Die versteckten Kosten der Wartung von Legacy Systemen in FP&A

Wenn sich Unternehmen auf Systeme verlassen, die zu begrenzten, veralteten Daten und regelmäßigen Wartungsausfällen führen, stellen sie sich unweigerlich die Frage: Warum verwenden wir diese Dinger noch? Schwerfällige und veraltete Altsysteme sind in mehr als einer Hinsicht kostspielig, und doch halten viele Unternehmen und Abteilungen - einschließlich der Finanzplanung und -analyse (FP&A) - immer noch an ihnen fest.

Und warum? Trägheit und Vertrautheit spielen sicherlich eine Rolle. Finanz- und IT-Führungskräfte erkennen jedoch zunehmend, dass das Festhalten am Status quo brüchiger, veralteter Altsysteme mit erheblichen Kosten verbunden ist, angefangen bei dem Geld- und Zeitaufwand für Wartung und Upgrades bis hin zu den finanziellen Risiken, die mit veralteten Sicherheitsprotokollen und ungenauen Berichten verbunden sind.

Tatsächlich ist die Verschuldung der Technologie - einschließlich des Zeitaufwands für die Wartung unterschiedlicher Altsysteme - eine der größten Herausforderungen, eines der Haupthindernisse, die sich für CFOs für die Wertschöpfung aus der IT-Funktion ergeben.

Altsysteme verschlingen nicht nur intern Zeit und Budget. Solche Systeme können auch ein kostspieliges Hindernis für Innovation und Flexibilität sein.

Veraltete Legacy-Systeme können nicht die Automatisierung und die Einblicke liefern, die Unternehmen benötigen, und viele Legacy-Anwendungen lassen sich nur schwer mit Technologien wie Analytik und Mobile integrieren.

Für viele CTOs von Finanzdienstleistern ist ihr Legacy-Tech-Stack zu kostspielig und für moderne Anwendungen unzureichend. Auch mangelnde Flexibilität der Unternehmen ist gängiges Problem mit Altsystemen.

Für FP&A-Teams, die die Analysen und entscheidungsrelevanten Erkenntnisse liefern wollen, die CFOs und andere C-Suite-Führungskräfte zunehmend erwarten, sind die Kosten des Festhaltens an brüchigen, veralteten Altsystemen zu hoch, um sie zu ignorieren.

Legacy-Systeme in FP&A verstehen

Viele Altsysteme, die von FP&A-Teams verwendet werden, wurden vor Jahrzehnten entwickelt. Sie sind weder für das Volumen und die Wahrhaftigkeit der Finanzdaten ausgelegt, die die Teams heute verwalten müssen, noch für die Analysefunktionen, die ihre Arbeit heute erfordert. Die Finanzabteilungen verwenden oft einmalige Anwendungen und greifen auf separate Analysetools zurück, um die Grenzen solcher Altsysteme zu überwinden. Das Ergebnis ist ein brüchiger Flickenteppich aus isolierten, fragmentierten Daten, deren Verwaltung viel Zeit und Aufmerksamkeit erfordern kann.

Obwohl Tabellenkalkulationen von Finanzfachleuten häufig zur Organisation von Daten verwendet werden, bieten sie in der komplexen Finanzlandschaft von heute nicht immer die beste Übersicht. Tatsächlich verwenden 30 % der Unternehmen immer noch Tabellenkalkulationen als Hauptinstrument für Budgetierung und Prognosen - ein Prozentsatz, der seit 2014 unverändert geblieben ist. Doch statische Tabellenkalkulationen bergen ihre eigenen Gefahren, da sie die Zusammenarbeit in Echtzeit behindern und das Risiko erhöhen, mit veralteten oder veralteten Daten zu arbeiten.

Da CFOs in vielen Unternehmen eine strategischere Position einnehmen, steigen auch die Erwartungen an die Rolle von FP&A. Doch in den meisten Fällen fungieren die alten FP&A-Systeme eher als Engpässe und Hindernisse denn als strategische Wegbereiter.

Warum Unternehmen immer noch auf Altsysteme setzen

Altsysteme werden aus verschiedenen und in vielerlei Hinsicht verständlichen Gründen beibehalten. Sie sind vertraut, bequem und fest verankert - und Unternehmen haben ihre Arbeitsabläufe an sie angepasst. Und da jeder diese Systeme in- und auswendig kennt, können Veränderungen unüberwindbar oder unnötig erscheinen.

Die Unternehmen sind auch besorgt über die Kosten und die Komplexität der Umstellung auf diese Systeme. Aber die Angst vor dem Unbekannten hält Unternehmen zurück, was zu mangelnden Erkenntnissen, eingeschränkter Agilität und vermindertem Wachstum führt.

Die wahren Kosten der Wartung von Altsystemen

Altsysteme verursachen oft wirtschaftliche und betriebliche Kosten, die immer höher werden, je länger Sie an ihnen festhalten. Das liegt zum Teil an Angebot und Nachfrage: Da neue Optionen auf den Markt kommen, werden die für den Betrieb alter Systeme erforderlichen Fähigkeiten immer schwieriger zu finden sein, was den Zeit- und Kostenaufwand für Investitionen in diese Systeme in die Höhe treibt. Und dabei versickern IT-Budget häufig im Sande.

Altsysteme sind auch anfälliger für Sicherheitsprobleme und verursachen Kosten für die Nachrüstung dieser Systeme mit neuen Sicherheitsupdates. Die technologische Diskrepanz erfordert neuen Code, Middleware und kundenspezifische Lösungen, die alle ihren Preis haben. Und dann sind da noch die Kosten für Sicherheitsverletzungen selbst.

Auch die Produktivität leidet unter Altsystemen. Ältere Systeme erfordern mehr Wartung und Ausfallzeiten, und die Mitarbeitenden müssen mehr Zeit für banale Aufgaben wie den Datenabgleich aufwenden. In modernen FP&A-Systemen sind diese Aufgaben automatisiert, so dass die Mitarbeitenden mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten wie die Finanzanalyse haben.

Der Data Governance- und EPM-Manager von Doctolib stellte fest, dass, nachdem der schnell wachsende europäische E-Health-Dienst sein altes FP&A-System durch eine moderne Lösung ersetzt hatte, „die Kollegen jetzt viel weniger Zeit mit Datenabgleich verbringen und mehr Zeit für Geschäftspartnerschaften und aufschlussreiche Analysen aufwenden können. Das ist nicht nur erfüllender für das Team, sondern auch viel produktiver und bringt dem Unternehmen greifbare Vorteile."

Wie man von Altsystemen ablässt

Die Ablösung eines Altsystems mag entmutigend erscheinen, ist aber oft ein vorteilhafter Schritt nach vorne für Ihr Unternehmen. Was auch immer der Grund für Ihr Zögern ist, es ist klug, vorsichtig zu sein, denn es gibt wichtige Dinge zu beachten, bevor Sie mit einem Modernisierungsprozess beginnen.

Die Modernisierung von Altsystemen kann auf viele Arten erfolgen. Einige Unternehmen aktualisieren alles auf einmal. Andere bevorzugen einen eher schrittweisen Ansatz, der schrittweise Anpassungen ermöglicht. Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der beste ist, hängt vom Bedarf, der Risikotoleranz und der Verfügbarkeit von Ressourcen ab. Sie müssen mit anderen Unternehmensleitern zusammenarbeiten, um einen Datenmigrationsplan für die sichere und genaue Übertragung historischer Daten zu erstellen und die Kompatibilität mit allen anderen verwendeten Unternehmenssystemen sicherzustellen.

Eine Herausforderung für CTOs bei der Ersetzung von alten FP&A-Systemen ist der Widerstand der Mitarbeitenden. Veränderungen können schwierig sein, und neue Systeme sind einschüchternd.

Um zögernden Mitarbeitenden Vertrauen einzuflößen, sollten Sie robuste Schulungsprogramme einrichten, die Stunden für praktische Übungen, leicht zugängliche Anleitungen zur Fehlerbehebung und offene Kommunikationskanäle für individuelle Unterstützung beinhalten. Es ist auch hilfreich, "Botschafter des Wandels" zu ernennen, die für das neue System werben und die Vorteile, wie z.B. die Möglichkeit, sich weiterzubilden, unter den Mitarbeitenden bekannt machen können.

Unternehmen, die sich für fortschrittliche FP&A-Systeme entscheiden, erleben oft eine schnelle Verbesserung ihrer Planungsprozesse und Kosteneffizienz. Ein leuchtendes Beispiel hierfür ist Blacklane, ein Berliner Unternehmen im Bereich der Luxustransportdienste. Unter der Leitung von Waqas Ali, Teamlead Konzerncontrolling, entschied sich Blacklane für Workday Adaptive Planning als ihre bevorzugte Planungslösung, beeinflusst durch Waqas' positive Erfahrungen mit dem Tool bei seinem vorherigen Arbeitgeber sowie die erkannten Bedürfnisse bei Blacklane. Die Implementierung von Workday Adaptive Planning war von der Notwendigkeit geprägt, ein System zu nutzen, das sich leicht an dynamische Geschäftsanforderungen anpassen lässt und minimalen Implementierungsaufwand erfordert. "Dank der Zusammenarbeit mit Sereviso, unserem Partner für die Einführung, konnten wir das Projekt mit nur 10 % unseres ursprünglich veranschlagten Budgets erfolgreich umsetzen", erklärt Waqas. Diese Effizienz in der Implementierung unterstreicht nicht nur die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität von Workday Adaptive Planning, sondern auch die Fähigkeit von Blacklane, schnell auf neue geschäftliche Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig erhebliche Kosten einzusparen.

Modernisierung von ERP- und Buchhaltungssystemen

Veraltete ERP- und Buchhaltungssysteme funktionieren gut, bis sie es nicht mehr tun. Tabellenkalkulationen waren eine perfekte Lösung für die Dial-up-Tage des 20. Jahrhunderts, aber sie sind nicht dafür ausgelegt, mit dem rasanten Tempo der heutigen Geschäftstransaktionen Schritt zu halten.

Moderne Systeme wie die Workday’s Adaptive Planning, die Ereignisse sofort nach ihrem Auftreten erfasst und analysiert, sind besser für das heutige Geschäftsumfeld ausgestattet. Außerdem lassen sie sich mit einer größeren Vielfalt an Datenquellen integrieren als alte ERP-Systeme, was den FP&A-Teams und der Unternehmensführung einen ganzheitlicheren Blick auf das Geschäft ermöglicht.

Die Umstellung von Altsystemen kann zwar eine Herausforderung sein, aber der Prozess ebnet den Weg für einfachere Aktualisierungen in der Zukunft. Die Cloud-basierten Lösungen von Workday ermöglichen eine größere Flexibilität und Skalierbarkeit und vereinfachen die Anpassung an sich verändernde Geschäftsanforderungen. Wenn Sie bereit sind, in ein modernes ERP-System zu investieren, wird sich dies auszahlen und - noch besser - im Laufe der Zeit ausweiten.  

Die Zukunft von FP&A: Jenseits von Altsystemen

Moderne FP&A-Tools bieten unvergleichliche Funktionen - Echtzeit-Analysen, Cloud-Kompatibilität, benutzerfreundliche Dashboards und betriebliche Effizienz - mit denen Altsysteme nicht konkurrieren können. Bei der Modernisierung ist die Vorbereitung die halbe Miete. Um damit zu beginnen, sollten Sie Ihr aktuelles FP&A-System überprüfen und dabei besonders auf Lücken in den Funktionen achten. Sobald Sie ein Ersatzsystem identifiziert haben, das Ihre dringendsten FP&A-Anforderungen erfüllt, legen Sie sichere Prozesse für die Datenmigration und die Integration mit bestehenden ERP-Systemen fest. Bevor Sie mit dem neuen System in den Echtbetrieb gehen, können Sie Ihre Daten im neuen System testen, um auf Probleme zu prüfen.

Da sich die FP&A-Systeme weiterhin rasant weiterentwickeln, wird sich die Kluft zwischen den „Habenden" und den „Nicht-Habenden“ vergrößern. Innovationen im Bereich der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens (KI und ML) werden die bereits langsamen Legacy-Lösungen zum Stillstand bringen. Doch Unternehmen, die sich der Zukunft stellen, werden mit bahnbrechenden Technologien wie Echtzeiteinblicken und prädiktiven Analysen belohnt und haben die Möglichkeit, jeden Bereich ihres Unternehmens zu revolutionieren.

Sind Sie bereit, Altsysteme hinter sich zu lassen und Ihre FP&A-Praktiken zu revolutionieren? Entdecken Sie, wie Workday Ihr Partner auf dieser transformativen Reise sein kann.