Die Pandemie offenbarte die Notwendigkeit technologischer Upgrades im Beschaffungswesen, einem Bereich, in dem bisher kaum in die Technologie investiert worden war. Entdecken Sie, wie zwei Kunden von Workday mit cloudbasierten Lösungen kreative Wachstumsmöglichkeiten während der Pandemie erschlossen haben.
Die Pandemie hat für Unternehmen weltweit die Weichen neu gestellt: Um den Auswirkungen zu begegnen, mussten die Unternehmen flexibel und agil reagieren. Quasi über Nacht mussten viele Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen, während andere gezwungen waren, ihre betriebliche Tätigkeit aufgrund von instabilen Lieferketten zu stoppen.
Laut der aktuellen von Workday in Auftrag gegebenen Studie des Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) diente die Pandemie als Impulsgeber für die digitale Transformation und gab Unternehmen Anlass zur schnelleren Implementierung neuer technologischer Lösungen. Da immer mehr Unternehmen zu hybriden Arbeitsmodellen übergehen, benötigen sie eine Möglichkeit, ihre Finanz-, HR-, Führungs- und Beschaffungsteams zu vernetzen, um ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Die ersten Monate der Pandemie stellten die Beschaffungsteams vor besondere Herausforderungen, da sie mit instabilen Lieferketten, einem veränderten Verbraucherverhalten und dem Sourcing schwer zu beschaffender Güter wie persönlicher Schutzausrüstung (PSA) konfrontiert waren. Allein 2020 berichteten 95 % der Unternehmen über irgendeine Art von Störung, während 92 % der Führungskräfte einräumten, dass ihre digitalen Sourcing-Kapazitäten in den ersten Monaten der Pandemie nicht gerade zu den Besten in ihrem Bereich gehörten.
Teams mit robusten digitalen Funktionen waren besser gegen den Sturm gewappnet und konnten gleichzeitig strategisch für die Zukunft planen. Erfahren Sie, wie zwei in der CIPS-Studie vorgestellte Kunden Workday Strategic Sourcing nutzten, um sich schnell an veränderte Prioritäten anzupassen und die Geschäftskontinuität zu wahren.
In einem führenden Streaming-Unternehmen war die Umstellung der Beschaffung bereits vor der Pandemie eine Priorität. Während viele Firmen mit dem Aufbau von Remote-Funktionen zu kämpfen hatten, gelang diesem Streaming-Unternehmen die Umstellung nahezu reibungslos.
Ein Kernstück der digitalen Transformationsstrategie war die Abkehr von manuellen Prozessen und die Nutzung von Automatisierung, um unternehmensweit die Effizienz zu steigern, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Vor dem Einsatz von Workday Strategic Sourcing bearbeitete das Beschaffungsteam alle Ausschreibungen (RFPs) per E-Mail und aktualisierte die Stakeholder-Daten manuell. Diese manuelle Nachverfolgung führte zu Verzögerungen während des gesamten Prozesses, mit der Gefahr, dass wichtige Informationen in langen E-Mail-Ketten stecken blieben.
Zur Optimierung des Sourcing-Prozesses entschied man sich 2019 für Workday Strategic Sourcing und entwickelte einen zentralen Hub, in dem die Beschaffungsabteilung Einsparungen automatisch verfolgen und die Stakeholder über den aktuellen Stand informieren konnte. Diese größere Transparenz erhöhte das Vertrauen zwischen der Beschaffungsabteilung und ihren Geschäftspartnern, berichtet ein Unternehmenssprecher: „Mit Workday können sie [die Stakeholder] jetzt den Projektfortschritt selbst nachverfolgen, ohne jedes Mal bei uns nachfragen zu müssen.“
Die Pandemie hat das Unternehmen nur in seiner Entscheidung bestärkt, die Beschaffung zu digitalisieren, damit die Projekte reibungslos ablaufen, auch wenn das Team über verschiedene Standorte verteilt ist. Ein vereinfachtes Lieferantenmanagement half dem Streaming-Unternehmen außerdem, mit seinen Lieferpartnern Schritt zu halten und mit instabilen Lieferketten umzugehen. Die Beschaffungsabteilung kann nun wechselnde Prioritäten schnell und effizient an die Lieferanten kommunizieren und so auch in Phasen der Unsicherheit rechtzeitig reagieren.
„[Workday Strategic Sourcing] machte es möglich, dass wir einfach so weitermachen konnten, als wäre nichts passiert. Wir nahmen einfach die Laptops mit nach Hause und arbeiteten dort weiter.“
Für das staatliche australische Wasserversorgungsunternehmen WaterNSW war es von entscheidender Bedeutung, trotz der weit verbreiteten Störungen weiterhin grundlegende Services zu erbringen. Aufgrund von Engpässen bei Arbeitskräften und Material war eine ständige Zusammenarbeit mit den Zulieferern notwendig. Zudem hat Australien 2021 mit der Durchsetzung seiner Menschenrechtsgesetze begonnen. Aufgrund dieser Gesetze müssen die Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Zulieferer in den Wertschöpfungsketten keine Menschenrechte verletzen. Um diesen Vorgaben gerecht zu werden, setzte WaterNSW auf Workday Strategic Sourcing, um seine Zulieferer – der Stufe eins, Stufe zwei und weitere – aufzuschlüsseln und diese Daten den Behörden zur Verfügung zu stellen.
Als dann die Pandemie ausbrach, war WaterNSW entsprechend gerüstet. Salim Reza, Leiter für Sourcing bei WaterNSW, erklärte hierzu: „„[Workday Strategic Sourcing] machte es möglich, dass wir einfach so weitermachen konnten, als wäre nichts passiert. Wir nahmen einfach die Laptops mit nach Hause und arbeiteten dort weiter.“ Durch die Digitalisierung gelang es WaterNSW, sich auf die strategische Risikominimierung und Zusammenarbeit zu konzentrieren.
Infolge der Transformation des Beschaffungswesens gelang es dem Team von WaterNSW, das Engagement der Stakeholder drastisch zu erweitern und das Vertrauen in seine Geschäftspartner zu stärken. Zum Teil ist dies der Transparenz durch Workday Strategic Sourcing zu verdanken. Da sich die Stakeholder in das Tool einloggen und genau sehen können, in welchem Stadium sich ihre Projekte befinden, sind sie stärker motiviert, mit dem Beschaffungsteam zusammenzuarbeiten. Andererseits schätzen die Lieferanten von WaterNSW auch die Möglichkeit, ihre Ausschreibungen zu verfolgen und direkt über die Plattform zu kommunizieren.
Da das Beschaffungsteam über die geeigneten Lösungen verfügte, um die ersten unsicheren Monate der Pandemie zu überstehen, war das Team auch in der Lage, strategische Maßnahmen zu ergreifen. Ein wichtiges Ziel besteht nun darin, die vorhandene Lieferantenmanagement-Lösung zu erweitern, alle wichtigen Lieferantenpartner zu erfassen und die Leistung und die Gesamtausgaben besser zu verwalten.
Um in einer sich schnell verändernden Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Unternehmen mit ihren Sourcing- und Beschaffungsteams strategisch zusammenarbeiten. Wer dies nicht tut, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Allein in Großbritannien werden nach Schätzungen von Gartner die Investitionen in Technologie bis 2021 um 18,4 % auf insgesamt 304,9 Milliarden Dollar steigen – und der Trend scheint nicht an Fahrt zu verlieren. Mit ausgefeilten Funktionen wie Dateneinblicken in Echtzeit, Einblicken in die Performance und Compliance von Lieferanten und mit der Sourcing-Automatisierung sind Teams, die in die Digitalisierung von Sourcing und Beschaffung investieren, besser in der Lage, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen und ihrem Unternehmen zu Wettbewerbsvorteilen zu verhelfen.
In der aktuellen CIPS-Studie erfahren Sie, warum für Beschaffungsteams die digitale Transformation wichtig ist, um trotz vielfacher Störfelder Erfolge zu erzielen.
Weiteres Lesematerial
Es gibt keine Abkürzung, wenn es darum geht, Agilität zu etablieren und digitale Initiativen schnell zu skalieren. Laut einer IDC-Studie verlangt eine Digital-first-Unternehmensinfrastruktur eine anpassungsfähige Kernarchitektur, die sich durch Offenheit, Erweiterbarkeit und Intelligenz auszeichnet.
Als der globale Hersteller kein geeignetes DMS (Dokumentenmanagementsystem) finden konnte, arbeitete das Team für HR-Transformation mit Workday Extend-Experten Kainos zusammen, um etwas völlig Neues und Innovatives zu entwickeln.
