Das deutsche Unternehmen HelloFresh musste eine Basis schaffen, um agil zu bleiben und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Wahl fiel auf Workday Adaptive Planning. In einer Zeit, in der sich Kochboxen zur beliebten Alternative zu Restaurantbesuchen und Lebensmitteleinkäufen entwickelt haben, erweist sich dieses Maß an Agilität als entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Nahezu jedes Unternehmen wird durch die Pandemie in Sachen Agilität und Wettbewerbsfähigkeit auf eine harte Probe gestellt. Die meisten Restaurants und Gastronomieunternehmen müssen Einbußen hinnehmen. Doch einige erkennen auch neue Chancen. Und mittels moderner Planung gelingt es ihnen, diese möglichst gewinnbringend zu nutzen.
Ein solcher Krisengewinner ist das deutsche Unternehmen HelloFresh, das Kochboxen mit abgemessenen Zutaten direkt an die Verbraucher liefert. HelloFresh wurde 2011 gegründet und expandierte im Jahr darauf mit seinem Lieferservice in die USA. Inzwischen hat sich das Unternehmen dort zum Marktführer entwickelt und ist heute in 13 Ländern auf drei Kontinenten vertreten.
2019 lieferte HelloFresh mehr als 280 Millionen Kochboxen weltweit aus. Dann kam COVID-19 und das Konzept wandelte sich praktisch über Nacht von einer bequemen Möglichkeit für vielbeschäftigte Familien, Mahlzeiten zu Hause zuzubereiten, zu einer sicheren und praktischen Alternative zu Restaurantbesuchen und Lebensmitteleinkäufen. Plötzlich waren Kochboxen so gefragt wie nie.
Damit war klar: HelloFresh musste eine Basis schaffen, um agil und wettbewerbsfähig zu bleiben und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. „Dieses dynamische Umfeld erforderte eine schnelle Reaktionsfähigkeit und hohe Agilität“, so Sander van Vliet, Manager FP&A bei HelloFresh.
HelloFresh hatte Glück: Schon vor den disruptiven Ereignissen von 2020 hatte das FP&A-Team des Unternehmens den Grundstein für eine agile Planungsumgebung gelegt. Bereits Ende 2019 begann der Umstieg von tabellenbasierten Prognose- und Budgetierungsprozessen auf Workday Adaptive Planning.
Das erste Ziel bestand darin, die Dateneingabe zu standardisieren. Als börsennotiertes Unternehmen benötigte HelloFresh eine „einheitliche Budgetierungsmethode, die dem Markt eine verlässliche Orientierungshilfe bietet“, betont van Vliet. Diese Anforderung ließ sich mit Tabellenkalkulationen immer schwerer erfüllen, da wichtige Datasets voneinander isoliert waren. Dadurch wurde die abteilungs- und teamübergreifende Zusammenarbeit erschwert und wichtige Aufgaben wie Varianzanalysen stellten das Unternehmen vor komplexe Herausforderungen. Durch die Schaffung einer präzisen und leicht zugänglichen Single Source of Truth für alle finanziellen und nicht finanziellen Daten konnten neue Maßstäbe in Sachen Effizienz, Zusammenarbeit und Verlässlichkeit der Zahlen erreicht werden.
Daraufhin wurde das nächste Ziel in Angriff genommen. „Wir konzentrierten unsere Bemühungen auf die Vereinheitlichung unserer Gewinn- und Verlustrechnung“, erinnert sich van Vliet. „Nun können alle Länder ihre Daten auf einheitliche Weise übermitteln.“ Hier erwies sich Workday Adaptive Planning als überaus hilfreich. „Die Möglichkeit, bestimmte Konten schreibgeschützt zugänglich zu machen oder miteinander zu verknüpfen, gibt den lokalen Niederlassungen eine klare Linie für die korrekte Übermittlung vor.“
Außerdem wollte van Vliet die Versionierung optimieren. „Mit Excel war für uns nie klar ersichtlich, welche Daten aktuell sind. Oder wer die letzte Änderung vorgenommen hat. Dank der strengen Versionskontrollprotokolle von Workday Adaptive Planning, der modernen, cloudbasierten Planungslösung des Unternehmens, gehören diese Probleme nun der Vergangenheit an.“
„Dass wir unsere Prognosen in wesentlich kürzerer Zeit erstellen können, ist heute wichtiger denn je.“
Sander van Vliet
Manager FP&A bei HelloFresh
Der betriebswirtschaftliche Nutzen dieser Änderungen liegt auf der Hand. „Wir sind nun in der Lage, den Wandel als Chance zu begreifen“, erklärt van Vliet. „Dass wir unsere Prognosen in wesentlich kürzerer Zeit erstellen können, ist heute wichtiger denn je.“
Van Vliet zufolge ist sein Team dem Ziel, kontinuierliche Prognosen zu erstellen, inzwischen ein ganzes Stück näher gekommen. „Wir haben ein Prinzip etabliert, das wir ‚rollierende Prognosen‘ nennen“, erklärt er. „Jedes Teammitglied kann spontan Änderungen an den Daten vornehmen, sodass immer die aktuellste Prognose verfügbar ist.“
Auch der funktionale Budgetierungsprozess erwies sich als Vorteil: „So können wir ein echter Partner des Unternehmens werden: In monatlichen Meetings mit dem Führungsteam können wir einschlägige Erkenntnisse zu Budget, Istzahlen und Abweichungen präsentieren und es dem Unternehmen ermöglichen, in die richtige Richtung zu steuern.“
Das Prinzip beruht auf Gegenseitigkeit. „Darüber hinaus liefern uns diese Meetings die nötigen Informationen, um unsere Prognosen zu verbessern. Auf diese Weise profitieren alle.“
Das nächste Ziel des Unternehmens besteht darin, die Modelle für Bilanz, Cashflow und Investitionsaufwendungen in Workday Adaptive Planning zu integrieren. Auch möchten weitere Abteilungen, darunter das Marketingteam, Teil der Planungsumgebung werden.
Unternehmen, die eine moderne, cloudbasierte Planungslösung wie Workday Adaptive Planning implementieren möchten, rät van Vliet basierend auf den Best Practices seines HelloFresh-Teams, eine Kultur der Eigenständigkeit zu fördern und den Weg des geringsten Widerstands zu nehmen. Letztendlich – so sein Ratschlag – führen einfache Fragen am ehesten zum Ziel: „Wie soll mein Produkt aussehen, wenn es fertig ist? Und was muss ich dafür tun?“
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