So fördern Sie eine KI-gestützte Belegschaft

In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:

• Was versteht man unter einer KI-gestützten Belegschaft?
• Die Auswirkungen der KI auf die globale Arbeitswelt
• Die 5 Vorteile einer KI-gestützten Belegschaft
• Schaffung der KI-gestützten Belegschaft der Zukunft mit Workday

Künstliche Intelligenz (KI) treibt über alle Branchen hinweg große Innovationen voran – doch für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist diese Technologie auch ein Grund zur Sorge. Mit modernen Tools für generative KI lassen sich Bilder, Texte und Datensätze in kürzester Zeit erstellen, was Fragen nach der langfristigen Arbeitsplatzsicherheit aufwirft. Forschungsstudien der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung zufolge sind 27 % der Tätigkeiten weltweit stark von der Automatisierung bedroht. Zum Glück jedoch lässt sich langfristiger Erfolg nur durch die Erweiterung der menschlichen Fähigkeiten erreichen. Mitarbeiter zu ersetzen, ist hingegen keine Option.

KI bietet einen massiven Wettbewerbsvorteil, doch die Identifizierung möglicher Anwendungsfälle ist in vielen Unternehmen noch nicht abgeschlossen. Dabei dürfen Arbeitgeber die menschliche Komponente nicht aus dem Blick verlieren. Sie müssen gewährleisten, dass ihre HR-Teams in wichtige KI-Entscheidungen eingebunden werden. Unternehmen, die in der neuen Arbeitswelt erfolgreich sein wollen, müssen drei Fragen beantworten: Wie wird KI den Arbeitsablauf jedes einzelnen Mitarbeiters verändern? Welches sind die potenziellen Vorteile von KI und wie kann sie die menschliche Produktivität steigern? 

Was versteht man unter einer KI-gestützten Belegschaft?

Der Begriff der „Augmented Workforce“, also der durch KI unterstützten Belegschaft, bezieht sich auf jede Organisationsform, bei der Menschen und Maschinen als Partner zusammenarbeiten. Durch diese Kooperation von KI-Systemen und menschlichem Personal lassen sich weitaus bessere Ergebnisse erzielen als durch separate Arbeitsabläufe. Dies erfordert einen Wechsel von einem Arbeitsmodell, das ausschließlich auf menschlichen Arbeitskräften basiert, zu einem Modell, das die Technologie miteinbezieht.

Neben der KI-gestützten Belegschaft sollten wir auch einige verwandte Begriffe definieren. Wenn Sie eine KI-gestützte Belegschaft schaffen möchten, dann müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden die Rolle der künstlichen Intelligenz am Arbeitsplatz verstehen. Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselbegriffe, die Ihnen helfen, die KI-Funktion zu definieren:

• Künstliche Intelligenz (KI): Dies bezeichnet die Fähigkeit von Computern und Maschinen, Aufgaben auszuführen, für die bislang menschliche Kognition erforderlich war. Die Technologie wurde ursprünglich zur Problemlösung konzipiert, doch inzwischen gibt es zahlreiche Anwendungsfälle für KI, von der Datenanalyse bis hin zur Bilderzeugung.

• Machine Learning (ML): Hierbei handelt es sich um einen Teilbereich der KI, der sich mit dem Anlernen von Maschinen mittels Algorithmen beschäftigt, die durch Wiederholung lernen. Anstatt explizite Anweisungen zu befolgen, greifen ML-Systeme auf statistische Modelle zurück und entwickeln sich auf der Grundlage von Datenmustern weiter.

• Intelligente Automatisierung: Dies bezeichnet die Automatisierung regelmäßig ablaufender manueller Prozesse zur Optimierung der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter. Automatisierungstools steigern nicht nur die Genauigkeit und Effizienz, sie ermöglichen es den Mitarbeitern auch, sich auf Tätigkeiten mit höherer geschäftlicher Priorität zu konzentrieren.

Die Auswirkungen der KI auf die globale Arbeitswelt

Unternehmen, deren Belegschaft durch KI unterstützt werden, bewirken bereits große Veränderungen auf dem globalen Markt. Laut Datenauswertungen von AlphaSense kamen im Jahr 2023 bei knapp 40 % der Blue-Chip-Unternehmen im S&P 500-Index von „KI“ oder verwandte Begriffe in Earnings Calls zur Sprache. Führungskräfte müssen dem Umstand Rechnung tragen, dass eine große technologische Revolution nicht nur unmittelbar bevorsteht, sondern bereits stattgefunden hat. Doch was bedeutet ein solcher gravierender Umbruch für den Arbeitsplatz?

Laut einer Studie von McKinsey liegt der Anteil der Berufe, die vollständig automatisiert werden könnten, bei unter 5 %. Für die meisten Unternehmen ist eine vollständige Automatisierung jedoch ohnehin nicht das Ziel. Dieselbe Studie kam zu dem Schluss, dass fast 60 % der Mitarbeitenden Aufgaben ausführen, die sich zu einem Drittel automatisieren ließen. Hier zeigt sich ein grundlegender Wandel im Hinblick auf die Rolle, die Verantwortlichkeiten und die Arbeitswelt der Zukunft im Allgemeinen.

Wenn eine vollständige Automatisierung nicht das Ziel ist, stellt sich die Frage, wie KI eingesetzt werden kann, um Arbeitskräfte zu unterstützen, nicht zu ersetzen. Laut einer Workday-Studie von 2023 sind 45 % der Verantwortlichen der Meinung, dass die Menschen von KI und ML profitieren werden, weil sich ihnen dadurch neue Karrierepfade eröffnen. Hingegen ergab eine Workday-Studie von 2024, dass nur 62 % der Führungskräfte und gerade einmal 52 % der Mitarbeitenden den Einsatz von KI begrüßen. Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen die Zeit nehmen, die potenziellen Vorteile des KI-gestützten Arbeitsplatzes zu untersuchen.

Die 5 Vorteile einer KI-gestützten Belegschaft

Immer mehr Unternehmen denken über Anwendungsfälle für KI nach, was auf einen grundlegenden Wandel hindeutet. Was die KI jedoch von anderen, punktuellen technologischen Innovationen unterscheidet, ist die Breite ihrer möglichen Anwendungen. Das bedeutet, dass sich die Vorteile auf alle Aspekte Ihres Unternehmens auswirken können.

Jede der folgenden fünf Kategorien zeigt auf, wie Unternehmen mit einer KI-gestützten Belegschaft ihren Konkurrenten in einem bestimmten Bereich den Rang ablaufen. Ob durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben, die Optimierung der Personalbeschaffung oder die Ermittlung von Kompetenzlücken – KI kann dazu beitragen, unerschlossenes Potenzial freizusetzen.

1. Effizienzsteigerungen durch Automatisierung

Die Produktivität zu steigern, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu senken, kann ein schwieriger Balanceakt sein. Intelligente Automatisierung zeichnet sich dadurch aus, dass sie Arbeitsprozesse aus einer mitarbeiterorientierten Perspektive betrachtet. KI automatisiert Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe, sodass sich die Mitarbeiter um jene Aufgaben kümmern können, die ein menschliches Eingreifen erfordern. KI strukturiert und analysiert komplexe Daten und erstellt auf dieser Basis Prognosen, während die Mitarbeiter kreative Lösungen finden und das große Ganze im Blick haben.

Entscheidend ist, dass diese Beziehung zwischen Mensch und Maschine kooperativer Natur ist. Das bedeutet, dass die Teammitglieder Entscheidungen auf der Grundlage der von der KI erfassten Daten treffen. Bei Entscheidungen, die die Menschen betreffen, von der Arbeitsplanung bis zur Umstrukturierung von Teams, werden wichtige persönliche Faktoren in den Daten oft nicht erfasst. Letztlich kennen Manager die Personen, die in ihrem Büro oder in ihren Produktionsstätten arbeiten, am besten. KI hilft ihnen lediglich, noch schneller zu agieren. Durch die Einbindung des Menschen in alle Prozesse entsteht eine produktivere und zufriedenere KI-gestützte Belegschaft.

Hier sind drei Bereiche, in denen KI bereits heute zu erheblichen Effizienzvorteilen im Unternehmen führt:

• Optimierung von Zeitplänen durch Abgleich des Personalbedarfs mit den Kompetenzen, der Verfügbarkeit und den Präferenzen der Mitarbeitenden
• Zielgerichtetes Mitarbeiter-Feedback im entscheidenden Moment
• Genauere Bedarfsprognosen, Anpassung an sich verändernde Märkte und Vermeidung von Fehlbeständen

2. Optimierung von Recruiting und Onboarding

Der erste Eindruck zählt. Das gilt insbesondere im Bereich Recruiting und Onboarding. Unübersichtliche Einstellungsportale, unklare Interview-Praktiken und eine schlechte Terminplanung können die Talentgewinnung zu einem umständlichen Prozess machen. Infolgedessen investieren HR-Abteilungen viel Zeit und Ressourcen in Recruiting und Onboarding. Durch eine KI-gestützte Belegschaft lassen sich viele dieser Probleme lösen.

Im Bereich Recruiting beschleunigt KI die Abläufe in der Personalbeschaffung, indem sie Kandidaten mit passenden Skills und Kompetenzen identifiziert, die dann von menschlichen Recruitern gesichtet werden. Nach der Einstellung können KI-Chatbots mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache schnelle Antworten auf Onboarding-Fragen geben. In beiden Fällen ermöglicht KI HR-Fachkräften, intelligente und effektive Entscheidungen zu treffen. Und durch die Beantwortung einfacher Anfragen durch die KI bleibt mehr Zeit, sich um dringendere Probleme zu kümmern, die die neuen Mitarbeiter möglicherweise haben.

Hier sind drei Bereiche, in denen KI schon heute zur Optimierung von Recruiting und Onboarding eingesetzt wird:

• Inhaltlicher Entwurf für Stellenausschreibungen und -beschreibungen auf der Grundlage einfacher Prompts
• Durchsuchen großer Mengen von Bewerbungen nach Kandidaten mit den passenden Skills für die jeweilige Rolle
• Vorschlagen weiterer Stellenoptionen für Kandidaten mit entsprechenden Berufserfahrungen und Skills

3. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Der Diskurs zum Thema Mitarbeiter-Experience konzentriert sich häufig auf die Verbesserung der zwischenmenschlichen Aspekte. Mehr Raum für soziale Kontakte am Arbeitsplatz, eine bessere Schreibtischausstattung oder ein größeres Angebot an Snacks. Es ist jedoch ein Fehler, die Diskussion über die Mitarbeiter-Experience auf das physische Arbeitsumfeld zu beschränken. Ein großer Vorteil der KI im Bereich Personalmanagement ist die Schaffung einer wirklich barrierefreien und integrativen Unternehmenskultur.

Neben der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Automatisierung gängiger Aufgaben lassen sich durch KI die Einstiegshürden für bestimmte Stellen senken. KI kann bedarfsgerechten Support und maßgeschneiderte Informationen bereitstellen und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter weltweit fördern. Auf diese Weise können Beschäftige mit einer Behinderung ihren Arbeitsort und ihre Arbeitsabläufe an persönliche Bedürfnisse anpassen. Vor allem aber können Unternehmen KI einsetzen, um das Mitarbeiter-Engagement zu messen, das sich aus Veränderungen dieser Art ergibt.

Hier sind drei Bereiche, in denen KI die Mitarbeiter-Experience bereits heute verbessert:

• Bedarfsgerechte Empfehlungen für Weiterbildungs- und Learning-Programme
• Anpassung der Schichtplanung und Arbeitsabläufe auf individueller Basis
• Durchsuchen großer Mengen von Mitarbeiter-Feedback zur Gewinnung von Erkenntnissen, die sich unmittelbar auf den Umsatz auswirken

4. Maßgeschneidertes Learning für die Mitarbeitenden

Eine Studie von Forum und PwC zeigt, dass Investitionen in die Weiterbildung das BIP bis 2030 um 6,5 Billionen US-Dollar steigern könnten. Trotzdem werden nur 0,5 % des globalen BIP in lebenslanges Lernen für Erwachsene investiert. Oft fällt es Unternehmen schwer, zu erkennen, wo es Kompetenzlücken gibt und welche Skills und Kompetenzen überhaupt benötigt werden. Durch den Einsatz von KI zur Verarbeitung entsprechender Daten in Echtzeit können die Verantwortlichen einen umfassenden Überblick über ihr Kompetenzportfolio gewinnen.

KI bietet HR-Führungskräften eine umfassende Datenbasis, die die Beziehungen zwischen verschiedenen Kompetenzen ebenso wie Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigt. Darüber hinaus kann KI maßgeschneiderte Lernpfade auf der Grundlage des Weiterbildungsbedarfs erstellen. 54 % der Führungskräfte geben an, dass sie mithilfe von KI bisher unentdeckte Fähigkeiten leichter ermitteln und so ihre Belegschaft neu qualifizieren und Arbeitskräfte zu binden, die andernfalls abwandern. Mit intelligenter Automatisierung ist es leichter denn je, die Weiterbildung der Mitarbeiter und die interne Mobilität zu fördern.

Hier sind drei Bereiche, in denen KI Mitarbeitern schon heute eine individuelle Karriereentwicklung ermöglicht: 

• Erkennung und Förderung von Entwicklungschancen zur Weiterqualifizierung und Bindung von Spitzenkräften
• Bereitstellung individualisierter Lernpfade für Mitarbeiter in ihrem natürlichen Arbeitsablauf
• Maßgeschneiderte Empfehlungen zur Kompetenzentwicklung auf der Grundlage der Präferenzen und Karriereziele der Mitarbeiter

5. Gewährleistung des Wohlbefindens der Mitarbeiter

Wenn das Wohlbefinden der Mitarbeiter leidet, kann dies erhebliche und weitreichende Folgen haben. In einer KI-gestützten Belegschaft lassen sich die ersten Warnzeichen einer Verschlechterung des Wohlbefindens viel leichter erkennen. So kann die HR-Abteilung anhand von KI-Analysen diverse Probleme sichtbar machen – von Abwesenheitsmustern bis hin zu einem sinkenden Mitarbeiter-Engagement-Score. Daraufhin können die verantwortlichen Teamleiter direkt aktiv werden und mit dem nötigen Feingefühl gegensteuern.

Das Wohlbefinden der Mitarbeiter hängt auch von der psychologischen Sicherheit ab: Mitarbeiter fühlen sich wohl, wenn sie die Möglichkeit haben, vertrauliches Feedback zu geben. Mit KI können Führungskräfte Trends und Einblicke aus den Befragungen aus ihrem Team gewinnen und ihren Mitarbeitern zugleich ein Gefühl von Sicherheit geben. Wenn Sie den Beschäftigten einen geschützten Raum bieten, in dem sie ihre Gedanken mitteilen können, und dann auf die durch die KI gewonnenen Einblicke reagieren, schaffen Sie eine inklusive Kultur.

Hier sind drei Bereiche, in denen KI bereits heute das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert:

• Berechnung von Risiken hinsichtlich Wohlbefinden und Kündigungsabsicht mit entsprechenden Handlungsempfehlungen
• Zusammenfassung großer Mengen von Mitarbeiterkommentaren, um Trends und Bedenken zu ermitteln
• Verbesserung persönlicher Beurteilungen anhand unvoreingenommener Daten

Schaffung der KI-gestützten Belegschaft der Zukunft mit Workday

KI wirkt sich bereits auf Millionen von Tätigkeiten aus und das Tempo des Wandels wird sich weiter beschleunigen. Laut Prognosen der Studie „The Future of Jobs Report 2023“ werden bis 2027 43 % der Aufgaben am Arbeitsplatz durch KI automatisiert. Arbeitgeber müssen jetzt aktiv werden, um ihren Mitarbeitenden Sicherheit zu geben und sie mit einer zielführenden, systemischen KI-Integration zu unterstützen. KI-Pioniere haben nicht nur einen unmittelbaren Vorteil, sondern dürften auch im Zuge der Weiterentwicklung und weiteren Anpassung von KI profitieren.

Change Management in diesem Umfang erscheint zunächst wie eine Mammutaufgabe. Doch die KI-gestützte Erweiterung der Belegschaft muss nicht schwierig sein. Bei Workday ist KI kein nachträgliches Add-on, sondern sie ist in den Kern unserer Lösungen integriert. Durch die Einbettung von KI in unsere Plattform können unsere Anwender die KI-Technologie schnell als Teil ihres natürlichen Workflows nutzen, sodass sie weniger Zeit für komplizierte Integrationen aufwenden müssen. Workday People Analytics liefert beispielsweise automatisch personalisierte Einblicke, die die wichtigsten Trends, Faktoren, Risiken und Chancen im Bereich des Personalmanagements aufzeigen, sodass sich die Verantwortlichen auf das Wesentliche konzentrieren können.

Unser integriertes Modell ermöglicht es Workday außerdem, leichter mit der rasanten Entwicklung der KI Schritt zu halten. Wir implementieren laufend neue Funktionen und sorgen dafür, dass unsere Kunden in der gesamten Workday-Umgebung von einer einheitlichen Anwendererfahrung profitieren. In unserem Leitfaden „Die zukunftsorientierte Talentstrategie“ erfahren Sie mehr darüber, wie Workday seine Kunden dabei unterstützt, schon heute den Arbeitsplatz von morgen zu schaffen.