Warum HR eine AI-First-Mentalität benötigt

Dieser Artikel erschien ursprünglich am 28. Dezember 2023 in einem Blog-Beitrag auf HiredScore.com.

HR-Transformation ist in aller Munde ... schon wieder? In einer Zeit wirtschaftlicher Ungewissheit, in der die Produktivität in allen Führungsetagen im Mittelpunkt steht, sich die Beziehungen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern stark verändern und der Hype um KI in vollem Gange ist, ist es nur folgerichtig, dass sich Unternehmen an den CHRO wenden und nach Handlungsempfehlungen fragen. 

Infolgedessen scheint jedes große Unternehmen eine HR-Transformation zu durchlaufen. Unternehmen erkennen, dass sich etwas ändern muss, können aber noch nicht genau sagen, was das ist. 

Aus diesem Grund konzentrieren sie sich wie bei früheren HR-Transformationen auf konkrete Maßnahmen aus früheren HR-Transformationen, z. B. die Implementierung neuer Technologien, die Weiterqualifizierung von HR-Fachkräften in Bezug auf ihre analytischen Kompetenzen, die Schaffung eines Shared-Service-Modells oder die Konzentration auf die Mitarbeiter-Experience. Aber was hat der ständige Ruf nach Veränderung bewirkt? Hat er wirklich etwas verbessert?

Was die Daten über eine HR-Transformation aussagen

Das Bureau of Labor Statistics (BLS) hat festgestellt, dass die langfristige Arbeitsproduktivität im Unternehmenssektor außerhalb der Landwirtschaft den niedrigsten Stand seit 1947 erreicht hat.

Das Mitarbeiter-Engagement ist weiterhin rückläufig; nur 32 % der Beschäftigten in den USA fühlen sich eingebunden.

Wenn also die Produktivität nicht wirklich gestiegen ist und sich das Engagement der meisten Mitarbeitenden nicht verbessert hat, was geschieht dann innerhalb der HR-Abteilung? Trotz aller Bemühungen fallen die Ergebnisse der HR-Transformation relativ gering aus. Woran liegt das?

McKinsey hat in seinem Bericht „Reimagining HR“ aus dem Jahr 2022 festgestellt, dass die Transformation vor allem in den Bereichen Digitalisierung, Agilität und Priorisierung stattfindet.

Wenn Sie Artikel von McKinsey aus den 2010er Jahren lesen, darunter „Questions for your HR chief“ von 2011 und den Bericht über den Zustand des Humankapitals aus dem Jahr 2012, oder den Bericht „Business-Driven HR Transformation“ von Deloitte, ebenfalls von 2011, dann stellen Sie fest, dass sich diese HR-Prioritäten nicht wesentlich geändert haben. Es ist daher kein Wunder, dass HR-Mitarbeiter von Transformationsinitiativen in ihrem Bereich enttäuscht sind. Seit über einem Jahrzehnt hören und tun sie immer wieder dasselbe.

HR-Evolution oder HR-Transformation? Die Unterschiede

Vielleicht ist unsere Einstellung zum Thema HR-Transformation das Problem. Gartner beschreibt die HR-Transformation als „die Evolution der HR-Funktion, um operative Exzellenz zu fördern und einen größeren Mehrwert für Unternehmen zu schaffen“. Nun hat Gartner am Ende auch „in einer Welt der hybriden Arbeit“ hinzugefügt und so dem Thema wieder Aktualität verliehen.

Erkennen Sie die leichte Diskrepanz in der Definition? „Evolution“ und „Transformation“ sind beides Begriffe, die zur Beschreibung von Veränderungen verwendet werden. Wenn es um die HR-Transformation geht, werden sie oft synonym verwendet. Sie bedeuten jedoch nicht dasselbe.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Unterschiede. 

Eine Transformation ist eine plötzliche und dramatische Veränderung, die in der Regel durch wichtige Ereignisse oder veränderte Umstände verursacht wird und zu einer erheblichen Veränderung der Funktionsweise einer Sache führt. Dies steht im Gegensatz zur Evolution, die eher schrittweise und inkrementell verläuft und durch eine Reihe kleinerer Veränderungen über einen längeren Zeitraum hinweg ausgelöst wird. Wenn wir also über unsere Prioritäten bei der HR-Veränderung nachdenken, handelt es sich hier um eine Transformation oder Evolution?

Es scheint, dass all diese Initiativen evolutionär sind. Es finden schrittweise Änderungen statt und die Arbeit wird verlagert, aber letzten Endes wird immer das Gleiche getan. An der Arbeitsweise ändert sich nichts Grundlegendes und vielleicht hat sich auch deshalb an den Ergebnissen für die Mitarbeiter nicht viel geändert.

Nun aber hält eine transformative Technologie Einzug und eine evolutionäre Denkweise wird etablierte HR-Prozesse überflüssig machen. Kürzlich habe ich mit Joe Fuller gesprochen, einem Professor an der Harvard Business School, der auch Co-Director der Initiative „Managing the Future of Work“ ist. Fuller betonte, dass die KI-gesteuerte Transformation der Geschäftswelt beispiellos ist und dass es in der jüngeren Geschichte keine Veränderungen gibt, die mit dieser globalen Reichweite und diesem Ausmaß vergleichbar sind. 

Die Änderungsmodelle, die wir im Industrie- und Informationszeitalter erlebt haben, sind in der heutigen Geschäftswelt, die maßgeblich von der KI bestimmt wird, nicht mehr aussagekräftig. In dieser neuen Ära gehen wir davon aus, dass die Entwicklung einer J-Kurve folgt, also einem Kurvenverlauf, der zunächst stark abfällt und dann einen lang anhaltenden Aufwärtstrend verzeichnet – wie bei der weitverbreiteten Nutzung von Tools wie ChatGPT.

Was bedeutet ein solcher Kurvenverlauf für den Einsatz von KI?

In meiner Nebenbeschäftigung als Graduate School-Professor for Human Resources Management habe ich festgestellt, dass die Technologie nach und nach bessere Lösungen zur Bewertung von Lernergebnissen auf den Markt gebracht hat. Dazu zählen Lösungen zur Plagiatsprüfung, zur Online-Einreichung von Arbeiten, Diskussionsforen sowie Lösungen zur Digitalisierung des Bildungswesens (die in mehrfacher Hinsicht der Digitalisierung vieler Unternehmen gleichen). Diese schrittweise Einführung in den letzten zehn Jahren hat es Lehrkräften und Auszubildenden gleichermaßen ermöglicht, sich anzupassen und das Lernerlebnis zu digitalisieren.

Dennoch ist niemand wirklich auf die Disruption vorbereitet, die ChatGPT in der Bildungswelt auslösen wird. Jede schriftliche Arbeit kann mit ChatGPT erstellt werden. Mit geschickt geschriebenen Prompts kann dies auch ein Programm zur Plagiatsprüfung nicht erkennen. Wie können wir in solchen Fällen, insbesondere bei Online- und Fernstudiengängen, feststellen, ob die Lernergebnisse wirklich von den Studierenden erbracht wurden? Können Arbeitgeber diesen Ausbildungsprogrammen im Hinblick auf den Leistungsnachweis überhaupt vertrauen? Können sie sich darauf verlassen, dass die Lernenden über das bescheinigte Wissen verfügen, wenn nicht ausgeschlossen werden kann, dass alle Aufgaben von ChatGPT erstellt wurden? Viele vermuten sogar, dass der Rückgang der ChatGPT-Nutzung um 10 bis 15 % im zweiten Quartal 2023 darauf zurückzuführen ist, dass die Bildungseinrichtungen nicht geöffnet waren! Und wenn die meisten Antworten und Lerninhalte ohnehin von ChatGPT bereitgestellt werden, können wir dann nicht ChatGPT einsetzen anstatt eine Person, die sich diese Inhalte erst aneignen muss? Hier beginnt der Anstieg der J-Kurve. Es bleibt nur wenig Zeit, sich vorzubereiten und zu reagieren, bevor das gesamte Geschäftsmodell ins Wanken gerät.

Das Fundament einer erfolgreichen HR-Transformation

Der Kern jeder HR-Transformation besteht aus Technologie, Mitarbeitern, Prozessen und Kultur. Das wirft die folgende Frage auf: Sind Ihre HR-Initiativen so gestaltet, dass Sie auf den Anstieg der J-Kurve beim KI-Einsatz vorbereitet sind? Hier sind einige Überlegungen:

• Handelt es sich bei den Technologien, die wir einführen oder deren Implementierung wir in Betracht ziehen, tatsächlich um transformative Veränderungen, oder wiederholen wir lediglich dieselbe Vorgehensweise, nur mit anderen Tools und Schnittstellen?

• Verstehen unsere Mitarbeitenden diese Technologie und können sie uns dabei helfen, von einer evolutionären zu einer transformativen Einstellung überzugehen? Sind unsere Mitarbeitenden bereit, transformativ statt evolutionär zu denken?

• Berücksichtigen wir bei der Betrachtung unserer Prozesse verschiedene KI-gestützte Betriebsmodelle für unterschiedliche Situationen? 

• Verändern diese Initiativen tatsächlich den Wert der HR-Abteilung für Unternehmen, Mitarbeiter und Kandidaten? Wie können wir unsere Unternehmenskultur auf den rasanten Wandel in der Zukunft vorbereiten?

Falls Sie gerade im Begriff sind, Ihre HR-Prozesse zu transformieren, sollten Sie sich jetzt diese Fragen stellen. Dazu fällt mir ein Gespräch ein, das ich kürzlich mit einem angesehenen Professor, Dave Ulrich, geführt habe, der den Studierenden folgende Frage stellte:

Was ist das Wichtigste, was HR-Führungskräfte oder Geschäftsführer einem Mitarbeiter vermitteln können? (Wählen Sie eine Option.)

1. Physische und psychische Sicherheit

2. Überzeugung (Glauben an eine Sache, Sinnhaftigkeit)

3. Zugehörigkeitsgefühl (Gemeinschaft und Beziehungen)

4. Alle oben genannten Punkte

5. Nichts davon

Über 90 % der 150 Studenten wählten „Alle oben genannten Punkte“, Ulrichs Antwort aber lautete „Nichts davon“. Es war eine Fangfrage. Die meisten HR-Fachkräfte haben HR-Konzepte im Kopf und auch diesen Studierenden wurden solche Konzepte vermittelt. Doch aus Ulrichs Sicht ist das Wichtigste, was HR-Führungskräfte oder Geschäftsführer ihren Mitarbeitenden bieten können, eine Organisation, die für den Erfolg auf dem Markt gerüstet ist.

Wenn Sie die HR-Transformation betrachten, sind die Initiativen dann wirklich Veränderungen, mit denen Ihr Unternehmen in diesem neuen KI-gesteuerten Markt erfolgreich sein kann, oder stehen sie der Generierung von Mehrwert eher im Weg? Verbringen Sie zu viel Zeit damit, über die Vor- und Nachteile des Stellenmanagements im Vergleich zu einem Tätigkeitsmodell nachzudenken und über die neuen Prozesse, die bei einer Umstellung erforderlich werden, ohne zu prüfen, ob diese mit Ihren Anforderungen an die Markteinführung oder an die Produktentwicklung vereinbar sind? Versuchen Sie, komplexe organisatorische Anforderungen und Bedürfnisse zu vereinfachen, weil die erforderlichen Prozesse ineffizient sind oder die Konfiguration der Technologieplattform eingeschränkt ist? Richten sich Ihre Entscheidungen nach der Technologie oder unterstützt die Technologie Ihre organisatorischen Anforderungen?

Nutzen Sie außerdem die Möglichkeit, von den Erfahrungen anderer zu lernen und die traditionellen Evolutionsschritte zu überspringen, um diesen zukünftigen Zustand zu erreichen? Die KI verspricht, diese Kompromisse zu beseitigen. Das ist eine echte Transformation. Die Technologie tritt in den Hintergrund, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden werden durch KI erweitert, die Komplexität Ihrer Organisation und Ihres Geschäfts wird gewürdigt, und eine Kultur der Innovation entsteht.

Bei HiredScore, einem Workday-Unternehmen, bezeichnen wir dies als „Orchestrierung“. 

„Orchestrierung“ bedeutet in einfachen Worten das Zusammenführen mehrerer automatisierter Aufgaben zu einem einzigen optimierten Prozess.

Im Kontext der HR-Technologie bedeutet Orchestrierung: 

1. Der Mehrwert für Unternehmen, nicht die Technologie, steht im Vordergrund. Es geht nicht um das Änderungsmanagement in Bezug auf die Einführung von Technologieplattformen, sondern darum, den Mitarbeitern einen Mehrwert zu bieten und sie dort abzuholen, wo sie bereits arbeiten.

2. Das Engagement der Mitarbeitenden wird maximiert, sodass Kreativität, Innovation und Verbundenheit im Vordergrund stehen, anstatt die Erledigung vorgegebener Aufgaben im Rahmen eines bestimmten Prozesses. Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen, sondern diese zu unterstützen, damit sie ihre wertvolle Zeit und Aufmerksamkeit wesentlichen Aufgaben widmen können.

3. Organisatorische und operative Unterschiede werden akzeptiert und nicht beseitigt. Statt sich auf ein einziges HR-Betriebsmodell zu beschränken oder zu einigen, werden Besonderheiten und Abweichungen, die in einem dynamischen, komplexen System immer auftreten, auf intelligente Weise berücksichtigt.

Bei der Orchestrierung geht es darum, dass all diese Elemente zusammenwirken, um das organisatorische „Rauschen“ zu minimieren und eine Harmonie zu schaffen, die letztendlich zu einer echten Transformation führen wird. Und dies ist von unvergleichbarem Wert, wenn es um echte Geschäftsergebnisse und Wertschöpfung geht.