3 Wege zur Bewältigung der Komplexität bei der globalen Entgeltabrechnung

Telearbeit wird immer mehr zur Normalität und Talentpools vergrößern sich: Damit verwalten immer mehr Unternehmen Arbeitskräfte in verschiedenen Ländern – und das macht die Entgeltabrechnung keineswegs einfacher. Im Gegenteil: Über die letzten Jahre ist die Komplexität in vielen Ländern aufgrund von Änderungen bei den Steuervorschriften und neuer gesetzlicher Anforderungen erheblich gestiegen. 

Das ist eine der wichtigen Lektionen eines neuen Berichts, der die Welt der globalen Entgeltabrechnung ausführlich beschreibt. Der von Alight veröffentlichte 2023 Global Payroll Complexity Index, der 40 Länder – davon 25 in Europa und im Nahen Osten, einschließlich neun der besten zehn – beleuchtet die Schlüsselfaktoren, die zur Komplexität beitragen, sowie zuverlässige Strategien für deren Bewältigung. 

Dabei müssen Sie stets auch daran denken, dass die Dinge sich sehr schnell ändern können. Nehmen wir als Beispiel die Türkei. Das Land macht einen Sprung um 29 Plätze nach oben, von Platz 36 auf Platz 7, weil seine Komplexität um 29 % zugenommen hatte. Warum? Zusätzliche, für die Entgeltverarbeitung erforderliche Datenfelder; neue Sozialversicherungsberechnungen sowie Veränderungen der Zeiterfassungsvorschriften – um nur einige Faktoren zu nennen. Unterdessen kletterte die Schweiz vom 8. auf den 3. Platz, unter anderem weil Anforderungen des manuellen Reportings und der manuellen Zeiterfassung auf zeitraubende Weise zur Komplexität im Land beigetragen haben.

Die Entgeltabrechnung, die sich an der Schnittstelle von Menschen, Prozessen und Vorschriften befindet, ist selbst in Unternehmen, die nur in einem Land tätig sind, eine Aktivität, die hohem Druck ausgesetzt ist. Schlechte Verwaltung der Entgeltabrechnung kann zu Fehlern führen, die für das Unternehmen unnötige Kosten verursachen und für die Mitarbeiter ärgerlich sind. Es versteht sich von selbst, dass bei multinationalen Unternehmen, die bei der Entgeltabrechnung eine wesentlich größere Fülle von Variablen im Blick behalten müssen, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften sowie anderer Fehler wesentlich größer ist. Vor dem Hintergrund sich ändernder Auflagen können Unternehmen sich einen Vorsprung verschaffen, indem sie den Fokus ihrer weltweiten Entgeltabrechnungsstrategie auf drei Faktoren legen: Effizienz, Automatisierung und Daten.

Der erste Schritt in Richtung Anpassung besteht darin, die Änderungen richtig zu identifizieren. Schauen wir uns also als erstes die drei wichtigsten Verursacher der Komplexität und im Folgenden die Möglichkeiten an, ihnen entgegenzuwirken.

Was verursacht Komplexität?

Diese essenzielle Frage lässt sich mit zwei Wörtern beantworten: gesetzliche Anforderungen. Diese unterliegen ständigen Änderungen, insbesondere in den 10 Ländern an der Spitze des Komplexitätsindexes. 

1. Obligatorische Abzüge

Nationale und regionale Steuersätze ändern sich. Die Sozialversicherungsregeln sind Änderungen unterworfen. In jedem Land gibt es unterschiedliche obligatorische Abzüge, manche davon gelten nur für bestimmte Arbeitnehmer, etwa Unterhaltszahlungen für Kinder oder andere zusätzliche Leistungen. 

Deutschland stand in diesem Jahr auf dem zweiten Platz des Indexes, im Jahr 2021 stand es noch auf dem vierten Platz, infolge einer Komplexitätssteigerung um 2 %. Ein wichtiger Grund dafür war die große Zahl der obligatorischen Abzüge. Analog dazu beruht die Komplexität des viertplatzierten Italiens zum Teil auf gerichtlich angeordneten Abzügen.

2. Sozialversicherungsberechnungen

Das Sozialversicherungssystem jedes Landes bringt ebenfalls unterschiedliche Anforderungen mit sich. Das System in der Schweiz ist besonders komplex. Das ist neben den vier Landessprachen und den unterschiedlichen Regeln in den 26 Kantonen einer der Gründe, warum das Land den dritten Platz auf dem Index einnimmt. 

3. Reporting-Anforderungen

Frankreich, das sich dieses Jahr wie bereits 2021 den Spitzenplatz im Komplexitätsindex gesichert hat, macht deutlich, welche Wirkung obligatorisches Reporting haben kann. Das Land schreibt eine große Zahl von Feldern vor, in denen Reporting verpflichtend ist und hat eine der längsten vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten (über 20 Jahre) sowie häufige gesetzliche Änderungen. Außerdem muss das Reporting der Entgeltabrechnung an die Regierungsbehörden manuell erfolgen. 

Strategien zum Erfolg

„Smarte“ Unternehmen stellen sich nicht nur auf einen ständigen Wandel in der Entgeltabrechnung ein, sondern bauen auch Widerstandsfähigkeit auf, etwa durch entsprechende Investitionen in Strategien zur Risikominderung. Wie in so vielen anderen Bereichen der modernen Wirtschaft kann die richtige Technologie Prozesse zukunftssicher machen und damit auch die Konkurrenzfähigkeit erhöhen.

Aber natürlich ist Technologie allein kein Allheilmittel. In Kombination mit kontinuierlicher Aus- und Weiterbildung der Entgeltabrechnungsverantwortlichen und dem Aufbau des notwendigen Fachwissens können die folgenden drei Strategien jedoch einen enormen Mehrwert schaffen.

„Eine verschlankte Integration mit Kernsystemen kann Prozesse automatisieren, die Genauigkeit der Zahlungen, die Datensicherheit und die Compliance verbessern.“ Eine wichtige Nebenwirkung solcher Technologieinvestitionen ist die Unterstützung einer von den Mitarbeitern getragenen Kultur. Eine solche Kultur gewährt eine On-Demand-Übersicht verdientes Entgelt, die zugrundeliegenden Kalkulationen und die verschiedenen Leistungen.

1. Effizienz der Entgeltabrechnung verbessern

Auch wenn die Entgeltabrechnungsanforderungen von Land zu Land unterschiedlich sind, kann die Zentralisierung der Prozesse erhebliche Effizienzgewinne erzielen. Die Integration länderspezifischer Aktivitäten in ein Kernsystem kann die Aufbewahrung vereinfachen und eine präzise und zeitnahe Abrechnung für alle Mitarbeiter unterstützen, unabhängig von ihrem tatsächlichen Arbeitsplatz.

Die modernsten Entgeltabrechnungsplattformen beinhalten Analyse- und KI-Funktionen, die einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten. Die neuesten Systeme melden Anomalien zeitnah an die verantwortlichen Teams. Diese können Fehler dann schneller identifizieren und brauchen weniger Zeit und weniger Ressourcen, um Korrekturen vorzunehmen. 

2. Prozesse automatisierten

Es gibt keinen Grund, manuelle Prozesse beizubehalten, wenn Automatisierung möglich ist. Ein zentralisiertes Entgeltabrechnungssystem trägt dazu bei, Prozesse in den verschiedenen Ländern zu automatisieren und so die Fehleranfälligkeit zu reduzieren und die Einhaltung der sich ändernden Vorschriften zu gewährleisten. 

Des Weiteren unterstützt die Automatisierung die Pflege einer mitarbeiterzentrierten HR-Kultur, zu der auch der On-Demand-Zugang zum eigenen Verdienst sowie die Transparenz in Bezug auf Abzüge und Leistungen gehören. 

3. Die Datennutzung optimieren

Die steigende Zahl der Datenfelder in einigen Ländern sowie die zunehmende Nachfrage nach Erkenntnissen sowohl seitens HR als auch der übrigen Unternehmensbereiche bedeutet, dass die Entgeltabrechnung heute mehr denn je datenzentriert ist. Unternehmen, die in integrierte Analysen und globalen On-Demand-Datenzugriff investieren, investieren in ihre Fähigkeit, Komplexität zu managen. Daten ermöglichen Agilität, und diese kurbelt wiederum das Wachstum an. 

Komplexität und Risiken gehen Hand in Hand. Und diese Risiken beschränken sich nicht nur auf Entgeltabrechnungsfehler und die Nichteinhaltung von Vorschriften. Vielmehr können Fehler und Versäumnisse kostspielige Korrekturen nach sich ziehen, aber auch andere, umfassendere Probleme verursachen. Zu erwähnen sind sinkendes Mitarbeiter-Engagement, schlechte operative Leistung und sogar geringere Nettogewinne. Der Weg nach vorn für multinationale Unternehmen ist klar: Erforderlich sind Investitionen in Technologien zur Verbesserung der Entgeltabrechnungsprozesse und zur Vorbereitung auf die nächste Welle der Veränderungen.