UNHCR: Den Nutzen von Workday HCM voll ausschöpfen

Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld stehen Personalabteilungen vor nie dagewesenen Herausforderungen. Die effiziente Verwaltung einer vielfältigen, oft globalen Belegschaft erfordert mehr als nur traditionelle Methoden und veraltete Systeme. Was es braucht, ist eine umfassende HR Transformation. Hier kommt Workday Human Capital Management (HCM) ins Spiel, eine führende Cloud-basierte Lösung, die HR-Prozesse durch umfassende Datenintegration, benutzerfreundliche Schnittstellen und leistungsstarke Analysen transformiert.

Für HR-Manager, CHROs und COOs, die ein Upgrade ihrer HR-Systeme in Erwägung ziehen, ist es entscheidend, die Vorteile von Workday HCM zu verstehen. In diesem Blogbeitrag gehen wir darauf ein, wie Workday HCM Ihre HR-Abläufe revolutionieren kann. Dabei stützen wir uns auf die Erkenntnisse des UNHCR (das internationale Flüchtlingshilfswerk der Vereinten Nationen) und dessen erfolgreichen Einsatz von Workday. 

Lesen Sie in diesem Blogpost: 

• Warum Workday HCM für HR Transformation sinnvoll ist

• Wie UNHCR die HR Transformation vollzieht

• Praktische Schritte zur Sicherstellung des Transformation-Erfolgs

• Wichtige Erkenntnisse für HR-Führungskräfte

Warum Workday HCM für HR Transformation?

1. Umfassende Integration

Workday HCM bietet eine integrierte Suite von HR Lösungen und Anwendungen, mit denen alle Aspekte der Personalverwaltung, einschließlich Talentakquise, Verwaltung von Benefits, Gehaltsabrechnung und Leistungsmanagement, verwaltet werden können. Diese Integration macht unterschiedliche Systeme überflüssig, wodurch Datenverwaltung rationalisiert und Genauigkeit im HR Bereich verbessert wird.

2. Datengestützte Entscheidungsfindung

Mit Workday HCM erhalten Unternehmen Zugang zu Echtzeitdaten und Analysen. Dadurch können Personalverantwortliche fundierte Entscheidungen treffen, Trends in der Belegschaft verfolgen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren. Für das UNHCR bedeutete dies einen besseren Einblick in Personal- und Leistungskennzahlen, was eine strategischere Personalplanung ermöglichte.

3. Benutzerfreundliches Interface

Die intuitive Benutzeroberfläche von Workday sorgt dafür, dass sich sowohl Personalverantwortliche als auch Mitarbeitende problemlos im System bewegen können. Diese Benutzerfreundlichkeit verkürzt die Lernkurve und erhöht die Benutzerakzeptanz - ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Systemimplementierung.

Die HR Transformation des UNHCR

Die Reise des UNHCR mit Workday HCM begann im Jahr 2018, angetrieben von der Notwendigkeit, die komplexen, veralteten HR-Systeme zu überarbeiten. Vor der Implementierung von Workday stand das UNHCR vor zahlreichen Herausforderungen, darunter:

Komplexe Prozesse: Die HR-Prozesse waren unübersichtlich und kombinierten UN-Personalregeln mit zusätzlichen, organisationsspezifischen Verfahren.

Schwierigkeiten bei der Personalbesetzung: Ineffizienzen bei der Zuteilung von Personal und die mangelnde Transparenz behinderten den effektiven Einsatz von Personal.

Veraltete IT-Systeme: Veraltete Systeme wie PeopleSoft waren stark angepasst, was sie ineffizient und schwer zu aktualisieren machte.

Wichtige Initiativen und Lösungsvorschläge

1. Strategische Ausrichtung und Sponsoring

Eine erfolgreiche Umgestaltung der HR Funktion erfordert eine starke Führung, eine HR Strategie, HR IT Zusammenarbeit und klare Ziele. Beim UNHCR spielte das Sponsoring auf höchster Ebene eine entscheidende Rolle. Hochrangige Führungskräfte waren aktiv an der Umstrukturierung beteiligt und stellten die notwendige Unterstützung und Ressourcen bereit. Dieses Engagement auf höchster Ebene gewährleistete die Ausrichtung auf die übergeordneten Unternehmensziele, insbesondere die Modernisierung und Vereinfachung der Prozesse.

2. Umfassendes Änderungsmanagement

Das Änderungsmanagement ist bei der Einführung neuer Systeme von entscheidender Bedeutung – vom Workforce Management bishin zur gesamten HR Organisation.

Das UNHCR führte eine gründliche Strategie für das Änderungsmanagement ein, die Folgendes umfasst:

Bewertung des Changes: Bewertung der Auswirkungen der neuen Prozesse und Rollen auf verschiedene Teile der Organisation.

Einbeziehung von Interessengruppen: Frühzeitige Einbindung der wichtigsten Interessengruppen und deren ständige Unterrichtung während des gesamten Prozesses.

Effektive Kommunikation: Erstellung klarer, überzeugender Argumente für die Vorteile von Workday und für die Verbesserung der täglichen Abläufe.

Schulung und Unterstützung: Entwicklung von maßgeschneiderten Schulungsprogrammen für verschiedene Benutzergruppen, von E-Learning-Modulen bis hin zu persönlichen Sitzungen für Superuser.

Praktische Schritte zur Sicherstellung des Erfolgs

1. Aufbau eines starken Change-Netzwerks

Identifizieren und nutzen Sie Change Agents innerhalb Ihrer Organisation. Der Ansatz des UNHCR sah vor, die Referenzgruppen der Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass sie sachkundige Fürsprecher für das neue System sind.

2. Nutzen Sie Adoptionsmetriken

Nach der Einführung ist es wichtig, die Akzeptanz und das Engagement zu messen. Die Analysefunktionen von Workday ermöglichten es dem UNHCR, die Interaktionen der Benutzer zu verfolgen, Bereiche zu identifizieren, in denen zusätzliche Unterstützung benötigt wurde, und Meilensteine zu feiern. 

So hatten sich beispielsweise innerhalb von acht Wochen nach der Inbetriebnahme 92 % der UNHCR- Mitarbeitenden in Workday eingeloggt, was auf ein starkes anfängliches Engagement schließen lässt.

3. Kontinuierliche Verbesserung

Die Einführung von Workday ist kein einmaliges Ereignis. Das UNHCR hält das Engagement durch regelmäßige Aktualisierungen und Foren aufrecht, indem es Feedback einbezieht und die Nutzung des Systems kontinuierlich verbessert. Dieser kontinuierliche Dialog trägt dazu bei, die Dynamik aufrechtzuerhalten und aufkommende Probleme zeitnah zu lösen.

Wichtige Erkenntnisse für HR-Führungskräfte

1. Machen Sie das Change Management zu einer strategischen Priorität

Integrieren Sie das Change Management von Anfang an. Ihr Change-Management-Team sollte in alle Phasen einbezogen werden, von der Architektur bis zum Testen, um sicherzustellen, dass es die Auswirkungen des Systems versteht und die Organisation effektiv vorbereiten kann.

2. Nutzen Sie Daten für kontinuierliche Verbesserungen

Nutzen Sie die robusten Analysefunktionen von Workday, um die Akzeptanz zu überwachen, die Leistung zu verfolgen und datengestützte Anpassungen vorzunehmen. Regelmäßige Berichte an die Geschäftsführung halten alle Beteiligten auf dem Laufenden und informieren sie über Fortschritte und Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern.

3. Engagieren und befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden

Effektive Kommunikation und Schulung sind unerlässlich. Schaffen Sie überzeugende Argumente für den Wandel, binden Sie die Beteiligten frühzeitig ein und bieten Sie umfassende Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden bereit sind und das neue System sicher nutzen können.

Workday HCM hat sich für Organisationen wie das UNHCR als wegweisend erwiesen, da es die erforderlichen Werkzeuge zur Verfügung stellt, um Personalprozesse zu rationalisieren, die Datentransparenz zu verbessern und strategische Entscheidungen zu unterstützen. Wenn Sie dem Beispiel des UNHCR folgen und sich auf eine starke Führung, ein umfassendes Änderungsmanagement und kontinuierliche Verbesserungen konzentrieren, kann auch Ihre Organisation das volle Potenzial von Workday HCM ausschöpfen.

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