Szenarioplanung: ein Realitätscheck, den jedes Unternehmen braucht

Die Szenarioplanung liefert Unternehmen einen Plan für potenzielle Geschäftsunterbrechungen und hilft ihnen damit, sich auf Unsicherheiten vorzubereiten. Bei richtiger Anwendung stellt sie einen strategischen Ansatz für den Umgang mit Unsicherheiten sowie die Visualisierung künftiger Entwicklungen dar, der Finanzteams die Möglichkeit gibt, agiler zu werden und das Unternehmen voranzubringen.

Die Szenarioplanung sorgt dafür, dass CFOs und andere Finanzführungskräfte nicht mehr nur auf ihre Intuition angewiesen und gleichzeitig auf ungewisse Zeiten besser vorbereitet sind. Auch können Unternehmen so schnell und agil auf Veränderungen reagieren, was ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Trifft eine Situation wie prognostiziert ein, so kann das Team aktiv werden und die Krise effektiv bewältigen, statt kopflos nach einem Ausweg zu suchen. 

Warum jetzt der Moment für Szenarioplanung ist

Niemals war es wichtiger als heute, alle verfügbaren Tools und Technologien zu mobilisieren, um umgehend auf Veränderungen reagieren zu können. Angesichts der unsicheren Weltlage sollte deutlich gemacht werden, dass es bei der Szenarioplanung nicht darum geht, die wahrscheinlichen Ursachen einer bestimmten Disruption, wie z. B. einer Pandemie, abzubilden. Denn Umbrüche können zahlreiche Ursachen haben, beispielsweise eine Naturkatastrophe, eine Treibstoffkrise, einen regionalen Währungsabsturz, politische Unruhen oder eben eine Pandemie – um nur einige zu nennen. Anders gesagt: Bei der Szenarioplanung sollten die Auswirkungen im Mittelpunkt stehen, nicht die Ursachen.

Dementsprechend ist es wichtig, Szenarien basierend auf den voraussichtlichen Auswirkungen zu erstellen und auf dieser Grundlage zu modellieren. Durch das Durchspielen möglicher Szenarien, z. B. im Hinblick auf Kostensenkungen oder Änderungen an der Nachfrage, lassen sich verschiedene Notfallpläne vorbereiten, um Auswirkungen auf Finanzen, Betrieb und Cashflow zu bewältigen, die sich aus diversen Veränderungen ergeben könnten.

So spielt ein Workday-Kunde aus dem Hochschulwesen beispielsweise folgende Szenarien durch: Umsatzeinbußen bei Unterkunft und Verpflegung; die Möglichkeit, dass weniger Studierende zurückkehren, oder die Kosten, die für das Angebot von Online-Kursen entstehen. Ein weiteres Beispiel ist eine Gesundheitsorganisation, die multidimensionale, treiberbasierte Modellierungsfunktionen nutzt, um Kurskorrekturen aufgrund von Änderungen des Patientenaufkommens, einer steigenden Anzahl von gesetzlichen Vorschriften und geringeren Rückerstattungen von Krankenkassen vorzunehmen.

Unabhängig von der Branche oder dem Anwendungsfall können Unternehmen im Rahmen der Planung mit mehreren Szenarien relevante Faktoren identifizieren, ein Modell zu den Auswirkungen auf diese Faktoren erstellen und vorausschauend planen, um auf künftige Entwicklungen vorbereitet zu sein. Damit wird also ein Realitätscheck für eine Realität durchgeführt, die noch nicht eingetreten ist.

Szenarioplanung, die über die Unternehmensbilanz hinausgeht

Wie gelingt es diesen Unternehmen, eine Glaskugel heraufzubeschwören und einen Blick in unterschiedliche mögliche Zukunftsszenarien zu werfen? Indem sie einen modernen Planungsansatz anwenden.

Moderne, kontinuierliche Planungsprozesse stützen sich auf Echtzeit-Daten, leistungsstarke Automatisierung und fortschrittliche Technologien wie maschinelles Lernen. So können alle Planungsverantwortlichen im Unternehmen praktisch grenzenlos What-If-Szenarien modellieren und mehrere Szenarien mit anderen Variablen wiederholen, um die wahrscheinlichsten Ergebnisse und effektivsten Maßnahmen zu ermitteln. Hochmoderne Plattformen helfen Ihnen auch dabei, fehlerhafte Prognosen zu erkennen, sodass Sie den modellierten Szenarien eher vertrauen können. Gleichzeitig dient Ihnen die Beobachtung der Ergebnisse dazu, Trends und Muster zu identifizieren und so Ihr Szenariomodell ggf. weiter zu verfeinern.

Indem Sie Finanzdaten und andere Daten, die möglicherweise von Störungen betroffen sind, in Ihr Planungsmodell einbeziehen, können Sie Parallelen zwischen den Einflussfaktoren ziehen und ihre jeweiligen Auswirkungen aufeinander besser nachvollziehen. Auch Ihr Reaktionsplan wird umfassender und beinhaltet mehrere Abteilungen, was für eine schnellere Ausführung und genauere Ergebnisse sorgt. Hierzu gehören die Finanz-, Personal- und Vertriebsplanung.

Prozesse der Szenarioplanung

Mit der richtigen Plattform sind CFOs und ihre Teams in der Lage, beliebig viele Szenarien abzubilden. Ausreichend Szenarien zu modellieren, kann erfolgsentscheidend sein. Achten Sie allerdings darauf, dass diese Szenarien auf Ihre wichtigsten Geschäftstreiber ausgerichtet sind, damit Sie die Arbeitszeit Ihres Teams nicht mit Analysen unwahrscheinlicher Szenarien mit geringerem Mehrwert vergeuden. Um ein besonders abwegiges und fantasievolles Beispiel zu nennen: Die Entdeckung einer praktisch kostenlosen, unbegrenzten Energiequelle würde unsere Welt zwar radikal verändern und ganze Branchen umkrempeln, ist aber in naher Zukunft extrem unwahrscheinlich.

Sie sollten jedoch durchaus eine ganze Reihe von Ergebnissen ermitteln, z. B. bester Fall, schlimmster Fall und wahrscheinlichster Fall. Eine 360-Grad-Sicht auf die potenziellen Ergebnisse hilft Ihnen und den Verantwortlichen im Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen. Ebenso wichtig ist ein leistungsstarkes internes Kommunikationssystem, über das relevante Szenarien schnell an die richtigen Personen weitergegeben werden, damit alle bezüglich sich verändernder Bedingungen auf dem Laufenden sind und rasch gegensteuern können.

Um den Prozess der Modellierung von What-If-Szenarien zügig in Gang zu setzen, stellen Sie Fragen, die Ihnen dabei helfen, die Möglichkeiten von Betriebsunterbrechungen, Preiskämpfen, Umsatzeinbußen oder eines anderen planungswerten Szenarios vollständig zu erfassen:

• Inwiefern wirken sich finanzielle Aspekte wie transitorische Passiva oder Zahlungsverzug auf Umsatzprognosen aus? Welche Auswirkungen haben sie auf die Nachfrageplanung, beispielsweise in Bezug auf mögliche Standortschließungen oder Bestandsungleichgewichte?
• Wie schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen den kurzfristigen Bedürfnissen Ihrer Belegschaft und den langfristigen Anforderungen des Unternehmens?
• Gibt es einen Engpass bei bestimmten Qualifikationen, die derzeit stark nachgefragt sind und in Ihrem Bereich fehlen? Wie könnten Sie Personal mit diesen Qualifikationen rekrutieren?
• Was passiert, wenn Sie bis zum nächsten Quartal oder gar bis zum Quartal danach niemanden einstellen?
• Was geschieht, wenn Sie Gehälter reduzieren oder Personal abbauen müssen?
• Wie müssten Sie Ihre Ziele oder Vorgaben anpassen und welchen Dominoeffekt hätte dies auf die gesamte Vertriebsabteilung?
• Was passiert, wenn Ihre Verkaufspipeline stagniert oder zurückgeht?
• Wie können Sie einen möglichen Rückgang der Vertriebsressourcen auffangen und wie wirkt sich dies auf Buchungen, Produktivität und Kosten aus?
• Wie wirken sich saisonale Effekte auf einen bereits unterbrochenen Cashflow aus?

Sie sind zwar kein Wahrsager, können aber besser vorbereitet sein

Sie sind vielleicht nicht in der Lage, die nächste Pandemie, die nächste Rezession oder den nächsten technologischen Fortschritt vorherzusehen, der Ihre Branche umkrempeln wird. Wenn Sie jedoch genügend einschlägige What-If-Szenarien modellieren, können Sie flexibel mit Umbrüchen dieser Art umgehen. Und dies ist doch das wertvollste Ergebnis von allen.