Wie gelingt der Wechsel zur kontinuierlichen Planung?

Ein gängiges Mittel zur Bewertung des Unternehmenserfolgs ist das Wachstum. Stagniert das Wachstum entspricht das dem Ausbleiben von Erfolg. Selbst in Zeiten des Umbruchs wird von Unternehmen erwartet, dass sie Hürden überwinden und weiterwachsen.

Wenn die Finanzabteilung Wachstum jedoch nur im Sinne von Größe und Skalierung begreift, dann fallen andere Aspekte der Unternehmensentwicklung schnell unter den Tisch. Es geht nicht nur darum, größer zu werden – es geht darum, besser zu werden.

Die Planung ist für die meisten Unternehmen ein Bereich mit großem Verbesserungspotenzial. Und für eine wachsende Anzahl von ihnen ist jetzt der ideale Zeitpunkt, die Prozesse zu transformieren, um sich auf die Zukunft vorzubereiten.

Jahresplanung im Vergleich zu kontinuierlicher Planung

Der traditionelle jährliche Planungsprozess ist eine oft auf Tabellenkalkulationen basierende, manuelle Aufgabe, die Pläne, Budgets und Prognosen hervorbringt, die, kaum fertiggestellt, schon wieder veraltet sind. Natürlich können Sie dieses Modell beibehalten. Wenn Sie aber Wochen oder Monate damit verbringen, einen Plan zu erstellen, der mit den dynamischen Veränderungen im Unternehmen nicht Schritt halten kann, dann investieren Sie Zeit und Mühe in ein Modell, das das Unternehmen nicht voranbringt und auch keine schnellen Kurskorrekturen ermöglicht. Das Festhalten am Status quo mag in Bezug auf die tatsächlichen Ausgaben kosteneffizient erscheinen, aber durch die Kosten für Aufwand, Arbeitszeit, Fehler und verpasste Chancen wird statische Planung zu etwas, das sich Ihr Unternehmen nicht leisten kann – erst recht nicht im aktuellen Geschäftsumfeld.

Eine bessere Option ist kontinuierliche Planung. Dieses Modell ist auf die heutigen Betriebsumstände in der Geschäftswelt ausgelegt und vereint alle Finanz- und Betriebsdaten des Unternehmens in einer Single Source of Truth, die Pläne, Budgets und Prognosen mit aktuellen Ist-Daten untermauert.

Durch die kontinuierliche Planung können Unternehmen fortwährend Anpassungen an Budgets und Prognosen vornehmen, sodass sie auf Grundlage aktueller Informationen in Echtzeit Korrekturen vornehmen und auf neue Bedingungen reagieren können. Heute sind Unternehmen mehr denn je gezwungen, ihr Zeitfenster für die Bewertung, erneute Prognosen und Anpassung ihrer Gesamtplanung zu verkürzen. Das Ideal ist die Planung in Echtzeit. Je näher sie diesem Ideal kommen, desto präziser sind ihre Entscheidungen in Hinblick auf die Strategie und desto wettbewerbsfähiger sind ihre Handlungen. 

Drei typische Hürden für die kontinuierliche Planung

Viele Unternehmen sehen sich mit typischen (und frustrierenden) Hindernissen konfrontiert, die den Weg zu kontinuierlicher Planung und größerer geschäftlicher Agilität versperren. Eine oft zitierte Umfrage unter internationalen Führungskräften gibt Aufschluss darüber, was die Top-Performer von den Nachzüglern unterscheidet. Laut den Umfrageergebnissen sind weniger als ein Fünftel der Führungskräfte der Ansicht, dass ihr Strategie- und Implementierungsansatz es ihnen ermöglicht, flexibel und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. 

Was also hält so viele von ihnen davon ab, kontinuierlich zu planen und agil zu arbeiten? Drei Hindernisse sind hier entscheidend.  

1. Veraltete Technologie oder Infrastruktur: Durch veraltete Technologien kann es passieren, dass sich Datensilos zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen verfestigen, sodass die Geschäftsanwender nicht über die nötigen Daten verfügen, um die Gesundheit des Unternehmens im Blick zu behalten und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. 

2. Kompetenzlücken: Der Übergang zu unternehmensweiter Planung ist unter Umständen mit neuen Weiterbildungs- und Kompetenzanforderungen verbunden, wenn es darum geht, die entsprechenden Tools zu bedienen und optimal zum Einsatz zu bringen. Dies ist eine Herausforderung, wenn die vorhandene Planungsumgebung lediglich auf die Nutzung durch das Finanzteam ausgelegt ist. 

3. Bestehende Vorgänge und Verfahren: Organisatorische Hürden, z. B. starre Hierarchien und unflexible Workflows, stehen der Implementierung kontinuierlicher Planungsprozesse im Finanzwesen und in anderen Bereichen häufig im Weg.

Die Entwicklung hin zu einem kontinuierlichen Planungsprozess

Der Umstieg von der statischen Jahresplanung zur kontinuierlichen Planung und die Überwindung dieser Hindernisse erfordert Anpassungen in mindestens einem der folgenden drei Bereiche: Technologie, Personal oder Prozesse. (Höchstwahrscheinlich sind Änderungen in allen drei Bereichen vonnöten.)

Technologie: Ein kontinuierlicher Planungsprozess lässt sich nicht in jener statischen Planungsumgebung realisieren, die dem Unternehmen von veralteter Technologie auferlegt wird. Mit modernen, cloudbasierten Planungslösungen ist es möglich, die Datenerfassung abteilungsübergreifend zu automatisieren und Daten unternehmensweit sichtbar zu machen. So erhalten alle Abteilungen Zugriff auf eine einheitliche Informations- und Erkenntnisquelle für Planungs- und Entscheidungsprozesse. 

Bei der Bewertung der Planungstechnologie sollten Sie nach Lösungen Ausschau halten, die Ihnen im Zuge des Unternehmenswachstums Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, sodass es möglich ist, im Laufe der Zeit mehr Zugriffe und Informationen sowie kürzere Zyklen abzudecken. Außerdem sollten Ihre Lösungen plattform-agnostisch sein, damit keine fragmentierte Systemlandschaft entsteht, die den Austausch und die Zusammenarbeit behindert. Eine Best-in-Class-Lösung bietet Ihnen die Flexibilität, die Sie zur Modellierung beliebiger hypothetischer Szenarien benötigen – in unbegrenzter Anzahl und praktisch ohne Grenzen in Bezug auf die Analysedimensionen. Darüber hinaus sollte sie integrierte Funktionen für eine intelligente Automatisierung wie Machine Learning enthalten, sodass Sie in kürzerer Zeit präzisere Prognosen erstellen können und mögliche Probleme frühzeitig erkennen. 

Personal: Die beste Technologie der Welt ist bedeutungslos, wenn es niemanden gibt, der weiß, wie und wann man sie bedient. Die erweiterte Planung und Analyse (xP&A), auch unternehmensweite Planung genannt, implementiert bewährte FP&A-Praktiken im ganzen Unternehmen, sodass die gesamte Belegschaft in den Prozess der kontinuierlichen Planung eingebunden wird. Mit einer Kultur der kontinuierlichen Planung wird das Finanzteam entlastet, während die anderen Abteilungen und Geschäftsbereiche in die Lage versetzt werden, ihre Budgets, Prognosen und Pläne optimal einzusetzen. 

Prozesse: Durch Technologie lassen sich manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe und -konsolidierung automatisieren. Der unternehmensweite Kompetenzaufbau kann Ihnen derweil dabei helfen, Ihre Möglichkeiten der kontinuierlichen Planung zu maximieren. Durch die Einbindung der kontinuierlichen Planung in die Standardabläufe können Sie einheitliche Best Practices im Unternehmen durchsetzen, sodass die gesamte Belegschaft als Einheit fungiert. Finanzführungskräfte sollten reproduzierbare Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozesse etablieren und orchestrieren. So wird das gesamte Unternehmen in die Lage versetzt, sich schnell an neue Marktbedingungen anpassen zu können. 

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer kontinuierlichen Planung

Mit welchem Bereich sollten Sie nun anfangen – bei Technologie, Personal oder den Prozessen? Die Antwort hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Manche konzentrieren sich auf die dringendste Anforderung oder den Bereich mit dem größten Rückstand. Andere zielen auf einen schnellen, leicht zu erreichenden Fortschritt als Basis für eine größere Umstrukturierung ab. 

Da Daten für diesen Prozess besonders wichtig sind, kann es sinnvoll sein, mit der Technologie anzufangen. So können Sie eine Single Source of Truth aufbauen, die Ihnen die nötige intelligente Datengrundlage liefert, um die Mitarbeiter zu motivieren und einen kontinuierlichen Planungsprozess zu implementieren – nicht nur für das Finanzwesen, sondern letztlich auch für andere Abteilungen wie Vertrieb, Betrieb und HR. 

Denken Sie daran, dass Sie auch klein anfangen können. Wenn Sie mit einem Pilotprojekt mit einem einzigen Anwendungsfall oder einer kleinen Testgruppe beginnen, können Sie Ihr Framework Schritt für Schritt ausbauen und dabei Fürsprecher an Bord holen, die Ihnen helfen, den Rest des Unternehmens vom Konzept der kontinuierlichen Planung zu überzeugen, sobald alles für eine größere Umstrukturierung bereit ist. Am wichtigsten ist, dass Sie nicht länger warten.

Nehmen Sie vom 26. bis 29. September persönlich oder digital an unserer Konferenz im Moscone Convention Center in San Francisco teil. Mehr erfahren