Ein modernes ERP ist der Schlüssel, um Schritt zu halten – mit Märkten, mit Kunden, mit der Zukunft. Doch das Deployment schreckt viele ab. Diese sieben Schritte zeigen, wie Sie das richtige System finden und ohne Umwege ins Laufen bringen.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
Die Wahl der richtigen ERP-Software (Enterprise Resource Planning) für Ihr Kleinunternehmen ist nicht nur eine technologische, sondern vielmehr eine strategische Entscheidung, die Ihre Wachstumsmöglichkeiten beeinflusst. Ein integriertes ERP-System vereinigt Finanzen, Bestandsverwaltung, Vertrieb und Operations auf einer einzigen Plattform in Echtzeit. Es ersetzt isolierte Spreadsheets und Punktlösungen durch eine Single Source of Truth.
Mit Dashboards, die sich sofort aktualisieren, und Automatisierungen, die Routineaufgaben übernehmen – von der Auftragsverarbeitung und Bestandsaktualisierung bis hin zu Monatsabschlüssen und Entgeltabrechnungen – verbringt Ihr Team weniger Zeit mit dem Abgleich von Daten und mehr Zeit damit, Erkenntnisse in Maßnahmen umzusetzen. Kein lästiges Suchen mehr nach Berichten und Fehlerursachen. ERP bringt Klarheit und Konsistenz in jede Abteilung.
78 % der Unternehmen haben cloudbasierte ERP-Systeme eingeführt – 13 % mehr als 2023.
Das Jonglieren mit separaten Einzelsystemen für Finanzen, Betrieb, Human Resources (HR) und andere Funktionen stellt für viele kleine Unternehmen eine große Herausforderung dar. ERP Software-Lösungen zentralisieren wichtige Prozesse und Informationen auf einer Plattform, sodass Sie keine Berichte mehr zusammenstückeln müssen, sondern Entscheidungen auf einer soliden Grundlage treffen können.
ERPs bieten zentrale Funktionen zur Optimierung und Modernisierung der Abläufe in einem Kleinunternehmen, darunter:
Studien zeigen, dass diese Faktoren insgesamt 78 % der Unternehmen dazu motiviert haben, cloudbasierte ERP-Systeme einzuführen – gegenüber 65 % im Jahr 2023. Und mehr als die Hälfte der Unternehmen haben die wichtigsten Vorteile, die sie sich von der Einführung von Cloud-ERP erhofft haben, auch erreicht. Ganz gleich, ob Sie das Management der Lieferkette verbessern oder Ihren Mitarbeitern einen mobilen Zugriff auf ihre persönlichen Dashboards ermöglichen wollen – Cloud-Services sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen für künftige Veränderungen bestens aufgestellt ist.
Eine Studie von Workday hat ergeben, dass Führungskräfte wissen, dass das Festhalten an Altsystemen sie ins Hintertreffen bringen kann. Der Prozess der Einführung eines neuen ERP-Systems kann jedoch so überwältigend sein, dass sie diese Entscheidung oft hinauszögern. Mit diesen wichtigen Schritten können Sie die richtigen ERP-Funktionen für Ihr kleines oder mittleres Unternehmen identifizieren und sie ohne großes Kopfzerbrechen gut organisiert einführen.
Entscheiden Sie als Erstes, ob ein ERP-System in der Cloud, On-Premise oder die hybride Form Ihren Anforderungen am besten entspricht. Ein ERP-System in der Cloud bietet ein schnelles Deployment, geringere Vorlaufkosten und automatische Updates. Mit einem ERP-System On-Premise behalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Daten und individuellen Anpassungen. Hybride Modelle schlagen eine Brücke zwischen diesen beiden, da Sie Kernmodule lokal hosten und gleichzeitig cloudbasierte Analysefunktionen nutzen können.
Die Cloud wird im Wettbewerb zum Standard, da sich die Märkte und Technologien immer rasanter verändern. Gartner schätzt, dass 90 % der Unternehmen bis 2027 zumindest einen hybriden Cloud-Ansatz verfolgen werden, da KI und die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu den wichtigsten Prioritäten werden, um Wachstum zu fördern.
Als Nächstes sollten Sie die Funktionen ermitteln, die für Ihr Unternehmen unerlässlich sind. Dies könnten sein: Core Financials Management für eine genaue Buchhaltung, Bestandsverwaltung zur Vermeidung von Fehlbeständen, CRM-Funktionen zur Stärkung der Kundenbindung, Lieferkettenlogistik für pünktliche Lieferungen und Projektverfolgung, um Initiativen auf Kurs zu halten.
Viele Unternehmen suchen nach Lösungen, die speziell für ihre Branche entwickelt wurden, damit die Funktionen des ERP-Systems ihren konkreten geschäftlichen Anforderungen optimal entsprechen. Gartner prognostiziert sogar, dass bis 2028 mehr als die Hälfte der Unternehmen branchenspezifische Plattformen nutzen werden.
Mit Lösungen, die auf die geschäftlichen Anforderungen der Branche zugeschnitten sind, können kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sicher sein, dass ihr ERP-System effektiv mit neuen Anforderungen und dem Druck in ihren spezifischen Märkten und Umgebungen Schritt halten kann.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre aktuellen Workflows lückenlos zu dokumentieren und Engpässe sowie manuelle Berührungspunkte zu identifizieren. Ordnen Sie anschließend diese Prozesse den potenziellen ERP-Funktionen zu und sorgen Sie dafür, dass das System nicht nur die heutigen Schmerzpunkte behebt, sondern auch das prognostizierte Wachstum fördert. Fügen Sie Benutzer, neue Produktlinien oder geografische Erweiterungen hinzu, damit Sie später keinen teuren Komplettaustausch vornehmen müssen.
Es ist hilfreich, eine greifbare, teilbare Roadmap für die Beschaffung zu erstellen, die sowohl Ihr internes Team als auch der ERP-Anbieter nutzen können, um sich abzustimmen und auf Kurs zu bleiben. Auf diese Weise können Sie als kleines Unternehmen gegenüber den großen wettbewerbsfähig bleiben.
Nachdem Sie die Anforderungen festgelegt haben, prüfen Sie potenzielle Anbieter auf deren Reputation, Kundenerfolge und Support-Vereinbarungen. Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen und stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter über die relevanten Zertifizierungen verfügt (z. B. SOC 2, DSGVO, GAAP).
Lassen Sie Ihr Einkaufsteam bewerten, wie gut jeder Kandidat Ihre Kriterien erfüllt, nennen Sie Kompromisse offen und treffen Sie eine datengestützte Entscheidung.
Bevor Sie sich endgültig festlegen, sollten Sie die Investition und die erwarteten Erträge quantifizieren. Schlüsseln Sie Ihre Gesamtbetriebskosten (TCO, Total Cost of Ownership) in relevante Bereiche auf, z. B. Softwarelizenzen oder Abonnementgebühren, Implementierungsdienste (einschließlich Konfiguration und Datenmigration), laufenden Support, Wartung und Kosten für Schulungen oder Change Management.
Veranschaulichen Sie Einsparungen bei der Arbeitszeit (zurückgewonnene Stunden durch Automatisierung), Lagerhaltungskosten (weniger Abschreibungen und Lieferengpässe) und schnellere Finanzabschlüsse anhand von Modellen. Mit einer einfachen ROI-Formel können Sie die Dauer bis zur Rentabilität (Payback) ermitteln, die für die meisten KMU bei 12 bis 18 Monaten liegt.
(Jährliche Einsparungen – Annualisierte TCO) ÷ Annualisierte TCO × 100
Mit diesen Zahlen können Sie Ihren Business Case stärken, die Stakeholder mit konkreten Kennzahlen versorgen und die ERP-Funktionen, die den größten finanziellen Nutzen bringen, ohne Bedenken priorisieren.
Laden Sie die besten Bewerber zur Demonstration Ihrer realen Szenarien ein, wie Bearbeitung eines Musterauftrags, Abschluss eines Monatsbuchs oder Erstellung einer Prognose. Fragen Sie nach Erfahrungsberichten von Kunden, Systemverfügbarkeit, benutzerdefinierten Anpassungen und Reaktionsfähigkeit des Supports.
Führen Sie nach Möglichkeit einen kurzen Proof-of-Concept oder ein Pilotprojekt durch, um die Migration der Daten, die Benutzerfreundlichkeit und die Performance unter Last zu testen.
Schließlich müssen Sie noch eine Einführungsstrategie entwickeln. Ein Phasen-Deployment verringert Risiken, während Sie beim Komplett-Launch noch schneller von den Vorteilen profitieren können. Entscheiden Sie sich je nach Unternehmenskultur und Toleranz für Veränderungen.
Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen eine Form des Phasen-Ansatzes (d. h. nach Modulen, Standorten oder Geschäftsbereichen). Ihr ERP-Anbieter sollte ein zuverlässiger Experte sein, wenn es darum geht, Ihre ERP-Lösung einzuführen, ohne die bestehenden Abläufe zu beeinträchtigen.
Entwickeln Sie auch einen Plan für das Change Management, der gezielte, rollenbasierte Workshops zur Weiterbildung umfasst. Sie stärken damit das Vertrauen der Anwender und fördern die Akzeptanz. Zu guter Letzt sollten Sie strukturierte Feedback-Kanäle und Governance-Protokolle einrichten, um die Verwendung zu überwachen, Probleme schnell zu beheben und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, damit Ihr ERP-System nahtlos mit Ihrem Unternehmen wächst.
Bis 2028 werden sich die meisten Unternehmen bei der Auswahl von Lösungen wie ERPs für branchenspezifische Plattformen entscheiden.
Eine effektive ERP-Implementierung verändert Ihr Kleinunternehmen, da sie Ihnen Klarheit, Kontrolle und Skalierbarkeit bietet. Wenn Systeme und Daten auf einer einzigen Plattform zusammengeführt werden, fallen für Ihr Team viele manuelle Aufgaben weg. So gewinnt es an Agilität und kann schnell auf Marktveränderungen reagieren.
Über die Technologie hinaus kultiviert ERP eine Kultur der Zusammenarbeit: Teams kooperieren unter Verwendung einer gemeinsamen Datensprache, funktionsübergreifende Initiativen werden beschleunigt und Mitarbeiter gewinnen durch transparente Kennzahlen mehr Vertrauen.
Wenn Prozesse, Menschen und Technologie im Rahmen eines agilen ERP-Frameworks aufeinander abgestimmt sind, wird Ihr Unternehmen resilient und ist bereit, sich weiterzuentwickeln. Auf diese Weise wird das ERP-System von einem Projekt zu einem dauerhaften Wettbewerbsvorteil.
Warum steht die Erhöhung von Technologieinvestitionen weltweit ganz oben auf der Agenda der KMU? Hier erfahren Sie, wie eine einheitliche Finanz- und HR-Lösung zur Optimierung der Betriebsabläufe beitragen kann.
Weiteres Lesematerial
Die zweite Welle der Digitalisierung
Welchen Sinn soll Arbeit künftig haben, wenn Technik immer mehr übernimmt? Digitalisierung kann helfen, diesen Sinn klarer zu erkennen und zu vermitteln, und dabei menschliche Skills und Verantwortung neu zu denken.
Die HR-Funktion ist zu einer strategischen Beratungsinstanz für Entscheidungen in allen Unternehmensbereichen geworden. Diese aufgewertete Rolle bringt neue Herausforderungen mit sich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese erfolgreich meistern.
Die Arbeitswelt verändert sich in schnellem Tempo. Führende Unternehmen und zukunftsorientierte Fachkräfte begreifen Weiterqualifizierung und lebenslanges Lernen als entscheidende Voraussetzungen, um auf neue Tätigkeiten und zukünftige Kompetenzanforderungen vorbereitetet zu sein.
