Was ist ein ERP-System und warum ist Workday anders?

Zu Anfang galt die Cloud – also der Bereich Cloud-Computing, Cloud-Plattformen und alles, was damit zusammenhing – als unerforschtes Neuland. Dann wurde sie zum Trend – und heute ist sie aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken.

In vielen Unternehmen wurde der Wechsel in die Cloud von der COVID-19-Pandemie beschleunigt. Die Digitalisierung von Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) wurde zur grundlegenden Voraussetzung für den Remote-Betrieb und die Anpassung der Geschäftsmodelle an das sich ändernde Geschäftsumfeld.

Dabei traten die Unzulänglichkeiten von ERP-Systemen – ob lokal oder in der Cloud – in aller Deutlichkeit zutage. Durch ihre inhärenten Beschränkungen – von starren Prozessen bis hin zu fragmentierten Daten – sind ERP-Lösungen, die einstigen Grundpfeiler des Unternehmenssystems, nicht mehr agil genug, um mit den Veränderungen des dynamischen Markts von heute Schritt zu halten und Innovationen zu fördern.

Vielleicht bieten ERP-Systeme einfach nicht die nötigen Voraussetzungen, um gestärkt aus einer Welt im Wandel hervorzugehen.

Unternehmen sollten sich daher nicht mehr damit zufriedengeben, ihr aktuelles ERP-System beizubehalten und lediglich in die Cloud zu migrieren („Lift & Shift“), denn dabei werden dessen Unzulänglichkeiten übernommen. Genauso wenig sollten sie ein beliebiges cloudbasiertes ERP-System implementieren, nur um der Cloud willen.

Stattdessen sollten sie ihre Systeme und Prozesse aufwerten und modernisieren, um sie in Einklang mit den geschäftlichen Zielen im digitalen Zeitalter zu bringen („Uplift & Reshift“). Dies erfordert eine Lösung mit digitalem Rückgrat – sprich mit einer intelligenten Datenbasis.

In diesem Blog-Beitrag beantworten wir häufig gestellte Fragen zu Cloud-ERPs und inwiefern sich Workday als Enterprise Management Cloud-Lösung davon unterscheidet.

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System bezeichnet das Management einer Suite aus betriebsrelevanten Softwareanwendungen – z. B. für Finanzwesen, Personalmanagement, Lieferkette, Customer Relationship Management (CRM) und Bestandsverwaltung – in einer einzigen Lösung.

Doch um wirklich zu verstehen, was ein ERP-System ist, sollten Unternehmen über die Lehrbuchdefinition hinausgehen. ERP-Systeme unterscheiden sich je nach Architektur erheblich in ihrem Leistungsumfang. Von diesem Leistungsumfang hängt es ab, ob ein ERP-System die nötige Agilität für ein modernes Geschäftsumfeld bietet – oder ob das Unternehmen möglicherweise eine völlig neue Art von System in Erwägung ziehen sollte.

Betrachten wir zum Beispiel die Geschichte des ERP-Begriffs: In den 1960er Jahren bezogen sich integrierte Softwareanwendungen in erster Linie auf Prozesse in der Fertigungsindustrie, z. B. Bestandskontrollen und Produktionsplanung. Dieser Bereich wurde als Materialbedarfsplanung (Materials Requirements Planning, MRP) bezeichnet.

In den 1990er Jahren schließlich prägte das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner den Begriff „ERP“, um den Einzug integrierter Anwendungen in den Bereich der Backoffice-Betriebssysteme, etwa für Personalmanagement und Finanzwesen, zu beschreiben.

Seither hat sich die Bedeutung des Begriffs immer wieder gewandelt. Mit dem neuen Begriff ERP II wurde beispielsweise die Anbindung weiterer Add-on-Anwendungen an das Kerngeschäftssystem beschrieben. So kann die Integration von Daten aus dem CRM-System Unternehmen beispielsweise helfen, die finanziellen Auswirkungen von Kundenvertriebstrends nachzuvollziehen. Doch es gab keine klare begriffliche Trennung: ERP bezeichnete oft auch ERP II-Systeme.

Ende der 1990er fand Cloud-Computing seinen Weg in die IT-Szene. Mitte der 2000er Jahre wurden vor Ort betriebene ERP-Systeme allmählich von cloudbasierten Plattformen abgelöst. Größere Unternehmen waren skeptisch, was die Verlagerung ihrer ERP-Systeme in die Cloud anging. Insbesondere sicherheitsbezogene Bedenken und die Komplexität der Datenmigration ließen sie zögern. Auch hatten viele dieser Unternehmen bereits intensiv in ihre ortsgebundenen ERP-Systeme investiert. Gleichzeitig mussten die Hürden beim Management von ERP-Systemen überwunden werden: zum einen die technischen Schulden, die mit der Wartung kostspieliger Hardware für das ERP-System verbunden waren, und zum anderen die starke Abhängigkeit von der IT-Abteilung im Hinblick auf die Programmierung und Wartung neuer Prozesse sowie die Entwicklung entsprechender Workarounds im Falle von geänderten Geschäftsanforderungen.

Gerade durchlebt der ERP-Begriff einen weiteren Wandel.

So schreibt Gartner^® in der Studie „Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption“: „Der Bedarf nach mehr Agilität durch Einsatz mehrerer Daten- und Anwendungsquellen veranlasst Unternehmen dazu, stärker integrierte ERP-Systeme zu entwickeln, statt bei der Anwendungsarchitektur an einem streng monolithischen Ansatz festzuhalten.“

„Unternehmen“, heißt es weiter in der Gartner-Studie, „sollten mit ihren dynamischen Geschäftsanforderungen Schritt halten, indem sie eine ERP-Strategie entwickeln, die stärker auf Reaktionsfähigkeit und Modularität ausgelegt ist. Sie sollten geschäftskritische Altsysteme modernisieren oder ersetzen, um den Übergang zu modularen Anwendungen zu beschleunigen. Von neuen monolithischen Lösungen, die ihnen von Anbietern oder internen Entwicklern vorgeschlagen werden, sollten sie Abstand nehmen.“¹

Doch wenn eine ERP-Anwendung den charakteristischen monolithischen Ansatz ablegt – kann man dann überhaupt noch von einem ERP-System sprechen? Vielleicht verdient ein datenbasiertes und kundenorientiertes System einen völlig neuen Namen, der es vom traditionellen ERP abhebt und seinen progressiven Charakter betont.

Wir sprechen in diesem Zusammenhang von der Enterprise Management Cloud.

Was sind die Vorteile einer cloudbasierten ERP-Plattform?

Ein cloudbasiertes ERP ist ein ERP-System, das in einem internetbasierten Rechenzentrum gehostet und von einem Anbieter verwaltet wird. Cloudbasierte Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich auf die Maximierung des geschäftlichen Mehrwerts zu konzentrieren, der durch die Cloud-Plattform generiert wird. Denn es fallen keine Kosten für die Hardware-Wartung und die Anpassung eines On-Premise-Systems an.

Eine cloudbasierte Lösung bietet Unternehmen folgende Vorteile:

• Kürzere Deployment-Zeiten und schnellere Wertschöpfung: Da cloudbasierte Lösungen online gehostet werden, lassen sie sich in der Regel schneller zum Einsatz bringen als On-Premise-Systeme. Zudem ist das Deployment weniger kostspielig. Anschließend vergeht weniger Zeit, bis die Cloud-Lösung Mehrwert generiert.

• Vorhersehbare Betriebskosten: Bei traditionellen ERPs fallen laufende Wartungskosten an – etwa für die Anschaffung und Verwaltung der Hardware, für Anwendungsanpassungen und für die Software-Lizenzierung. Bei cloudbasierten Lösungen erfolgt die Abrechnung anhand eines Abonnementmodells, sodass die laufenden Kosten vorhersehbar sind und nicht für Wartungsarbeiten oder Upgrades, sondern hauptsächlich für die Nutzung des Service anfallen.

• Remote-Zugriff: Eine cloudbasierte Lösung ist jederzeit und allerorts abrufbar. Dieses Maß an Zugänglichkeit erwies sich zu Beginn der Pandemie als unverzichtbar, als viele Unternehmen ihre Belegschaft ins Homeoffice schickten und so wichtige Aufgaben wie Finanzabschlüsse erstmalig per Remote-Zugriff erledigt werden mussten. Durch die zunehmende Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle hat sich der Remote-Zugriff als neuer Standard etabliert.

Wie sind die Aussichten für den Cloud-ERP-Markt?

Cloud-ERP hat den Kipppunkt längst überschritten. Der Trend erobert die Geschäftswelt im Sturm.

Laut Emergen Research erzielte der weltweite ERP-Markt 2020 einen Umsatz von 44,83 Milliarden USD. Bis 2028 wird mit einem Anstieg auf 141,68 Milliarden USD gerechnet.

„Die steigende Nachfrage nach Echtzeit-Analysen zur Verbesserung der operativen Effizienz dürfte das Umsatzwachstum des weltweiten Cloud-ERP-Markts weiter ankurbeln“, heißt es in der Studie.

Auch bei Finanzmanagementsoftware steigt der Anteil der Unternehmen, die eine cloudbasierte Lösung eingeführt haben. Dazu heißt es in der Gartner-Studie „2021 Gartner Magic Quadrant™ for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises“: „2020 verzeichnete Gartner einen Rückgang der Nachfrage nach neuen Cloud Core Financial Management (CCFM) Suites um 10 bis 15 %. Seit Anfang 2021 steigt die Nachfrage wieder. Dies zeugt von der Widerstandsfähigkeit des Markts: Viele Unternehmen möchten ihre lizenzbasierten On-Premises-Altsysteme durch modernere Lösungen ersetzen.“

In der Gartner-Studie 2021 heißt es weiter zur Marktentwicklung: „Der Markt für CCFM Suites wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren weiterhin von einer hohen Einführungsrate profitieren. Bis zum Jahr 2025 dürften im Bereich Finanzanwendungen 80 Prozent aller neuen Projekte im Mittelstand und 45 Prozent in großen und globalen Unternehmen in der Public Cloud zum Einsatz gebracht werden.“²

Was ist beim Kauf eines Cloud-ERP zu beachten?

Der technologische Wandel mag bisherige Geschäftspraktiken und Geschäftsmodelle auf den Kopf stellen, doch chronische Schwachstellen an der Organisationsbasis lassen sich durch Technologie nicht beheben. Unternehmen müssen sich darüber klar werden, was sie erreichen wollen, statt ein beliebiges Cloud-ERP zu implementieren, nur um die Migration in die Cloud zu forcieren.

Die Bereitschaft, in cloudbasierte Technologien zu investieren, steigt. Dies schließt die Loslösung von Altsystemen zugunsten von Cloud-Lösungen ein. Doch vor dem Kauf sollten Unternehmen sich auch die Frage stellen, wie die zukünftige ERP-Lösung von der Cloud Gebrauch macht. Anders ausgedrückt: Die Bezeichnung „Cloud-ERP“ sagt noch nichts darüber aus, ob eine Lösung wirklich alle Vorteile von Software-as-a-Service (SaaS) bietet.

ERP-Systeme bergen nach wie vor Risiken und Herausforderungen. So vererbt sich etwa die chronische Inflexibilität, an der ERP-Altsysteme seit jeher gelitten haben: Neue Anforderungen konnten nur durch unternehmensspezifische Workarounds oder die Anbindung an ein anderes System erfüllt werden. Diese Anpassungen und Integrationen verursachten zusätzliche Kosten, sobald ein Systemupdate anstand, da sie wiederum an das aktualisierte System angepasst werden mussten.

In der Geschäftswelt wird der Ruf nach mehr Standardisierung und Vereinfachung zwecks Effizienzsteigerung und Kostensenkung immer lauter. Doch dieses Problem lässt sich nicht immer durch die Migration in die Cloud lösen. Viele cloudbasierte ERP-Systeme sind Softwarelösungen auf Basis älterer Technologien und Architekturen, die lediglich in die Cloud verlagert wurden, aber nach wie vor unter fragmentierten Systemen und unflexiblen Prozessen leiden. Noch problematischer ist, dass viele über komplexe Architekturen verfügen, deren physische Datenspeicher auf mehrere Systeme verteilt sind. Zur Analyse müssen diese fragmentierten Daten mithilfe der jeweiligen systemeigenen Reporting-Tools in einer Ansicht kombiniert werden. Bis die Anwender im Unternehmen – z. B. das Finanzteam – die daraus resultierenden Berichte zu Gesicht bekommen, sind diese längst veraltet.

Einfach gesagt: Nicht alle cloudbasierten ERP-Systeme sind gleich. Bei der Implementierung einer cloudbasierten ERP-Lösung sollten sich Unternehmen vor der „Lift & Shift“-Falle in Acht nehmen, um nicht die Defizite ihres Altsystems in der Cloud zu replizieren. Eine cloudbasierte Lösung, die dem modernen Geschäftsumfeld Rechnung trägt, sollte folgende Kriterien erfüllen:

• Eine anpassungsfähige Datenstruktur: Mitarbeiterzuwachs, Umsatzsteigerung, neue Geschäftsbereiche – all das generiert Daten. Doch in ERP-Altsystemen sind diese Daten aufgrund der architektonischen Besonderheiten nicht ohne Weiteres abrufbar. Vielmehr sind sie in relationalen Datenbanken gespeichert und müssen erst extrahiert werden, bevor sie analysiert werden können, um Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Eine cloudbasierte Lösung mit einer anpassungsfähigen Datenarchitektur kann strukturierte und unstrukturierte Daten innerhalb der Lösung ganz ohne Extrahierung in Erkenntnisse verwandeln, die für alle Unternehmensbereiche relevant sind. Bei Workday sprechen wir in diesem Zusammenhang von einer „intelligenten Datenbasis“.

• Sicherheit hat Priorität: Unternehmen profitieren von einer Cloud-Lösung, bei der Sicherheit ein integraler Bestandteil der Anwendungsbasis ist. Denn dadurch gelten für alle Anwender dieselben Sicherheitsstandards, wobei ihr individueller Zugang zu bestimmten Daten oder Geschäftsprozessen auf die Aufgaben oder Berechtigungen ihrer jeweiligen Rolle zugeschnitten sind. Außerdem lassen sich alle Aktionen zurückverfolgen und auditieren. Scheidet eine Mitarbeiterin aus dem Unternehmen aus, muss nur ihr Status geändert werden, um alle Zugriffsberechtigungen zu widerrufen.

• Erhöhte operative Agilität: Agilitätsdefizite sind CFOs zufolge das größte Manko ihrer bisherigen Finanzmanagementsysteme. Doch durch den Wechsel in die Cloud steigt nicht automatisch die geschäftliche Agilität. Selbst wenn sie sich für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, verlieren manche Unternehmen ihre Ziele aus dem Blick, da die sich zu sehr auf die Neuimplementierung benutzerdefinierter Funktionen und Prozesse konzentrieren. Die geschäftliche Agilität bleibt dabei auf der Strecke. Führungskräfte sollten beim Lösungsvergleich darauf achten, ob sie die jeweilige Cloud-Plattform in die Lage versetzt, die Betriebsabläufe agiler zu gestalten. Mit Workday können Sie beispielsweise in Minutenschnelle neue Geschäftsprozesse konfigurieren, neue Rechtsformen einrichten und Ihre Datenbasis um neue Dimensionen ergänzen, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Doch die wichtigste Überlegung bei der Bewertung cloudbasierter ERPs bzw. Anwendungen ist die Konkretisierung der gewünschten Unternehmensergebnisse. So sollten Sie beispielsweise ermitteln, welche Vertriebskampagnen oder Geschäftsbereiche Einfluss auf Umsatz oder Forderungen haben. Dies erfordert detaillierte Einblicke in die Nebenbücher. Anhand der zusammengefassten Daten der Finanzaufstellung lässt sich diese Frage nicht beantworten. Indem Sie Ihre Geschäftstreiber klar benennen, können Sie die ideale Technologie für Ihr Unternehmen identifizieren, statt sich mit einer beliebigen Cloud-Lösung zufriedenzugeben. Dieses Verfahren wird in Workdays Leitfaden zur Auswahl von Finanz-, HR- und Abrechnungslösungen näher beschrieben.

Ist Workday ein ERP-System?

Ein cloudbasiertes ERP-System ist definiert als Suite von Softwareanwendungen, die zentral in einer Lösung gemanagt werden. Auf den ersten Blick scheint diese Definition auf die Workday-Anwendungssuite zuzutreffen. Doch tatsächlich handelt es sich bei Workday um eine völlig neue Softwaregeneration.

Warum? Nicht selten behalten ERP-Altsysteme nach dem Wechsel in die Cloud die unflexible Dateninfrastruktur aus On-Premise-Zeiten bei, was zu in sich geschlossenen Datensilos und benutzerdefinierten Prozessen führt, die sich nicht im gebotenen Tempo an die dynamischen Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen.

Workday bietet ein Gegenkonzept, denn wie in unserem „Real SaaS Manifesto“ beschrieben, wurde Workday von Grund auf in der Cloud entwickelt. ERP-Systeme sind ihrem Wesen nach nicht mit einer cloudnativen Architektur vereinbar. Eine Cloud-Plattform mag zwar dazu beitragen, die Betriebskosten zu senken, doch ein cloudbasiertes ERP allein kann die Lücke zwischen Prozess und Ausführung nicht schließen. Eine Studie zeigt die größte Herausforderung, mit der Unternehmen derzeit konfrontiert werden: 63 % der CEOs bewerten ihre Prozesse und deren Umsetzung als zu langsam. Diese Tempolücke klafft immer weiter auseinander: Bedingt durch neue Möglichkeiten schreitet der Wandel schneller voran, als es Unternehmen gelingt, Kapital aus den Neuerungen zu schlagen.

„Wenn Sie ein neues Maß an operativer Schnelligkeit und Agilität erreichen wollen, dürfen Sie sich nicht mit veralteter Enterprise Resource Planning-Technologie (ERP) zufriedengeben“, so das Fazit von Pete Schlampp, Executive Vice President of Product Development bei Workday.

Der Begriff und das Konzept „ERP“ gehören ins Reich der Dinosaurier: Sie sollten den Weg frei machen für eine neue Spezies – eine neue Softwaregeneration, die die Tempolücke schließt und Unternehmen in Zeiten des Wandels zum Erfolg verhilft.

Was ist eine Enterprise Management Cloud?

Wenn Workday kein Cloud-ERP-System ist, was ist es dann?

Workday ist eine Enterprise Management Cloud-Lösung – ein cloudnatives Betriebssystem für Unternehmen, das sich auf fundamentale Weise von einer in die Cloud migrierten Altarchitektur unterscheidet.  

Den Kern einer Enterprise Management Cloud-Lösung wie Workday bildet eine intelligente Datenbasis. Diese Technologie bietet vier entscheidende Vorteile: 

• Leistungsstarkes Fundament: In den meisten Altarchitekturen befinden sich die Funktionen für Transaktionsverarbeitung einerseits und Analyse andererseits in separaten Systemen, was die Schaffung einer zentralen und zuverlässigen Informationsquelle im Unternehmen erschwert. Eine Enterprise Management Cloud bietet hingegen einen nahtlosen, systemübergreifenden Datenstrom und echtzeitbasierten Datenzugriff. Integrierte Sicherheit, moderne Automatisierung auf der Basis von Machine Learning und eine offene und vernetzte Architektur ermöglichen eine nahtlose Einbindung in Ihr IT-Ökosystem.

• Umfassender Überblick: Über das leistungsstarke Fundament erhalten alle Teams in Echtzeit einen umfassenden Überblick über ihre Finanzen, Mitarbeiter und Betriebsabläufe. Live-Daten sind jederzeit abrufbar, leicht verständlich und abgesichert.

• „Business-First“-Ansatz: Prozesse in ERP-Systemen sind hartcodiert. Daher ist diese Technologie für ein störungsanfälliges Geschäftsumfeld schlecht geeignet. Unternehmen müssen in der Lage sein, Geschäftsprozesse flexibel anzupassen, um ihr Wachstum anzukurbeln. Gleichzeitig müssen sie robust genug sein, um Umbrüche zu überstehen. „Anwendungen müssen sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen, statt das Unternehmen zur Anpassung an die Software zu zwingen“, wie Schlampp es so treffend formuliert hat.

• Kontinuierliche Neukalibrierung: Planungs- und Analysesysteme sind aufgrund ihrer Datenstruktur in der Regel nicht mit dem ERP-System kompatibel, ob dieses nun traditionell vor Ort oder in der Cloud gehostet wird. 

Nehmen wir an, im ERP-System haben Daten die Form von Quadraten. Im Planungs- und Analysesystem werden sie hingegen als Dreiecke dargestellt. Tatsächlich sind sie jedoch pyramidenförmig: am Boden quadratisch und an den Seiten dreieckig. Die Daten bleiben unverändert, doch je nach Perspektive ändert sich die Wahrnehmung. Herkömmliche ERP-Systeme können diese Dimensionalität nicht abbilden, da sie auf eine Perspektive beschränkt sind. Doch als Enterprise Management Cloud-Lösung kann Workday problemlos mehrere Datenarten und -quellen kombinieren, sodass dieselben Daten aus unterschiedlicher Perspektive betrachtet werden können.

Auch diese Funktion verdankt die Lösung ihrer intelligenten Datenbasis. So können Planungs- und Analysesysteme zusammen mit anderen Anwendungen – z. B. Finanzmanagementsoftware – in einer einzigen Lösung gemanagt und ständig mit den neuesten Daten aktualisiert werden, sodass sich Pläne direkt über das Transaktionssystem realisieren lassen. Anders ausgedrückt: Durch die Planung, Umsetzung und Analyse anhand von mehreren Szenarien ist eine flexible Reaktion auf sämtliche Eventualitäten möglich.

Unternehmen beschreiben sich selbst als „datengesteuert“, doch allzu oft unterliegen sie bei der Datennutzung den architektonischen Beschränkungen veralteter Software oder ERP-Systeme. Diese Beschränkungen gibt es bei der Enterprise Management Cloud nicht. Anhand der verfügbaren Daten können Unternehmen Prozesse für die gewünschten Unternehmensergebnisse und die sich ändernden geschäftlichen Anforderungen entwickeln. Indem sie die Tempolücke schließen, können sie sich umfassend auf eine Welt im Wandel vorbereiten.

_{¹Gartner, „Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption“, Denis Torii, Dixie John, Duy Nguyen, Tim Faith, Paul Schenck, 4. Dezember 2020}

_{²„Gartner Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises“, John Van Decker, Greg Leiter, Robert Anderson, 10. Mai 2021. GARTNER und MAGIC QUADRANT sind eingetragene Marken und Dienstleistungsmarken von Gartner, Inc. und/oder dessen verbundenen Unternehmen in den USA und anderen Ländern. Sie werden in dieser Publikation mit Genehmigung der Inhaber verwendet. Alle Rechte vorbehalten.}