlechte Besetzungen kosten Geld und Moral. Gute hingegen schaffen Spielraum, verbessern die Teamdynamik und geben Unternehmen die Möglichkeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

KI ist heute kein Risiko mehr, das man eingehen muss – sondern ein Werkzeug, das man gestalten kann.
Workday zeigt, wie das geht: mit einer ethisch fundierten, tief integrierten Herangehensweise, die den geschäftlichen Mehrwert ins Zentrum stellt.

Von der Planung über die Weiterbildung bis zum Recruiting verändert KI die Art, wie Organisationen funktionieren. Nicht durch Ersetzung menschlicher Fähigkeiten – sondern durch ihre Erweiterung. Damit Entscheidungen schneller, fairer und besser zu den Herausforderungen unserer Zeit passen.