Funktionsübergreifende, strategische Planung für FP&A

Die FP&A-Teams von heute können nicht in Silos arbeiten. Teams benötigen Daten, Wissen und Feedback aus allen Abteilungen, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu verstehen. Dies hilft, strategische Erkenntnisse zu gewinnen. Das erfordert Kommunikation und Zusammenarbeit mit mehreren Funktionen - keine leichte Aufgabe.

Immer mehr Unternehmen setzen auf eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um eine unternehmensweite Kooperation zu gewährleisten. Dank neuer Technologien und veränderten Ansichten arbeitet FP&A heute leichter mit anderen Abteilungen zusammen.

Der Aufwand lohnt sich nicht nur, er ist zwingend notwendig. Die Planung über verschiedene Funktionen hinweg verbessert die Zusammenarbeit mit FP&A.

Dabei werden Daten und Erkenntnisse aus anderen Bereichen in den Prozess einbezogen. Gleichzeitig wird das Verständnis jeder Abteilung für ihre finanzielle Leistung gefördert. Im Gegenzug kann die Unternehmensleitung dann eine aufschlussreichere Unternehmensstrategie entwickeln.

Im Folgenden erfahren Sie, wie FP&A durch funktionsübergreifende Zusammenarbeit bessere Einblicke, mehr Enthusiasmus und mehr Innovation erzeugen kann.

Was ist funktionsübergreifende Zusammenarbeit?

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist ein strategischer Ansatz zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Innovation und Effizienz in einer Organisation.

Anstatt einer Organisation, die aus einzelnen Abteilungen besteht, arbeiten funktionsübergreifende Teams gemeinsam an einem Projekt oder Ziel. In diesen Teams arbeiten Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen zusammen, die unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen haben. Dadurch wird der Austausch von Problemen, Informationen und Ideen gefördert.

Der US-Versicherungsriese Northwestern Mutual leistete in den 1950er Jahren Pionierarbeit, als er ein abteilungsübergreifendes Team gründete, um die möglichen Auswirkungen von Computern auf die Geschäftswelt zu untersuchen. Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen begann in den 1980er Jahren. CEOs fokussierten sich auf Erträge und Effizienz.

Heutzutage ist die funktionsübergreifende Planung für die meisten Unternehmen das bevorzugte Arbeitsmodell. Laut IDC, einem globalen Marktforschungsunternehmen, werden bis 2024 zwei Drittel der Mitarbeitenden in leistungsstarken G2000-Unternehmen Teil funktionsübergreifender Teams sein.

Unternehmen setzen die funktionsübergreifende Zusammenarbeit auf unterschiedliche Weise ein. Sie können Teams mit Vertretern aus Marketing, Vertrieb, Finanzen und Technik bilden, um ein neues SaaS-Produkt auf den Markt zu bringen - oder um ein temporäres Pop-up-Team zu bilden, das sich um unmittelbare Ziele kümmert, z. B. um die Durchführung eines neuen Geschäftsgesprächs. In anderen Fällen können diese Teams ein fester Bestandteil der Betriebsstruktur Ihres Unternehmens sein.

Dies ist der Fall bei dem Autohändler CarMax. Im Rahmen seiner Transformationsstrategie ging das Unternehmen von isolierten Teams zu funktionsübergreifenden Teams über, zu denen ein Produktmanager (der das Team leitet), ein Experte für Benutzererfahrung und ein Entwickler oder Ingenieur gehören. Dank dieser Strategie hat CarMax schnellere Geschäftsergebnisse erzielt und das Kundenerlebnis verbessert.

Die Vorteile der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit

Wenn es richtig gemacht wird, können funktionsübergreifende Teams die Erfahrungen der Mitarbeitenden verbessern, die Zusammenarbeit fördern und Doppelarbeit vermeiden.

Die funktionsübergreifende Planung ermöglicht es FP&A-Teams, über die reine Finanzberichterstattung hinauszugehen und Unternehmen dabei zu helfen, bessere operative Entscheidungen zu treffen. Wenn FP&A beispielsweise mit dem Marketing zusammenarbeitet, können Erkenntnisse über Markttrends und Kundenverhalten die Finanzmodelle verbessern und Möglichkeiten für das Unternehmenswachstum aufzeigen.

Weitere Vorteile der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit sind:

Beschleunigte Innovation. Durch die Konzentration auf den Austausch von Fähigkeiten, Brainstorming und eine Vielfalt von Erkenntnissen kann die funktionsübergreifende Zusammenarbeit enorme Innovationsgewinne für Unternehmen bringen, wie eine Studie von Deloitte zeigt.

Höheres Engagement der Mitarbeitenden. Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessert das Engagement der Mitarbeitenden - und die Mitarbeiterbindung. Und warum? Mitarbeitende entwickeln gerne neue Fähigkeiten in Bereichen, die nicht zu ihrem Fachgebiet gehören, und tragen zu einem gemeinsamen Ziel bei.

Erhöhte Agilität. Funktionsübergreifende Teams und kontinuierliche Planung machen Unternehmen agiler und flexibler. Wenn etwas Unerwartetes passiert, können funktionsübergreifende Teams schneller und flexibler reagieren, weil sie mehr Autonomie und Zugang zu umfassenden Fähigkeiten haben.

Im Vergleich dazu reagieren 67% der europäischen Unternehmen nur langsam auf ein sich veränderndes Geschäftsumfeld, weil ihre Organisationen hierarchisch und in Silos arbeiten, so eine Studie von IDC.

Genauere Prognosen. Besserer und regelmäßigerer Input aus anderen Funktionen verbessert

FP&A-Prognosen für Einnahmen, Ausgaben und andere wichtige Finanzkennzahlen.

Bessere Abstimmung. Wenn Abteilungen isoliert arbeiten, können sie den Überblick über die Gesamtstrategie des Unternehmens verlieren - mit dem Ergebnis, dass Ziele, Richtlinien und Budgets nicht mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmen. Eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit sorgt für eine bessere unternehmensweite Abstimmung der Ziele.

Übliche Herausforderungen bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit

Funktionsübergreifende Teams können schnell dysfunktional werden, wenn sie nicht richtig zusammengestellt und verwaltet werden.

Zu den häufigsten Herausforderungen für diese Teams gehören:

Mangel an Unterstützung. Laut einer Deloitte-Umfrage geben mehr als die Hälfte der Unternehmen mit funktionsübergreifenden Teams einen Mangel an kultureller Unterstützung als Grund für die Schwierigkeiten ihrer Teams an. Viele Unternehmen stellen nicht die notwendigen Ressourcen zur Verfügung - oder nehmen nicht die notwendigen kulturellen Veränderungen vor, um diese Teams auf hohem Niveau zu betreiben.

Schwammige Führung. Da die Mitglieder funktionsübergreifender Teams verschiedene Funktionen vertreten, kann es zu Unklarheiten darüber kommen, wer die Verantwortung trägt. Stellen Sie vor allem sicher, dass Ihr Team eine bestimmte Führungskraft hat - jemanden, der das Ruder in die Hand nimmt, wenn die Zusammenarbeit im Chaos versinkt.

Schlechte Kommunikation. Schlechte Kommunikation ist manchmal ein menschliches Problem (Mitarbeitende arbeiten immer noch in Silos, obwohl sie in einem funktionsübergreifenden Team arbeiten) oder ein technisches Problem (den Teams fehlen die richtigen digitalen Tools für die Kommunikation und den Informationsaustausch).

Regelmäßige Meetings, teambildende Aktivitäten und Feedback-Sitzungen können ebenfalls dazu beitragen, das Vertrauen und die Zusammenarbeit zu stärken.

Unklare Ziele. Unterschiedliche Arbeitsstile oder Meinungen zu Teamprioritäten können die Zusammenarbeit in Teams zum Scheitern bringen. Funktionsübergreifende Teams müssen mit einer überzeugenden Vision beginnen, die das Team auf eine eindeutige Reihe von Zielen ausrichtet. Verknüpfen Sie die Ziele mit einer Reihe von ergänzenden KPIs, um die Bedeutung der Zusammenarbeit zu unterstreichen und sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihren Erfolg unabhängig von der Leistung ihrer Abteilung messen können.

Die Bedeutung der FP&A-Zusammenarbeit

Wenn Unternehmen eine unternehmensweite, funktionsübergreifende Zusammenarbeit einführen, binden sie zuvor isolierte Funktionen wie FP&A stärker in das Tagesgeschäft ein. FP&A hat einen besseren Einblick in wertvolle Daten aus dem gesamten Unternehmen, was für die Erstellung realistischer Budgets und genauer Finanzprognosen entscheidend ist.

Bei Rubrik, einem globalen Anbieter von Cloud-basierten Lösungen für Datenmanagement und -schutz, hat die Einführung von Workday Adaptive Planning dazu beigetragen, dass das Unternehmen den Prozess der Quartalsabschlüsse von drei Monaten auf sieben Tage verkürzen und die strategische Planung per Tabellenkalkulation einstellen konnte. Außerdem ermöglichte es eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und eine stärkere Automatisierung der Planung über mehrere Funktionen hinweg.

Heute kann Rubrik auf Daten im gesamten Unternehmen zugreifen. Sie können schneller auf Markttrends reagieren und auf der Grundlage aktueller Daten schnellere Entscheidungen treffen.

Rubrik ist nicht allein. Wenn FP&A einen ganzheitlichen Überblick über die unternehmensweiten Finanzen und Zugang zu moderner Finanzplanungssoftware hat, können einzelne Teams umsatzsteigernde Möglichkeiten oder ressourcenverschlingende Initiativen erkennen.

Wie man die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit FP&A-Teams sicherstellt

Oft ist eine Tabellenkalkulation das größte Hindernis für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit FP&A. Excel-Tabellen verhindern einen universellen Zugriff in Echtzeit.

Wenn jeweils nur eine Person auf die Daten einer Kalkulationstabelle zugreifen und diese bearbeiten kann, lassen sich Änderungen nur schwer nachverfolgen, so dass die Aktualisierung von Kalkulationstabellen ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess ist.

Sie können auch den Zugriff auf Echtzeit-Einsichten und Was-wäre-wenn-Szenarien vergessen. Für diese anspruchsvollen Analysen sind Cloud-basierte Tools erforderlich, die eine kollaborative Berichterstattung ermöglichen und mit reaktionsschnellen, anpassbaren Daten-Dashboards ausgestattet sind.

Mit Workday Adaptive Planning können Unternehmen schnell Was-wäre-wenn-Szenarien modellieren, die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe automatisieren, Daten aus unterschiedlichen Systemen abrufen, um eine einzige Wahrheitsquelle zu schaffen, und gemeinsam im gesamten Unternehmen planen.

In der Tat haben bereits mehrere Unternehmen Adaptive Planning erfolgreich eingesetzt, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.

Maritz, ein globales Vertriebs- und Marketingdienstleistungsunternehmen mit mehreren Niederlassungen, verließ sich auf Adaptive Planning, um Daten aus 11 verschiedenen Systemen in mehreren Unternehmen an einem einzigen, cloudbasierten Ort zu zentralisieren, auf den die Mitarbeitenden problemlos zugreifen können. Das neue System importiert automatisch Daten aus verschiedenen Quellen und ermöglicht so schnellere und vertraulichere Berichte.

Bei der Immobilieninvestmentfirma Fairfield Residential benötigten die Finanzanalysten eine einfache Methode, um mehrere Ertragsströme gleichzeitig zu betrachten. Die Performance-Management-Lösung von Adaptive Planning lieferte mit einem einzigen Klick das, was sie suchten, so dass die Analysten sich auf das konzentrieren konnten, was sie am besten können: Analysieren.

SS&C, ein weltweit tätiges Technologieunternehmen für das Gesundheitswesen, musste die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten im Unternehmen verbessern. Workday gab seinen Führungskräften die Tools und Daten an die Hand, die sie für eine bessere Verwaltung ihrer Ressourcen benötigten. Infolgedessen haben die Abteilungsleiter die Fähigkeiten ihrer Teams erweitert und das Kundenangebot verbessert.

Jedes Unternehmen, das etwas auf sich hält, möchte, dass seine FP&A-Funktion besser zusammenarbeitet. Um dies zu erreichen, sind jedoch die richtige Technologie und ein entsprechender Plan erforderlich. In der heutigen disruptiven Geschäftsumgebung, in der potenzielle Krisen unerwartet aufflammen können, müssen Ihre Planungslösungen zeitnahe Einblicke liefern, die es einfach machen, den richtigen Weg zu finden und zu verfolgen.