Workday auf dem Weg zum „Zero-Day Close“: Q&A mit Philippa Lawrence

Finanzteams verspüren einen anhaltenden Druck, schnell zu reagieren und sich an Veränderungen anzupassen. Spürbare Entlastung bietet hier Technologie, die einen Zero-Day Close in greifbare Nähe rücken lässt. 

Das Abstimmen von Finanzaufstellungen am Ende der Berichtsperiode – ob monatlich, vierteljährlich oder zum Jahresende – ist für gewöhnlich ein arbeitsintensiver Prozess, der mehrere Wochen dauern kann. Aus diesem Grund hat Workday damit begonnen, den Finanzabschluss möglichst umfassend zu automatisieren. Dies geschieht im Rahmen einer umfangreicheren Maßnahme zur fortlaufenden Optimierung unserer Buchhaltungs- und Finanzfunktion. Ein Zero-Day Close – auch als kontinuierlicher oder kontaktloser Abschluss bezeichnet – ermöglicht Unternehmen einen schnellen Finanzabschluss und Zugriff auf stets aktuelle Daten. Auch wenn ein Abschluss in weniger als einem Tag angestrebt wird, sind es tatsächlich die Verbesserungen der Prozesse, die die Finanzfunktion schrittweise, aber effektiv voranbringen.

Tempo ist eben nur ein Aspekt der umfassenden Vision von Workday: Wir wollen unseren internen Teams und unseren Kunden eine Finanzmanagementlösung bieten, die mit einem modernen und agilen Ansatz zukünftigen Herausforderungen gewachsen ist und dabei hilft, die anstehenden Aufgaben der Finanzfunktion neu zu definieren. Es geht also nicht nur um einen schnellen Finanzabschluss, sondern um die Einrichtung einer lückenlosen Feedbackschleife. Ein solcher Wandel kann für mehr geschäftliche Transparenz sorgen, Ressourcen für wichtige strategische Initiativen freisetzen und allen Stakeholdern einen umfassenden Überblick über die Finanzsituation vermitteln. Dadurch gewinnt das Finanzwesen Zeit, um Ergebnisse zu analysieren, Gewinnprognosen zu erstellen und seine strategische Vision klar zu kommunizieren.

In einem aktuellen Interview erläutertPhilippa Lawrence, Chief Accounting Officer und Vice President von Workday, wie sich ein Zero-Day Close mithilfe von Technologie realisieren lässt und wie das Unternehmen davon profitiert.

Als Chief Accounting Officer bei Workday sind Sie Executive Sponsor der „Zero-Day Close“-Initiative von Workday. Können Sie uns Näheres dazu berichten?

Der Finanzabschluss ist ein wesentlicher Teil des Corporate Accounting, doch lassen sich genauere Erkenntnisse oft erst durch eine detailliertere Analyse der Zahlen gewinnen, um daraus in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen eine Strategie zu entwickeln.

Bei Workday definieren wir unsere Arbeitsweise regelmäßig neu, um reibungslose Finanzprozesse zu gewährleisten. Wir verändern den Abschluss von Grund auf, indem wir auf konsequente Automatisierung setzen. In einem Gespräch mit Robynne Sisco, derzeit Co-President und damals CFO, haben wir beschlossen, die Herausforderung „Zero-Day Close“ in Angriff zu nehmen. Und in Partnerschaft mit unserer neuen CFO Barbara Larson arbeiten wir nun daran und setzen neue Maßstäbe bei unserem Prozess.

Das Ziel eines „Zero-Day Close“ oder kontinuierlichen Abschlusses ist es, Finanzabschlüsse zu jedem Zeitpunkt durchführen zu können. Schließlich verbuchen Sie während der Periode kontinuierlich Informationen, sodass Sie jederzeit Zugriff auf die jeweils aktuellen Daten haben. Ein Zero-Day Close ist das Ziel, auf das unser Team gemeinsam mit unseren Kunden intensiv hinarbeitet. Diese haben während der Pandemie den entscheidenden Vorteil erkannt, Finanzabschlüsse jederzeit und überall durchführen und auf Informationen zugreifen zu können.

Warum ist diese Initiative strategisch wichtig?

Wir können damit das Team für ein gemeinsames Ziel begeistern und unsere Hypothese stützen, dass die zeitraubenden Aspekte der Buchhaltung – beispielsweise die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten oder die manuelle Journalerstellung – durch den Einsatz von Technologie wegfallen. Damit sind wir in der Lage, unsere Ressourcen darauf zu konzentrieren, aussagekräftigere Erkenntnisse für das Unternehmen zu liefern.

Ein Zero-Day Close verschafft uns den Luxus, unsere Zeit sinnvoller einzusetzen. Im heutigen Geschäftsumfeld bedeutet dies durchaus einen Wettbewerbsvorteil.

In diesem Zusammenhang hat mein Team eine Reihe spezifischer Anwendungsfälle für die Automatisierung identifiziert, die auf datenintensive, hochkomplexe Prozesse abzielen, beispielsweise unser Aktienvergütungsprogramm oder auch Währungsabsicherungsgeschäfte. Besonders angetan ist mein Team von der Möglichkeit, an einem Projekt mitzuwirken, das Buchhaltungsroutinen weltweit grundlegend verändern könnte. Auf unserem Weg zum Zero-Day Close erreichen wir unsere Automatisierungsmeilensteine und sorgen gleichzeitig für mehr Effizienz.

Warum ist es aktuell so wichtig, den Abschlussprozess zu optimieren, und warum sollten Finanzführungskräfte eine Komprimierung anstreben?

Seit jeher gab es Bemühungen, den Zeitaufwand für den Abschluss zu reduzieren. Diese Kennzahl steht häufig im Fokus. Doch warum ist es für ein schnell wachsendes Unternehmen wie Workday so wichtig, weniger Zeit für Finanzabschlüsse aufzuwenden?

Mit zügigen Finanzabschlüssen erhalten Entscheidungsträger auch schneller Informationen. Das ist angesichts des hohen Tempos des Wandels und der Ungewissheit der letzten Jahre noch wichtiger. Mein Team vergeudet keine Zeit mehr mit der Verifizierung einzelner Transaktionen. Stattdessen konzentriert es sich darauf, anhand der Daten Anomalien oder Trends zu ermitteln, die dem Unternehmen dabei helfen, die Zahlen in einen Kontext einzuordnen. 

Da wir auch unsere Management-Reporting-Prozesse zum großen Teil automatisiert haben, ist es uns gelungen, unsere Reportingzyklen um 50 % zu verkürzen und den Zeitaufwand zur Erstellung vierteljährlicher Board-Updates von drei Tagen auf wenige Stunden zu reduzieren“. 

Was das Tempo unserer Finanzabschlüsse und unseres internen Reporting angeht, so sind wir zuversichtlich, dass wir unsere Vision eines Zero-Day Close verwirklichen und unseren Kunden zeigen können, dass auch sie dazu in der Lage sind. Beim Einreichen der Dokumente [bei der Securities and Exchange Commission] legen wir ebenfalls großen Wert auf Tempo. Für unser letztes, am 31. Januar 2022 abgeschlossenes Geschäftsjahr haben wir unser Formular 10-K erstmalig am selben Tag eingereicht, an dem wir unsere GuV veröffentlicht haben – eine Leistung, die bekanntlich für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen kann.

Doch Tempo ist nicht alles. Ebenso wichtig ist die Qualität der Informationen, die Investoren und anderen Stakeholdern gemeldet werden. Diese wünschen sich aussagekräftige Einblicke in das Wachstumspotenzial, die Kundenstimmung und -dynamik, den unternehmerischen Zweck und die Werte des Unternehmens sowie dessen Resilienz in einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld. Die Kombination aus höherem Tempo und gleichbleibender Qualität ist der eigentliche Maßstab eines idealen Finanzabschlusses.

Sie haben bereits mit vielen anderen Finanzlösungen gearbeitet. Warum glauben Sie, dass ein Zero-Day Close jetzt realisierbar ist?

Es gibt insbesondere zwei Aspekte, die mich zuversichtlich stimmen, dass Workday den Zero-Day Close problemlos schaffen kann. Erstens das Datenmodell von Workday. Bei Workday gebe ich Daten ein und wenige Sekunden später kann ich eine Konsolidierung anhand dieser Daten durchführen.

Das Datenmodell hilft bei der Erstellung automatisierter indirekter und direkter Cashflow-Aufstellungen in einem Workday-Bericht. Mithilfe von Worktags – unserer nativen Dimensionalität – können wir Transaktionen mit zusätzlichen Attributen taggen, um unnötigen manuellen Aufwand zu vermeiden und die Rückverfolgbarkeit zu den zugrunde liegenden Transaktionen zu gewährleisten.

Das Datenmodell von Workday stützt sich auf die intelligente Datenbasis, in der wir operative Daten aus über 15 externen Quellen kombinieren und damit die gesamte Buchhaltung in einer einzigen Lösung zusammenführen. Workday Financial Management bildet zusammen mit Workday Accounting Center und Workday Prism Analytics die Grundlage der intelligenten Datenbasis, durch die wir dank Automatisierung der Buchhaltung aus externen Daten beim Finanzabschluss über 50 Stunden einsparen.

Zweiter Aspekt ist unsere anpassungsfähige Architektur, die unser Finanzteam „fit für die Zukunft“ macht. Eine neue Dimension, eine Rechtsform oder selbst ein Geschäftsprozess lassen sich schnell und einfach einrichten. Mit Workday können regulatorische Änderungen einfacher berücksichtigt werden, etwa vor einigen Jahren bei der Ertragsrealisierung und zuletzt in Bezug auf die Standards für die Leasing-Buchhaltung.

Können Sie uns einige der Vorteile nennen, die Sie bisher auf dem Weg zum Zero-Day Close erzielt haben?

Diese Best Practices haben uns enorme Vorteile verschafft. Der wichtigste ist vielleicht, dass wir Probleme schon frühzeitig im Abschlussprozess erkennen, noch bevor sie offensichtlich werden. So können wir rasch handeln und Anomalien sofort beheben.

Inzwischen erledigen wir nur noch einen sehr geringen Teil unserer Journaleingaben manuell. Dank entsprechender Funktionen in unserer Lösung ist unser Cashflow zu fast 100 % automatisiert und auch die Fakturierungsgenauigkeit beträgt 100 %. Erwartungsgemäß gibt es jedoch Ausnahmen. Workday zeigt diese Ausnahmen auf und hilft uns dabei, sie schnell zu beheben, bevor sie sich auf den Finanzabschluss auswirken. Uns ist außerdem bewusst, dass wir den Mehrwert mit zunehmendem Einsatz von Machine Learning-Funktionen noch wesentlich steigern können.

Sie haben nachdrücklich Best Practices empfohlen, die Unternehmen zur Optimierung ihrer Abschlussprozesse nutzen können. Um welche Best Practices handelt es sich hierbei im Einzelnen?

Senden Sie zunächst eine Befragung zum Finanzabschluss, um allen Beteiligten die Möglichkeit zu geben, Risiken aufzuzeigen, Feedback zu geben und mitzuteilen, was funktioniert und was nicht. So gewinnen Sie einen umfassenden Überblick, der einfacher macht, Engpässe oder Risikobereiche zu erkennen.

Ermöglichen Sie außerdem eine bessere Zusammenarbeit und Partnerschaft mit FP&A (Finanzplanung und -analyse). Unsere Teams arbeiten mit derselben Datenbasis, was Echtzeit-Einblicke in Budget/Ist-Vergleiche ermöglicht und es den Teams erleichtert, Abweichungen gemeinsam zu beheben.

Richten Sie unter Verwendung der Dashboards in Workday ein Chief Accounting Officer Command Center ein, das Sie auf kritische Kennzahlen hinweist, wie Bareinzüge, Forderungsanalyse, Days Sales Outstanding (DSO) und Days Payable Outstanding (DPO) sowie Ausgabentrends in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). So können Sie ungewöhnliche Trends erkennen und während des gesamten Monats Maßnahmen ergreifen, nicht erst am Monatsende.

Überwachen Sie den Finanzabschluss. Das Dashboard „Periodenabschluss“ liefert uns Echtzeit-Informationen, einschließlich des Leader-Boards, das das Management über den aktuellen Stand des Abschlussprozesses informiert, und der Abschlussübersicht, die uns einen Überblick über alle verbleibenden Aufgaben für den Finanzabschluss vermittelt.

Führen Sie schließlich eine umfassende Finanzanalyse des externen Reporting durch, unabhängig davon, ob es sich um ein aufsichtsrechtliches Meldeverfahren, eine Pressemitteilung oder die Vorbereitung von Investorengesprächen handelt. Da FP&A und Buchhaltung mit den gleichen Daten arbeiten, lässt sich durch eine eingehende Analyse prüfen, ob die Zahlen korrekt sind.

Wer profitiert sonst noch von kürzeren Abschlussprozessen?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst. Wie vor allem bei der „großen Kündigungswelle“ während der Pandemie zu beobachten war, steht die Lebensqualität für die Mitarbeiter jetzt im Vordergrund. Diese schließt eine bessere Work-Life-Balance ein, unterstützt von einem Zero-Day Close.

Natürlich trägt auch ein effizienterer Prozess ohne wochenlange Beanspruchung der Mitglieder unseres Finanzteams zur Rekrutierung und Bindung von Talenten bei – eine unbedingte Voraussetzung, um Unternehmen jetzt und in absehbarer Zukunft auf Erfolgskurs zu bringen.

Finanzfachkräfte möchten für Unternehmen arbeiten, die ihnen Technologien zur Lösung von anspruchsvollen, komplexen Problemen an die Hand geben. Mit der anpassungsfähigen Architektur und dem einzigartigen Datenmodell von Workday können alle im Team – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt – eigene Dashboards oder Berichte erstellen, Drilldowns zu Transaktionsdetails durchführen, Hintergründe zu bestimmten Zahlen oder Trends ermitteln und die Antworten erhalten, die sie brauchen, um aktiv zu werden.