Mithilfe von zwei Imperativen die Tempolücke schließen

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es den Unternehmen gelingen kann, mit dem zunehmenden Tempo des Wandels Schritt zu halten? Inzwischen wird klar: Die meisten scheitern daran. 

Trotz historisch beispielloser Umbrüche durch die globale Pandemie, trotz unterbrochener Lieferketten, entstehenden Talentmangels und weiterer Disruptoren gaben fast zwei Drittel (63 %) der CEOs in einer KPMG-Umfrage zu, dass ihre Prozesse und deren Umsetzung zu langsam sind. 

Schon vor zwei Jahren, noch vor der Corona-Krise, wurden Unternehmen durch unvollständige Einblicke in die geschäftliche Performance, veraltete Technologien und rückständige Ansätze bei der Prognose und Budgetierung ausgebremst. Nun, da der Wandel noch schneller voranschreitet, führen diese Defizite zu einer Tempolücke, definiert als die Diskrepanz, die dadurch entsteht, dass es Unternehmen aufgrund dieser verschärften Dynamik immer schwerer fällt, auf Veränderungen zu reagieren.  

Daten von McKinsey bestätigen dies. In einer weltweiten Befragung attestierten nur 20 % der Studienteilnehmer ihrem Unternehmen eine hervorragende Reaktionsfähigkeit bei der Entscheidungsfindung. 

Was bedeutet dies für die übrigen 80 %? Sie versuchen, aufzuholen, und denken fieberhaft darüber nach, wie sie ihr Geschäft modernisieren können. Doch das wird immer schwieriger, je schneller die Welt sich dreht. Dies gilt insbesondere für jene 63 %, die nicht nur unter der Tempolücke leiden, sondern auch veraltete ERP-Modelle einsetzen, die auf dieses Maß an Reaktionsfähigkeit schlicht nicht ausgelegt sind.

Dieser Kampf ist symptomatisch für ein strategisches Problem mit spürbaren Folgen. Die Fähigkeit, sich auf künftige Herausforderungen vorzubereiten, ist heute der Schlüssel zum Erfolg. Wenn man jedoch gezwungen ist, mit Systemen zu arbeiten, die nicht an Veränderungen angepasst werden können, ist Adaptivität nur eine leere Worthülse.

Was können diese Unternehmen tun? Erstens müssen sie sich mit dem Gedanken anfreunden, sich von ihren althergebrachten Arbeitsmethoden und den Technologien, die diesen starren Prozessen zugrunde liegen, zu verabschieden. Zweitens müssen sie sich über die Beschränkungen ihres aktuellen ERP-Systems klar werden und dürfen sich nicht länger dem Gedanken verschließen, dass es bessere Lösungen gibt. Die Rede ist von adaptiven Lösungen, die über die Fähigkeiten von ERP-Systemen hinausgehen.

Traditionelle ERP-Systeme basieren beispielsweise auf veralteten Annahmen. Und wenn die CFOs in den letzten zwei Jahren eines gelernt haben, dann ist es, dass veraltete Annahmen den gravierenden Umbrüchen unserer Zeit wenig entgegenzusetzen haben. ERP-Systeme sind auf die Ansprüche eines besser vorhersehbaren Zeitalters ausgelegt. Auch haben die Unternehmen, die mit diesen Systemen arbeiten, in der Regel diverse weitere Lösungen erworben, was wiederum zu einer fragmentierten Datenlandschaft führt. Das Resultat sind unzusammenhängende und isolierte Prozesse, die das Unternehmen gerade dann ausbremsen, wenn es einen Gang höher schalten müsste.

Zwar gibt es viele Beispiele von Anbietern, die ihre Altsoftware als „cloudfähig“ vermarkten und in die Cloud migrieren, doch mit einer solchen Notlösung lässt sich die Tempolücke nicht schließen. Denn im Kern sind ERP-Systeme Relikte einer vergangenen Zeit, die an Symptomen wie komplexen Hierarchien, umständlichen Kontrollmechanismen und schwerfälligen Zusatzmodulen kranken und ein ständiges Eingreifen der IT-Abteilung erfordern. 

Sie haben nichts mit jener flexiblen, automatisierten, kollaborativen Umgebung gemein, die ein agiles Unternehmen benötigt, um die Tempolücke zu schließen. Das ist auch der Grund, warum eine Studie von The Hackett Group für das Jahr 2021 von einem Rückgang älterer Finanzanwendungen um 11 % ausging. Für echte cloudbasierte Finanzlösungen wurde hingegen ein Anstieg um 25 % prognostiziert.

Die Lücke schließen: mit zwei Imperativen

„Die Tempolücke ist real“, so die Schlussfolgerung unserer neuen globalen Studie, durchgeführt von Longitude. „Mehr als die Hälfte der befragten Führungskräfte (52 %) geben an, dass zwischen der aktuellen Lage ihres Unternehmens und den Anforderungen, die es erfüllen muss, um wettbewerbsfähig zu sein, eine große Lücke klafft.“ Doch Tausenden von Unternehmen rund um den Globus ist es gelungen, diese Lücke zu schließen, und zwar durch Implementierung einer Reihe von Imperativen – oder Best Practices –, die ihnen geholfen haben, agile, reaktionsfähige Organisationsprozesse zu etablieren. Hier betrachten wir zwei dieser Imperative im Detail.

1. Imperativ – Modernisierung der Betriebsabläufe: Veraltete Systeme und Prozesse bremsen die Unternehmen aus, da sie nicht auf Betriebsabläufe in Echtzeit ausgelegt sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass geschäftskritische Informationen, die für den Betrieb unerlässlich sind, in Silos gespeichert sind. Ähnlich fragmentiert sind die Geschäftsprozesse, die auf diesen Daten basieren. Wenn sich die einzelnen Teams sowie deren Systeme und Daten in getrennten Silos befinden, mangelt es dem Unternehmen an der nötigen Reaktionsfähigkeit. Dies führt dazu, dass alle Handlungs- und Entscheidungsprozesse länger dauern.

Das ist nicht ungewöhnlich. Laut Accenture sind 75 % der Führungskräfte in operativen Silos gefangen, die sie in ihrer Handlungsfähigkeit lähmen. Welche Lösungen gibt es? In einer Studie von The Hackett Group nannten Führungskräfte aus dem Finanzwesen den Einsatz von Technologie zur Verbesserung der systemübergreifenden Datenintegration als zentralen Faktor, um „schnellere Planungs-, Umsetzungs- und Analysezyklen sowie besserer Entscheidungsprozesse“ zu unterstützen.

2. Imperativ – Höhere Planungssicherheit durch lückenlose Transparenz: Dieser Imperativ steht in engem Zusammenhang mit dem Abbau interner Silos. Für einen effektiven Betrieb reicht es im modernen Unternehmen nicht aus, sich auf sein Bauchgefühl zu verlassen, um künftige Trends vorherzusehen. Unternehmen benötigen einen unkomplizierten Zugriff auf sämtliche Geschäftsdaten und Systeme, um diese Daten umfassend analysieren zu können. Mit traditionellen ERP-Systemen lässt sich dies nicht bewerkstelligen.

Fortschrittlichere Lösungen, die nicht den Beschränkungen älterer ERP-Systeme unterworfen sind, können hingegen genau das leisten. So führt etwa eine der anpassungsfähigsten Cloud-Plattformen der Branche  – die Enterprise Management Cloud von Workday – alle Finanz-, Personal- und Betriebsdaten in einer einheitlichen, intelligenten Datenbasis zusammen. Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf stets aktuelle Daten und minutengenaues Reporting, sodass Sie einen Überblick über das gesamte Unternehmen erhalten und von einer umfassenden Planungssicherheit profitieren. So können Sie Ihre Daten für sich arbeiten lassen – Daten, die für jeden Verantwortlichen unmittelbar zugänglich sind. 

Um zuverlässige Entscheidungen und unternehmensweite Adaptivität zu garantieren, müssen Sie sich von rückständigen Altsystemen und -prozessen lösen und die aktuelle Performance Ihres Unternehmens analysieren. Durch einen solchen ganzheitlichen, minutengenauen Überblick über das aktuelle Geschäft können Entscheidungsträger ihre künftigen Anforderungen besser prognostizieren und entsprechende Vorkehrungen treffen. In einer Deloitte-Studie zu HR-Trends gaben drei Viertel der befragten Führungskräfte (74 %) an, dass sie ihre Belegschaft dringend weiterqualifizieren müssen, um neue geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Doch nur 10 % gelingt dies. 

Die Daten, die nötig sind, um den dringenden Weiterbildungsbedarf zu decken, sind vorhanden. Doch es mangelt an der Kompetenz, diese Daten richtig einzusetzen, um sich ein umfassendes Bild von den künftigen Anforderungen des Unternehmens zu machen. Führungskräfte sind sich der Tatsache bewusst, dass sich ihr Geschäft ständig weiterentwickelt. Altsysteme können zwar bei der Digitalisierung der vorhandenen Daten helfen, doch mit diesen Systemen lassen sich lediglich rückwärtsgewandte Berichte und standardmäßige Headcount-Reports erstellen. Was HR-Führungskräfte wirklich brauchen, ist eine Möglichkeit, diese Daten interaktiv zu nutzen, um folgende Fragen zu beantworten: Wie sieht unser aktueller Talentpool aus? Welche Skills und Kompetenzen sind im Unternehmen vorhanden und welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten wir fördern? Wann und in welchen Bereichen müssen neue Stellenprofile geschaffen werden?

Eine zunehmend strategische Rolle für Führungskräfte

Wenn es Führungskräften gelingt, die Tempolücke zu schließen, so hat dies den zusätzlichen Vorteil, dass ihnen sowie ihren Teams mehr Zeit für strategische Finanzplanung und -analysen bleibt. Mit anderen Worten: Sie sind besser aufgestellt, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Ein gutes Beispiel dafür ist der moderne Planungsprozess in der Cloud. In Altsystemen sind die Daten fragmentiert und unzusammenhängend und die Planung setzt sich aus zeitintensiven, tabellenbasierten Aufgaben zusammen, die in mühsamer Handarbeit erledigt werden müssen und so manches Wochenende in Anspruch nehmen. Da bleibt kaum Zeit für strategische Analysen oder Empfehlungen. Doch in einer modernen Umgebung ist ein Großteil des Planungszyklus automatisiert. So können Teams im gesamten Unternehmen adaptive Prognosen nach Bedarf erstellen, Budgets kontinuierlich anpassen und What-If-Szenarien modellieren, sodass sie die Auswirkungen ihrer Entscheidungen besser abschätzen können. 88 % der Kunden der Lösung Workday Adaptive Planning bestätigen, dass ihre Rolle im Unternehmen inzwischen strategischer ist als zuvor.

Das Fazit lautet: Veraltete, hartkodierte Prozesse lassen wenig Spielraum für Agilität. Doch gerade Agilität ist für moderne Unternehmen wichtiger als alles andere. Sie ist das Endergebnis der hier erläuterten und anderer Best Practices, die darauf abzielen, die Tempolücke zu schließen, die für einige Unternehmen von Tag zu Tag größer wird. 

Wären traditionelle ERP-Systeme in der Lage, Entscheidungsträgern einen Weg durch die Ungewissheit aufzuzeigen, so hätten sie es inzwischen getan. Doch je schneller der Wandel voranschreitet, desto deutlicher zeigt sich, dass ein neuer Ansatz unerlässlich ist und dass es mit veralteten Ansätzen immer schwieriger wird, das Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten.